【R】原文片段
3.分析原因
一旦事实确定下来了,就可以开始诊断、分析存在差异的原因。这一阶段的目标是找出导致成功或失败的根本原因。这一步要回答的问题包括以下几个。
实际状况与预期有无差异?
如果有,为什么会发生这些差异?是哪些因素造成了我们没有达到预期目标?失败的根本原因是什么?
如果没有,成功的关键因素是什么?
在实际操作中,许多人从这个阶段开始回顾,他们想当然地认为忽略前两个步骤没有什么问题。但是,在预期目标(步骤一)和实际结果(步骤二)两个方面取得一致,对于提高沟通效率、避免陷入无体止的争吵非常必要。美国军队坚持要求每个AAR都要按部就班来讨论这些问题,是很有道理的。
当然,这绝不只是适用于军队。通过花些时间去澄清目标,设定明确的标准(如预期的顾客满意度水平、项目完成的重要里程碑、新产品的渗透率等),公司同样能够获得这样的好处。通过明确这两个步骤,而不是急于进行差异分析,极大地提高了讨论的效率,让复盘更加踏实而富有成效。
(1)把握关键,深入分析
对于一些复杂的项目/事件,不必对所有差异一一分析,而是应该把握关键,针对一些关键事件/议题进行深入分析,找到根本原因。请看以下几个例子。
一支坦克部队预计在某个时点到达一个检查站,但是却迟到了20分钟一一是什么导致了他们的迟到?
一个侦察兵被派去检查北面的某个位置,但最后却向东偏离了5英里——他为什么会迷失方向?
一个指挥官计划和另外两个炮兵营协同作战,但他却没有与他们联络上一一是什么导致沟通的中断?
要回答这些问题,需要参与AAR的人员具备解决问题的技能,以及开放、坦诚、愿意承担责任的心态。团队必须针对几个可能的解释进行“头脑风暴”思考,从有限或彼此矛盾的信息中搜寻线索,发掘答案。为此,他们必须做到绝对诚实,敢于面对自己的缺陷,勇于承认错误,而不是推脱责任,在错误或缺点面前装聋作哑。对于指挥官而言,这一点尤为重要。正如一个指挥官所观察的:“如果你不愿意倾听批评,你就不要做AAR。”
有时候,分析很简单,因为原因和后果都比较容易把握。例例如,对个人和集体而言,没有把握机会或走错了路,都是显而易见的。但是,在其他场合下,AAR面临的挑战可能更为复杂,需要建立一个循序渐进、逐步求精的过程,通过采取一系列的AAR来追踪问题,从而发现深层次的根本原因,并提出可能的解决方案。
事实上,决定下次做什么常常是和诊断、分析不可分割的。只有真正理解了问题是什么、根本原因在哪里,参与者才能想到并提出行之有效的解决方案。
在这方面,可以使用的工具与方法包括:头脑风暴法、五个为什么、鱼骨图、因果回路图等(附录C对部分常用的方法与工具进行了简单介绍)。而对于许多动态复杂性问题,系统思考的技能尤为重要。
(2)对成功的剖析与对不足的分析同样重要
在许多企业复盘的过程中,人们们很容易快速发现并聚焦于失败、错误或不足之处,然后就失败的原因进行剖析。这固然是非常难能可贵的,但我要特别指出的是,复盘的核心价值包括两个方面:巩固成功与改正错误。二者都是很宝贵的,不可偏废。尤其是前者,虽然结果是成功了,但深入探究成功的关键要素,“知其然,知其所以然”,明白为什么会成功、哪些关键行为起了作用、这些行为有没有适用条件(也就是说,在何种条件下采取这些行为才是可行的),对于提高后续行动的成功率才是有价值的。
此外,按照联想的实践,他们希望各级干部在复盘时坚持下列精神:成功了,多想想客观因素;失败了,多找找主观原因。只有保持谦虚的态度,实事求是,客观地分析和评价,不夸大或高估自己,找到真正的原因,才能有效地从行动中学习,否则就是自己骗自己。
(3)“what.… if….”分析
在分析原因阶段,可以做一些“ what…if…”分析。也就是说,可以敞开心扉,设想一下如果出现了另外一些状况,或者当时换了另外一种做法(if…),会是一幅什么景象(what…)。这类似于在头脑中对各种可能性做一些“推演”。但这种推演不应天马行空,成为“马后炮”或“后悔药”,还是应该建立在关键原因分析的基础之上。
作者:Honger的百草园
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來源:简书
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【I】重述知识
一旦事实确定下来了,就可以开始诊断、分析存在差异的原因。
分析原因从三个方面着手:
1、把握关键,深入分析实际状况与预期有无差异;
2、如果有,为什么会发生这些差异?是哪些因素造成了自己没有达到预期目标?失败的根本原因是什么?
3、如果没有,成功的关键因素是什么,可按照what…if…的格式分析。
【A】催化应用
案例:
2017年6月份在与A银行合作的时候,银行对接人身称是A银行的工作人员,签订合同后,突然离职,也未做任何交接,新的对接人称合同需要重新申请流程,导致返款周期长,2018年1月都未返给公司。
通过复盘,从三个方面进行分析原因:
1、把握关键,深入分析实际状况与预期有无差异;
银行合作,一般为次月返款,该合同已超过双方约定,长达半年之久仍未返款。
2、如果有,为什么会发生这些差异?是哪些因素造成没有达到预期目标?失败的根本原因是什么?
返款周期长,主要原因为对接人突然离职,后经调查,对方并不是银行正式工作人员,而是第三方委托公司工作人员,因屡次违规操作,冒用银行工作人员身份,玩单被公司开除,所以未进行任何交接,也未提前告知离职,因此,核实对方身份,并通过业内朋友进行第三方身份核实非常重要。
3、如果没有,成功的关键因素是什么,可按照what…if…的格式分析。
(1)在合作时,需对方提供名片,重要合作时需通过拨打银行电话,业内朋友核实身份。
(2)签订合同时,需仔细检查合同条款,对于违约的情况,需注明承担相应的违约责任的细则,并一定让对方将盖好公章的合同原件寄回存档。
(3)对于内部管理冗杂、流程繁琐的合作方,慎重合作。