学会整理也是时间管理的必备招数

从小到大,没有养成良好的整理归位习惯,东西总是随手乱放,往往到用的时候总是翻箱倒柜,浪费大量的时间去寻找,浪费时间不说,而且影响情绪。从表面上看是不擅长整理,本质上是自己做事过于追求快,缺乏严谨细致的意识。

记得有这么一句话,一个人做一件事的方式,体现着这个人做所有事情的方式。当时我还不太认同,通过漫步人生作业老师要求的不断反思修改作业,我越来越认同这句话。

“追求快”、“心急”是我最显著的特征,在我们第一次晨会做自我介绍的时候,要求每位伙伴说出自己的三大标签,儿子脱口而出,“心急”是我妈妈最显著的标签。

吃饭速度快,和家人、同事一起吃饭,我总是第一个吃完;走路步伐快,优雅和我无关,和别人一起走路,一不注意就把别人甩在了后面;说话快,与人说话好像和打机关枪似得,总想着快点说完。

养娃上,娃吃饭、穿衣、刷牙、做作业,我总是催促“快点,快点”,结果适得其反,我的过度催促导致孩子吃饭、做作业、动作发展等方面比同龄孩子慢半拍。

工作任务完成追求快,工作上总想着赶紧完成任务交差了事,从不知道极致的概念。每次领导交给的任务,草草完成,基本上一遍交稿,校对工作基本不做,领导审核或者出正式文稿印的时候才发现错别字,只能返工,浪费纸张,费时费力。

从事信息采编的时候,有一次,我刚给一位领导送过去一篇信息,人家就打电话告诉我“筑牢”的“牢”字写错了,我一听特别的不好意思。好多年过去了,这件事一直记忆犹新。一旦出错,心里暗暗发誓,下次我一定要校对至少两遍以上,避免类似低级错误发现,但是下次做事的时候,我又想着赶紧完成任务,即使校对也是马马虎虎地看一遍,根本不用心。

学习贪多求快,看到好的文章,总想一口气读完,但读着读着发现怎么还读不完,于是一下子把文章翻到末尾,看看到底有多长,稍微长一点的文章,我就没有耐心读完,直接收藏在印象笔记、微信收藏或者保存在电脑里,文件名都顾不上改,想着以后有空再读。结果电脑和印象笔记收件箱收藏了大量的文章,却没有整理归类,基本不会再次阅读。

保存文稿、图片的时候只图眼前省事,不考虑事后方便查找,直接保存在桌面或者随便放置一个地方,文件名也不修改导致事后根本找不到,导致一大堆毫不相关的资料堆放在一起,文件夹和文档混杂在一起。

我知道这个习惯非常不好,严重影响我的生活品质。可要改变这个三十多年养成的坏习惯绝非易事,年初的时候专门买了袁春楠老师的《让你脱胎换骨的人生整理术》,期待通过课程的学习让自己在整理方面有所突破,养成整理的习惯。课程听了一段时间却没有坚持实践,简单整理了手机和部分文件夹,家里、电脑、办公室依然混乱不堪。后来为了专注漫步人生课程的学习,课程干脆不听了,但一直心有不甘,内心想尝试改变。

这次借着练习非常聚集突破法的有利时机,我决定集中一天的时间,按照老师所讲的电脑整理书对电脑桌面、文件夹和文档进行一次彻底整理,让电脑焕然一新,以后刻意培养文档、图片规范命名、有序存放、定期整理的习惯,提高自己的工作效率。

具体操作步骤:

1、昨天列出整理计划和整理原则,晚间集中时间反复听老师关于电脑桌面、文件夹和文档整理的音频,并保存相关的图片到有道云笔记,方便整理的时候查看。


整理计划


2、上班第一时间关闭手机网络、电脑网络,拿出番茄工作表,打开电子番茄钟,带上耳机开始整理电脑桌面,把不常用的图标删除,把每天使用的图标放入底部任务栏,电脑桌面上只保留必要的几个图标,1个番茄钟时间搞定了桌面整理。


整理好的电脑桌面

3、桌面整理完毕,开始整理硬盘下的文档,依据老师所讲的文档命名规则数字+4个汉字的方式建立规范的项目文件夹,然后在项目文件夹下面再依据该规则建议子项目文件夹,最后把文档规范放入建好的子项目文件夹里面。


整理前的文件夹


整理好的项目文件夹


4、与自己的内心对话,追问这些文档是否有保存价值。我保存的时候是这样追问的:这个文件对我来说有没有价值?最近一年内这个文件我是否用过?今后我会不会去用它?如果答案是否,果断删除。另外,重复的资料只保留一份,其他一律删除。

5、对保留下来文档统一规范命名。我使用的是这样的命名原则:日期+项目+主题的命名方式,比如20170521开展执行行动公布失信被执行人名单的汇报,也可以采用数字+主题+日期的命名方式,比如01拆掉思维里的墙读书笔记20170520,还可以采用日期+项目+主题+姓名+版本号的命名方式。

整理感受:

集中运用一整天时间对电脑进行整理,虽然有点累,但整理后的电脑不但井然有序,分类明确,看起来赏心悦目,而且系统进行了瘦身,速度明显提升,以后一定要养成文档定位、定期整理的好习惯。

东西摆放有序查找便利也是时间管理能力好坏的重要标志。

史蒂芬·柯维:只学不做等于白学,只知不做也等于未知。

你可以去试试让你的电脑旧貌换新颜。


我是高度自律热爱思考的娟娟。

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