工作中,如何写出“让人心潮澎湃,语言礼貌,郑重其事的邮件”?

标题中的话题,是我曾经给新员工培训时的内容之一。

前天,有个朋友又询问起如何写工作邮件,现把总结整理出来。

写邮件也是职场中交流和写作的“基本”。能直接反映一个人的做事能力。

图片发自简书App

从身边发生的真实例子说起。

我领导有个朋友叫Z先生,

Z先生跑来拜托我,想通过我邀请到某著名作家,做个采访。

彼时,我跟作家见过两次面,还没有构建出信任关系。

由于受到我领导的特别关照,要极力促成这件事。

虽然说现在工作中用微信或是电话更便捷,但为了郑重,我决定写一封拜托邮件给作家。

一是表达诚意,二是方便对方随时查询信息。

然后再用微信进行及时性的沟通。

职场多年来,我自己也收到过各种委托需要出力的邮件,有的邮件让人觉得很用心,有的邮件就毫无顾忌。

读这两种邮件的不同感受,也决定了我对此次合作的第一印象。

将心比心地“站在读邮件的人立场考虑问题”是写邮件的大提前。

要让被邀请人感受到“重视”和“尊重”。

才能起到积极促进合作的作用。

那么具体来说,“让人心潮澎湃,语言礼貌,郑重其事的邮件”究竟是怎样的邮件呢?

仅限于工作委托这种场景下,我认为有四点很重要。

1.明确传达自己究竟是干什么的。

2.向对方传递不委托其他人,而专门拜托你的理由。

3.可供选择的重要信息(时间、地点等)范围。

4.相关附件资料。并将附件中的资料概括后重要信息(框架)简单几句例举在正文中。

【例句1】

某某老师:

你好。

请允许我再次和您联系。

我是“”某某部的某某某。

我拜读过==老师上周出版的新书,深受感动。

因此我想以介绍==老师做为第一人进行采访,也是推介您新书的机会之一。

是以香港书店圈为中心,月视频访谈达100万的自媒体,每月向读者推荐海内外著名作家及其著作。已举办文化活动讲座460场。

策划的暂时标题为“#######”。给您附上策划书,请您查阅。

如果您能接受,我再请“”的负责人与您协商采访的具体日期。

PS:附上,曾经邀请的作家名单和访谈视频链接,供参考。

抱歉百忙之中打扰您,拜托您考虑,盼复。

后来,终于促成了这次采访,双方都对我表示感谢。

当然,我也收到过以下的邮件。

【例句2】

标题是:谈合作

内文是:您好!请问你们这边的粉丝量是多少?费用大概多少钱?您边边可以加我都QQ,谢谢!

感受一下,当收到不认识的对象发给我的【例句2】这样邮件时(居然还有不通的语句),我不会积极地与其联络。

我会看作是“不会工作的人”。由一件事可以推测一切。

但令人吃惊的是写这样邮件的人却很多,每天我会收到十几封。

虽然,有人认为写邮件这件事不是大事,但是,写一封清晰、简练的邮件这件小事背后是“凡是经我手做的事,都要用心”,“努力的构建彼此的信任关系”,“养成细心注意的习惯”的做事态度。而且,透过邮件,会让别人感受到态度,也会大大提高成功合作机率。

由此,写出让“让人心潮澎湃,语言礼貌,郑重其事的邮件”也是有“套路”可循得哟。

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