时间管理丨统筹安排

时间管理这个概念，这些年被炒得热火朝天。你工作的时候不懂时间管理，都不好意思和别人交流。

时间管理是什么东西？真的有那么大的魔力吗？

时间管理最初的概念，就是在有限的时间完成尽可能多的工作，简而言之就是合理安排、提高效率。它有一些实用的技巧：比如列任务清单、根据重要程度区分优先等级、确定每件任务的deadline、把任务分解成小目标每天执行、关闭即使通讯、批量处理相同类别工作等，最终目的是getthings done。

我按照《每天节省2小时》推荐的这些做法，执行了2年，把它修改了一下，改成我自己的方法，一直应用至今。

很多人不断地学习时间管理，又坚持不下去，看到别人在做，又不甘心自己不会，重新去学，周而复始，永远都不是在学习时间管理，就是在学习时间管理的路上。

学习任何一项技能，最快速有效的方法最老土，无非就是看一本入门书籍，实践，遇到问题，修正自己的做法。一百个人的时间管理，可能有一百种方法，你需要找到适合自己的那一种。

怎么知道是否适合自己呢？做的时候有条不紊，每天都自觉执行，每天都能轻松驾驭工作。

那，就是它了。

很多人认为自己做事不熟练，导致做得慢；不会发动家人帮忙，导致做得慢。和粗心这种借口一样，有更深层的原因，是我们忽略了的。

在工作中，做得最快的方式，是一次做好，不试错不返工。

怎么能一次就完美地做好呢？要想一次完美地做好，就要求你在做事的时候有条不紊，预计好所有突发状况并做好应对措施。怎么做到呢？在安排每日工作时不止列出工作清单，还列出每件事情的详细流程，这是工作中最重要的一步。

大部分时候，我们工作都是边做边想，做错了又返工，做完了还觉得这里那里没做好。这样不仅工作的人做得累，做事因为没有形成固定流程做得慢，不断返工重做效率低下。

第1个高效习惯丨只想不做

你有没有这样的经历，手头有一项很重要的工作打算今天做完。刚开始做没有十分钟，同事风风火火地闯进来请你尽快处理一件“十万火急”“火烧眉毛”的紧急工作。

你好脾气地放下手头的工作，去处理这份临时工作，赶紧交给同事，才发现他是第二天才要这份文件。

重新坐下来准备开展自己的工作，另外一个同事风风火火地闯进来，催你处理他要的文件。

……

一整天下来，你都在一刻不停地东西灭火，忙到没时间喝水，自己的工作却一点也没有开展。等到领导劈头盖脸地责备你分不清轻重缓急时，你只能委屈得想哭：明明自己那么努力工作了，大家为什么只看到自己没做好的地方？

你虽然努力了，但方向完全错了！

时间管理的第1个高效原则是“只想不做”，不做是指不要工作一来就马上做；想包含两个层次：一是想什么时候做，二是想怎么做才能一次做好无需返工。

工作中完全不受干扰是不可能的，善于和干扰做朋友才是高水准的表现。没有人期待你真的马上做完一项工作！为了做得更完善你也不可能马上交差。

所以，不要着急做，先记下来自己当日要完成的工作任务和临时任务，确定好何时前必须完成。

想的第一个层次是想什么时候做？这是一个时间段的估计和大概的工作安排。可以在清单上列出顺序，按顺序处理工作，才能胸有全局，有条不紊。

想的第二个层次是最关键的层次，它决定了这项工作能否完美高效地完成，也是我们列计划的重点内容——怎么做。

人之所以容易有拖延症，就和不知道怎么做，有畏难情绪有关。很多计划都写得特别大气，如“写完某计划书”、“完成某策划活动”、“审阅设计稿”……

看着都觉得费劲不想开始，边想边做是世界上效率最低并且做得最累的事了。我们应当在计划这一步把流程规划设计好，每一步怎么处理，此后只需要根据每一步做具体的事即可。

比如完成策划某活动，计划应该包括活动内容、人员配备、邀请对象、时间场地设备确认、道具准备、安排车辆和吃饭。每一步二级计划应进一步细分，最终做出只需要“不动脑筋”直接处理的工作即可，比如邀请对象，在罗列一份含姓名和联系方式的excel 表后，通过发邮件和打电话，就能完成。如果一边打电话一边在想还要邀请谁，想起来了再去找电话打电话，肯定会花费大量的时间。

只有想好了怎么做，把类似内容合并同类项，批量处理，按计划按部就班地执行，就能减少反复确认，不断停下来思索的时间浪费。

第2个高效习惯丨压缩流程

在我最开始做文件管理员管文件的时候，最讨厌的就是“归档文件”了。它步骤繁琐，没有技术含量却耗时巨大，毫无成就感却不得不做。

如果只是日复一日地做，面无表情，心生厌恶，自怨自艾，就是所谓的模之境界，别人如何做自己如何做，不想更高效的方法，让自己变得更有竞争力。那无论做多少次，都不过是复制粘贴，没有一点进步。

