每一个香港公司都有这样的一个奇幻盒子,里面(理论上)承载了一家香港公司的历史与未来,快打开你的香港公司的盒子来看看......(这个文章也适合准备设立香港公司的朋友阅读,以理解一个香港私人公司的基本情况)
听到小明律师这样浪漫的呼唤,你真的找到你那个铺满灰尘的香港公司绿色盒子(见下面图片一),翻开来看看,心想这样也给你找到真不错!但小明律师就说:「你的盒子放在你办公室里抽屉里面?那么非常可能你已经违反香港的公司条例(香港法律第622章)了!」
「怎么可能!」
「是的呢!根据香港公司条例,所有公司的登记册(registers,就是盒子里其中一个item)应该放在该公司的注册办事处(registered office,一般可能是帮你开立公司中介的地址)或某个已通知公司注册处的处于香港的一个订明地方,如被发现违反规定有可能会被罚款的。」
但反正盒子已经在你手上了,我们就一起看看里面有什么东东吧!
1. 公司注册证书 (Certificate of Incorporation)
这个很简单,就是由香港公司注册处发出的成立证书正本,上面写了公司注册的名字和日期,就好比国内公司的企业营业执照,不同的是香港公司的注册证书不会提及经营范围,这是由于香港注册处的注册表格(Form NNC1) 也没有需要填写经营范围。如果你还没有设立香港公司,那么你需要确保你所拟定的公司名字没有被其他已存在的公司使用(有点像国内的名字核准概念,但不需要提前向香港公司注册处申请,在这个网站上自行搜索即可)。
除非拟定的名字已有其他公司使用丶或被公司注册处认为反感或有损公众利益,又或者令人联想到香港或中央政府,否则一般而言香港公司取名字没有什么限制。但有一点要注意,大家一般都会将公司注册为私人股份有限公司(private company limited by shares,就是股东的责任局限于其已认购的股本), 那么公司的名字最后必须含有“有限公司”(中文)/“Limited“ (英文)。公司的名字可以同时有中文和英文版本,但中文版本要使用繁体字啊!
每一个香港公司也同时需要向税务局申请商业登记证(business registration certificate),上面会提到公司的业务是什么。税务局就是按照商业登记证的名单发出报税表和税单的,而商业登记证是需要每年续期缴费的。商业登记证需要在营业地点展示的,因此商业登记证不应该在香港公司的盒子里呢。
2. 章程(Articles of Association)
章程就是公司的宪法。有时候大家来查询的时候说:「小明律师,你给我审阅一下章程有没有问题吧。应该不会花太多时间呗(收费要低的暗示),我的章程很短的!」。No!No!No!很短的原因是大家都忽略了手上章程的开头其中一句:「The regulations in Schedule 2 to the Companies (Model Articles) Notice (Cap.622H) shall apply to the Company save in so far as they are hereby specifically excluded or are inconsistent with the Articles herein contained. In particular, but without in any way limiting the generality of the foregoing, ArticlesX, X and X shall not apply or are modified as hereinafter appearing.」意思是,公司条例的模版章程适用于本章程除却本章程条款第X、X和X条。即时大部分Model Articles 的条款均适用你那短短的章程的!那么,公司条例的私人股份有限公司模版章程有多少条?答案是84条共26页。
如果成立公司的架构简单,比如一个股东一个董事还要是同一人,那么一般模版的章程是没太大问题的;但如果公司的股东结构超过一个股东(比如是合资公司),或者该香港公司将会是海外布局的上层持股公司,大家就需要细看章程的内容,明白股东和公司的权利和义务,以确保以后公司的运作(比如怎样开会等)顺畅了。至于董事的责任,我将会以后额外写一篇文章说明。
3. 登记册 (Registers)
登記冊有以下几种,就如前文所说,是需要存放在香港公司的登记办事处或已通知公司注册处在香港境内的地方,而公司秘书需要妥善保管有关登记册并在公司发生变更是更新登记册:-
股东登记册 (register of members) - 顾名思义,就是所有股东的名册(见下面图二),登记资料包括股份种类丶持有股份数量和金额丶是否已经缴足股本和股票号码等,而以后每一次认购额外股份或转让股份也需要更新股东登记册。根据香港公司条例,香港公司至少需要一个股东,可以是个人或公司,不限国籍/注册地。补充一句,香港公司可以将股份分为不同的类别(class)和每类股份享受不同权利,比如普通股(ordinary shares)或优先股 (preferred shares),或者同一个类别的股份再分成AB级别,但目前的原则是同类别的股份需要同股同权(这也是风清扬的阿里公司弃香港奔纽约上市的主要原因)。至于未来香港的资本市场会否容许同股不同权,最近香港证监会公开表态支持联交所实施投票权同股不同权的架构来港上市,但实施细节还有待公布,我们将会密切跟进。
董事登记册 (register of directors) - 董事登记册比较简单,上面有各位董事的资料,包括何时被委任/何时离任等;根据香港公司条例,香港公司至少有一位个人董事,不限国籍。任何转变需要向公司注册处登记。
公司秘书登记册 (register of secretaries) - 和董事登记册相近,不再重复了;香港公司必须委任一位公司秘书,而该秘书需要是香港居民/香港公司。任何转变需要向公司注册处登记。
股份转让登记册 (register of transfers)- 股份转让登记册,应该和上述的股东登记册一起来看,因为两个登记册的资料应该是互相反映的。股份转让是不用向公司注册处登记的,但任何转让都需要缴交印花税(stamp duty),包括赠予。印花税的计算为代价款额(consideration)或价值(value)的0.2%另加港币5元。那么怎样判断公司股份的价值?在转让发生的两天内(如果转让不在香港发生就30天),买卖双方需要申请缴交印花税,申请需要递交公司最新财务年度的审计报告(audited report)以及最近3个月的管理账目(management account),另外还要申报公司是否持有物业。很多国内公司的香港子公司从成立以来都没有做审计,突然间需要重组股转,你能想象情况有多麻烦吗?
