“岗位说明书”是管理上最基础之文件之一，目的在说明每一位成员的工作职掌，以及该完成之事项。
其制定之基本原则如下：
一、简单明了、一目了然
“岗位说明书”的制作，原则上以一张A4纸能够写下为原则。主要内容为工作职责，并且依其工作的重要性等级依序排列，并给予编号，以便于识别其重要性，同时可提供该成员做为执行时优先级的参考依据。
办公室人员可以将其“岗位说明书”精简之后制作成“岗位说明书卡”张贴于办公隔板之前，以利于其自我认知，以及方便其上级了解其职务内容，并且方便其他部门了解其职务。
在命令、沟通、协调上面可达到更佳快速、精准的目的。
二、熟知熟记、分工明确
所有团队成员对于自己的“岗位说明书”必须熟知并且熟记，才不致于发生权责不分、工作推诿之情形。
该职务成员本身具有认知、记忆、执行之职责；该直属主管则具有认知、记忆、督导之职责。
三、不遗漏、不重复做
在制定的过程中，制定者必须审慎的检讨评估，务必做到“人人有事做，事事有人做”的要求。任何有遗漏、重复的地方，都是未来在管理上容易出现问题、造成争端之所在，不可不慎。
四、确认无误后，发展成职务要件表
在确实检查并符合“不遗漏、不重复做”的原则之后，再详细发展为「职务要件表」，如此一来才能够有效率的、不重工的完成“岗位说明书”与“职务要件表”的整合。
在设计“岗位说明书”的时候，也必须透过检查职务分配是否合理、可行，以及所属成员能够接受的程度。以免造成“写归写、做归做”的形式主义现象。
因此在这个过程当中，必要时可透过“职务认知与整合”的程序，与所属职务的成员进行详细的沟通，并达成必要的认知与共识。
结论：
管理之事，经纬万端、错综复杂，管理者如何将复杂的部门管理，在短时间内理出头绪，其最重要的关键之一就是检查本身的“岗位说明书”与所有下属的“岗位说明书”之间的关联性。
在本身必须亲自执行的职务以外，是否都已经公平合理并且“不遗漏、不重复做”的分配到下属的“岗位说明书”里面了。
