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在我2月28日的ORID半月小结中,对59天来的D进行了统计,我一共定了35项行动计划,可是真正能够确认完全已经落实的只有10项,真的是惭愧呀!
慧慧说得很对,如果几个月内都没有落实,要么就是不重要,要么就是不想做。或者是安排的事情太多,需要做一下取舍。因为我定的行动计划大多是要每天坚持做的,慧慧也建议把没落实的事情试着安排到每天或每周的时间表里,看看是不是安排的事情太多。
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慧慧真的是大智慧,确实安排得太多,又确实不太想做,不如就删了!
我也认真看了一下,其实我定的计划都是我想做的,然而我发现问题还是出在我对自己的时间管理上,还是每天做事的效率不高。再看我的清单式日程记录,记录得“很全”但是没有对行为进行分析,没有对未完成的原因进行改进,结果导致“欠债”越来越多。
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今天来学习PDCA笔记法,在我先按慧慧的建议,进行一次取舍之后,就可以运用PDCA笔记法来帮助我达成行动计划:(来自《让自己快速进化的PDCA笔记术》这本书)
在制定了工作、生活计划之后,我们有时会因为某些原因无法如期完成计划,一个原因是在制定计划后,人们会全力以赴地执行,事后却没有针对行为进行分析、检讨。这时,如果使用PDCA笔记,也就是计划(Plan)、执行(Do)、核查(Check)、行动(Act),检查自己的工作方法,或许可以发现一些做事的盲点。
第一步计划,在笔记上盘点自己的待办事项,想想哪些工作可以舍弃、哪些工作的先后顺序可以调换,每个事项都要标注好开始时间和结束时间。如果你实在没办法按照计划完成工作,这时候就要看看自己的规划是否时间分配不当。然后按照管理学大师史蒂芬■柯维的四象限时间管理方法,把待办事项分成:重要紧急,重要不紧急,紧急不重要,不紧急不重要。
再一次证明慧慧的睿智。
第二步执行,在笔记上写下执行步骤,这时要记录事实而不是自己的主观想法。有时人们无法按照计划完成事务是因为,一旦有突发情况,我们会率先处理那些紧急却不一定重要的事。但其实“重要但非紧急”的事,才是我们应该要做的,因为它能使我们成长、让组织进步。那些紧急却不一定重要的事,通常都来自他人的要求,比如领导分配的杂务,如果能与对方协调沟通,就可以减少无法按照计划完成工作的情况。
这是指的记录执行步骤,为下一步核查与分析做准备。
第三步核查,核查,即根据执行结果写出顺利或者遭遇挫折的原因。这是最重要的一步,有了核查,才会知道下一步该如何改进。书里建议,你可以每天花一点时间回想今天做的事,想想哪些需要改进、哪些做法值得学习。
第四步行动,要思考、记录自己从前三步得出的改善方案。通过上述几步,你可以看到计划与实际执行之间的差距,从而提出改善方案。坚持一段时间后,就可以降低犯错的概率,提高做事效率。
我需要把第三步和第四步作为我的PDCA笔记重点,查找成功和未达成的原因、分析计划与实际执行的差距,思考改进的方法并再用行动去改。
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今天就要去深圳培训了,前后共4天,计划这4天只做三件事:参加培训、写培训心得(ORID日志)、完成《公文写作》课件的完善和备课。
希望真的只做这三件事,希望给副老总写的发言材料不要再改了!