我决定研究为什么做得慢。一研究，就发现问题了。

我把每个流程当做孤立的事件来处理，每一次都重复一些整理的步骤，自然耗时长。

把报告按从上到下的顺序取出复印，复印完后按顺序重新放回去。再重头到尾一份一份地剪和贴。随后重新进行分类和重新排列顺序，再打孔，最后归档。

每一个重字，都是我可以压缩的步骤。我本能一次做好的工作，我多做了三次。时间就浪费在重复整理上面。

于是我尝试改变做事的顺序，先全部按类别分好，按逆序摆放。抽出报告后文件变成顺序放置，张贴单据后文件再次变成逆序，直接符合要求，一次完成！

把工具和文件按使用顺序从左到右摆好，用起来更得心应手。

当我把四个步骤压缩成一气呵成的步骤时，归档文件这件事已经变成了一点不费力气和时间的事了。

特别提到回形针收纳盒，我最开始是随性拆一个往桌上扔一个，最后才一次性收拾，把收纳盒放旁边的目的，就是随手收好，把最后的一次性收拾步骤压缩掉，更节约时间了！

工作和生活中会遇到一些人，他们特别干练，做什么都又快又好！那是因为他们早已掌握压缩流程的技巧。

我大四在医院实习的时候，观摩过一台阑尾炎手术。主刀上台后，定位，拿刀，手术刀下去，一下，两下，三下，换卵圆钳，阑尾就夹出来了，没有多余的动作，每一刀都拿捏得恰到好处，剪除阑尾后缝的口袋，针脚整齐，没有需要补针需要返工的，手术时间自然是短的。

无论做什么，都要细心思考，只有当你不断思考，才会有新的发现。同样的事情，不应该满足于模仿别人的做法，而应该思考如果我做有无更优的解法。如果同样的事情，你总是比别人做得好，做得快，条理清晰，总结归纳，你的未来不可能是阴霾的。

第3个高效习惯丨团队精神

一个人单枪匹马独自战斗，能和一群人相比吗？人类这个物种能超越其他物种成为世界的主人，原因就在于人类有语言能力，懂得相互协作。

工作也一样。一个人再厉害，到底不如团队合作的产出多。一个人绞尽脑汁想不出来答案的问题，一堆人讨论就马上有人提出解决方案了。

把合适的工作交给合适的人很重要！

以前别人交代我的工作，我总是自己独自完成，时间上很吃力，同时因为不擅长耗时很长。

后来我意识到，我们是一个团队，把合适的工作交给擅长做的人也是提高效率的方式。我在接受工作的时候就会进一步思考：这件事情是否有除了我之外更合适的人选。

当你应付不过来的时候，也要诚恳地请求大家帮忙。一些你认为超级棘手的事情，有些人能轻松搞定。你就不必花时间在焦虑、担忧和恐惧中，能更好地投入其他工作中。

不必害怕暴露自己的短板，团队中，我们都是互补的存在。只要团队合作下能高效完成，就达到目的了。

第4个高效习惯丨只做不想

做事是最简单的事情。只要你把流程规划好了，对照着流程一步一步完成，完全不需要考虑其他因素。

这个时候，只要专注地做事，一次只做一件事，做完一件再做下一件，任务就能自然而然地完成。

有段时间multi task （多线程处理任务）很火，仿佛同时做几件事才是高效工作的代名词。我尝试过后遗憾地发现自己既不是电脑也不是智能手机，多件事一起处理的结果就是哪件事都开一点头，哪件事的进展都不如预期，哪件事都没有做好。做这件事担心那件事，做那件事又想着这件事没做完，纠结到最后，做事效率并没有提高。

专注做一件事，才能做得快，不受干扰才能做得好。我们时间管理的目的，不就是要在有限的时间完成尽可能多的工作吗？

在只想不做阶段规划好了全部要想的内容，在只做不想的阶段就能专注于执行本身，效率自然不同凡响。

不想直接开始做、边做边想、做错了又返工， 都是拖时间后腿的习惯，要想高效地管理自己的工作和生活，巧妙地改变步骤，你会有相当惊喜的发现。

每天都比昨天进步，每天都比昨天更加自信

弹钢琴的时候不对自己有所要求，永远都在弹初级的几个简单音符，别人得知你学琴请你露一手，你弹出来的还不如别人业余速成班学的好；

学英语的时候不对自己有所要求，去外国旅行，问个路连答案都听不懂，更不要说看原版书，听VOA，上国外的公开课了，没有字幕寸步难行的你和没有接受过高等教育的父辈一样，你甚至还没有父辈们的专注和肯吃苦呢！

上大学的时候不对自己有所要求，奖学金拿不到，专业知识不扎实，永远体会不到那种在专业领域做专业人士的强大自信。

工作的时候不对自己有所要求，抱怨自己的工作多，没有含金量，学习机会少，别人都是有后台，自己就是运气不好，却从来不见下班后看专业书，不断对工作进行思考和改进，简单的工作不想做，难的工作做不了，怎么会有光芒万丈的未来呢？

一直坚持的动力，最原始的就是不断进步带来的来自他人的肯定，自己在被肯定的过程中获得动力，继续努力。

和自己比，每天进步一点点，时间沉淀下来，就会有量变到质变。

我从二月份开始写作，更新了28篇文章，算了一下，居然超过5万字了，我从来不相信自己可以写得了那么多字，我所做的只是按计划写而已啊！

一直写，一直要求自己比以前进步一点点，所以我会学习好的文章，从标题到写作结构。

说不定哪一天，杂志报纸都会有我的文章呢！

说不定哪一天，我出书了呢！

说不定这一天，并不会很远，一直坚持着这四个习惯的我，有这样的自信！

你呢？