上期我们介绍了使用频率不高的 InDesign 的自动排版。这期我们将介绍使用频率最高的 AI 如何实现自动排版。

AI 自动排版的思路和 InDesign 相似，也是通对EXCEL表格处理好数据，再在 AI 里写入，最后批量导出。在操作上不同的是 AI 需要通过「动作录制」来批量导出，而不能自己直接批量导出。

InDesign 和 AI 在自动排版上有一个最大的不同点。InDesign 不仅可以导出单个数据版面，还可以导出多个数据版面(如上期 InDesign 案例)。但是** AI 只能导出单个数据版面**。

对比

本期将会通过批量制作简略版单向历的案例，向大家介绍 AI 如何自动排版。

方法论在此，能提升效率到什么程度，就看如何举一反三了。

EXCEL 表格的处理

EXCEL 表格内容上的处理和 InDesign 一模一样，这里将不在赘述。需要补课 EXCEL 的同学可以看 InDesign 自动排版。唯一不同的是保存格式。

InDesign 能读取的是 Unicode 格式的文本，包括** CSV UTF-8（逗号分隔的.CSV) 和UTF-16 UNICODE (.txt)，但是.csv可能会数据合并的类别栏中文乱码的情况，所以在 InDesign 里，建议用.txt**的文本格式。

AI 也能读取逗号分隔的.CSV，但比较麻烦的地方在于，WIN 系统和 MAC OS 系统下 .csv 的储存格式并不一样。

WIN: 最新版的Microsoft Excel里导出 CSV(逗号分隔) (.csv) 或 CSV(MS-DOS) (.csv)
MAC: Numbers 里的储存为 CSV 格式并使用 Unicode(UTF-8) 编码。

*注意其他任何格式的 .csv 都无法被读取。

EXCEL 文件整理分类。

保存为**逗号分隔值(.csv)**

与 AI 建立变量，出现**「传入的变量库无效」**的错误。

可能会有以下三种情况导致这种错误。一，存在有数据的栏之间的空栏。比如 A 栏和 C 栏之间的 B 栏是空栏。二，存在标题行空单元格。比如人物栏的标题(类目)空着，没有填写标题(类别)名称。三，格式不对。肯定没有保存为上面所写的唯一格式。

把该表格文件在 Numbers 里打开，发现存在 4 行的空行。

把该表格文件在 Numbers 里打开，发现存在 4 行的空行。其实还有一个原因导致了这种错误，MAC OS 系统下需要在 Numbers 里操作。

删去空行，保存为 CSV 下的 UTF-8 编码。

接下来，将会通过 AI 的「变量」和「动作」来进行自动排版。

AI 变量

AI 的「变量」类似于 InDesign 的「数据合并」。

数据格式正确，成功读取。

「建立动态文本」，成功配对。

数据组查看预览，没有问题。

变量建立完成。

AI 动作

动作录制

通过动作的录制，让系统知道它需要重复哪些动作。也就是，把你不想做的重复性工作交给系统来做。这类工作的一个共同点是简单且有迹可循。把单次动作的模版提取出来，告诉系统剩下的工作只要重复这个模版的即可。

本次案例的思路应该是数据组——导出为——保存。

「动作」界面

新建动作，重命名。

点按箭头，「下一组数据」。 （最后你会发现这一步可以省略）

常规导出

上述步骤完成后，请务必「停止记录」。

回看刚刚已录制的动作，你会发现并没有记录「下一组数据」这个步骤，只记录了「导出为」。因此，我们只需要录制「导出为」这一动作即可。如果没有起效的话，那就一定不要省略「下一组数据」。（有时候是会被录制的）

批处理

「批处理」就是单一动作的批量处理。所以，「动作录制」完成之后，再进行「批处理」，既可大批量导出数据。

这个有两个需要注意的地方。

一个是「忽略」命令。也就是「动作录制」里的「储存」和「导出」的储存路径是可以被忽略的。前面说到「导出」是常规导出，那么「储存」就是常规储存，储存为ai、eps、svg、pdf等格式。在这个案例里，我们用「导出」。

那「忽略」有什么用呢。如果不使用「忽略」命令，那么你所有导出的文件都用同一个命名，也就是你在「动作录制」里用的命名，也就意味着新的文件会覆盖旧的文件，最后你就只得到了一个文件。所以，我们需要「忽略」命令来忽略「动作录制」所保存的文件名和储存路径，让系统自动为文件进行不会覆盖的命名。所以，另一个就是「文件名」了。在「文件夹」选项里，可以看到有三种命名方式随需选择。在这里案例里，我们用「数据组名称」。

「批处理」完成。