沟通,是人类从古至今都一直存在的核心能力之一。在神作《人类简史》中,作者认为沟通能力的快速进步,是人类得以从原始社会突出重围,成为地球最强盛种族关键原因。
在每天的工作中,人们也需要完成大量的沟通工作,才能够确保工作和项目的顺利推进。一个沟通能力欠佳的人,极大可能会拖延团队效率,引发资源浪费。同时,如果团队和个人能够不断提升沟通效率,即便是很微小的提升,也能够取得更多更好的效益。
那如何才能提升沟通效率呢?
明确目标
首先要明确的是,团队内部间的沟通,目标只有一个,那就解决某个问题。
所以在任何沟通开始以前,所有的参与者都要明白这次沟通的目标是什么,需要解决什么问题,预期的结果是什么。不论是开会或是单独讨论,如果对这三个问题没有一致明确的认识,就会很难产出有效的成果。
明确责任人
每次沟通前,需要明确相关的责任人都有谁。问题是谁负责的,解决方案由谁产出,最后的决策由谁确定,问题解决以后的反馈是什么。如此一来,一个问题是否已经被解决,如果没有解决该去找谁,都一目了然,避免问题发生后,不知道该找谁,或者不同人来回踢皮球的窘境。
避免过多的打扰
目前的很多项目,技术类工作偏多。一般而言,如果想快速进入工作状态,就必须持续保持长时间的高注意力和高专注度,一旦这个过程被过多地打扰,就会使得工作效率和产出急速下降,同时工作的质量也会受到影响。所以如果沟通对象是这一类工作,除非是那种必须马上就要解决,不然客户分分钟死给你看得问题,最好是能够将问题统一一下,集中一个时间点进行沟通和反馈,这样反馈问题和处理问题的人,效率都会高一点。
选择正确的沟通工具
虽然目前看来,移动互联网的发展,已经可以让我们随时随地和另一个人联系,但这并不一定能真正提高效率。用正确的方式使用正确的工具,才是真正提高效率的姿势。
在工作中,我们使用的工具一般有邮件、IM、电话等。如果是比较正式或者重要的工作,还是应该用邮件完成,邮件的内容更正式,能让人更好地思考。IM适合于比较小或零碎的问题。电话能减少就减少,能用IM说清楚的问题,最好不要电话。
当然好的工具也要有好的产品来实现。根据自己的经验来看,好的产品能让人心情好好,效率高高。目前而言,比较好的工具有Slack、Asana、Rush等。
Slack专注于团队之间的沟通,虽然有点难用,但毕竟设计还是挺好看。
Asana可以帮助团队和成员管理和分配项目任务,并且能够方便查看项目进度。
Rush有助于提升邮件处理的效率,同时也有IM和日程管理,可以在提高团队效率的同时,快速提升员工个人的工作效率,貌似很多牛逼团队的老大都喜欢给下面的人推荐用Rush。
做好总结
每次沟通都是一次学习和提高的过程,下一次的沟通是对上一次沟通的考试。如果能够在每次沟通的过程中,有意识地总结和反思自己做得好和做得不好的问题,然后针对性地做出改进,再用下次的沟通来验证改进的效果。这不正是个人成长黑客的核心窍门嘛!
最后总结上面说的五条内容。
1.明确目标
2.明确责任人
3.避免过多的打扰
4.选择正确的沟通工具
5.做好总结