押记登记册 (register of charges) - 押记就是抵押,记录香港公司财产的抵押情况,同时也需要向公司注册处进行登记。
大家普遍都认为开设香港公司是很简单的事,也认为香港公司不需要怎样维护,随便就找了一家中介以低价来处理,并同时也贪方便委任这家中介来做公司秘书。尽管公司条例没有要求公司秘书的资质,即是任何香港居民或香港注册公司都可以担任私人公司的公司秘书,但其实公司秘书对一个香港公司来说很重要的。公司秘书的责任除了保管上述登记册并处理更新以外,他还有责任在法定时间内通知公司注册处公司的某些更新,比如更换董事丶发行新股或者抵押情况,同时公司秘书需要协助公司每年召开周年大会(annual general meeting)以及完成符合相关法律要求的程序,以及向公司注册处递交周年报表(Annual Return, 好比国内公司的年检)又或者完成股权转让等。某些中介由于收费低廉,同时处理大量公司的公司秘书工作,倾向流水线作业式处理上述事情,一不小心就容易遗漏或拖延;延迟的话,比较幸运的情况是缴交罚金就可以解决,但如果出现严重的错误,纠正所付出的成本非常高昂!
4. 股票(Share Certificate)
每间香港私人公司的股东都会收到股票(见以下图片三的模版),请大家不要将它当成废纸处理,因为公司条例第137条写道:在没有相反证据的情况下,指明成员所持有的公司股份并由该公司发行的股份证明书,即属该成员对该等股份的所有权的证明。 那我真的遗失了我的股票那怎么办?不用担心,可以补办的,但补办详情我们又要回到章程去寻找了。
5. 钢印和公司印章 (Common Seal and Rubber Chop)
钢印就是下图这一块金属物件,坦白说,这个钢印真的真的不好操作,每一次客户需要使用时我也请我经验老到的欧秘书帮忙。那么那些文件需要钢印呢?一般来讲就是契据(Deed)。什么是Deed?先买个关子,以后再说!
但幸运的是,新的公司条例生效后(记得我上一次说到2014年生效的公司条例吗?),香港公司不再需要钢印了!但是如果我的公司是2014年前成立并持有钢印的呢?根据公司条例第127条,公司只需按照该条例的要求签署文件就可以了,不需要使用钢印签立文件的。但如果公司在签立文件是选择使用钢印,那么就必须按照公司章程使用钢印的要求。
除了钢印外,香港公司也会备有两种印章(Rubber Chop, 一般是蓝色的),一种是长方形的印有Authorized Signatory的字眼,另一款是圆形的; 国内公司签署文件有时只是盖红色公章就可以,但香港一般签署文件是需要被授权人签署才生效的,以后我会和大家分享一个很有趣的有关印章的案件。
6. 决议书和其他记录 (Resolutions and other records)
我们终于来到尾声了!绿色盒子里面还需要存放公司的所有会议(包括股东会和董事会)的会议记录和书面决议。一人公司需要书面记录吗?是需要的。公司条例第617条说明就算公司只有一个股东,也是需要书面记录的,同样道理也符合一人董事的情况。还有,一个香港公司是需要保持其最近10年的记录的,因此,你的香港公司的潘多拉盒子不应该空空如也。
Key takeaway:大家需要按照香港法律妥善保管并更新香港公司的盒子,定期与公司秘书沟通并适当更新;设立公司的时候必须考虑如何设计公司的治理架构(包括股东持股比例以及董事会形成)并确保理解公司章程的内容。如果有任何不确定的地方,建议联络专业人士提供协助。
Question for thought: 香港公司的整个盒子真的找不到了,那么可以怎么办呢?大家思考一下!
恭喜你有耐性读到这里,是时候休息一下了。
谢谢你的阅读,期待我们一起成长!
上面的文章我提了很多次“以后我会分享。。。”,我可不会空口说白话,我会保持每月至少两次分享一些香港法律的基本知识或案例。同时,我非常欢迎你发给我你感兴趣的题目或见解,大家互相学习。
PS: 文章昨天出来了收到不少反馈,希望我分享一下相关案例。好的,彩蛋真正准备中,敬请期待!
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