声明:本文理论内容均来自易仁永澄老师的目标管理课程“向组织揩油”。课程具体介绍详见:http://nianmubiao.com/
课程目的:教授月目标制定和分解方法
课程目标:使用相关工具制定和分解月目标,提前预防风险,避免在执行过程中不断掉坑。
一.年目标制定回顾
入门版是采用“榜样力量,以终为始”填表的方式确认自己的身份。利用梦想图景和精彩时刻来确定自己的期待。进阶版主要解决如何让我们的期待更加科学和明确,采用了三个定位工具,个人价值澄清表,期待六问这六个工具来使我们的期待更加科学和明确。最后老师讲解了万能的目标分解工具“五环花”对年目标做了一个分解。
老师的年度目标分解思路:将年度期待分解成重要任务,再将重要任务分解到月。如果这些任务能够给出具体指标,就给出来,给不出来也可以,带着问题前行,不需要将目标分解到周。直接将年度目标分解到周,会让人丧失灵活性,而且管理成本太高。
老师的2017年期待: 易仁永澄丨2017年的发展期待
在不同的时间点,关注的对象和制定的任务不同。
(1)核心观点:不要一口吃成一个胖子。
(2)在不同的时间点,需要关注的对象不同,需要制定的任务不同,应该按照各个时间点来依次进行。
二.月目标制定和分解的五步法:
1. 月度目标执行过程中自己掉过的坑:
(1)盲目乐观:分解了十多个重点任务在一个周里,根本没有进行理性思考,没有考虑到自己的实际资源,有的任务到最后连看都没看;
(2)过度分解:将目标分解到天,分解到过细。或者把目标扔在一边都没有进行分解,直接来做;
(3)缺少重点:不断去罗列自己想要的东西,但是分不清哪些是重点。列出来后,在做的时候,有畏难情绪,基本上到月底做的都是基本不重要的容易的事情,真正重要的事情是一拖一拖再再拖,没做多少。
(4)工具单一:在过程中只使用单一的目标管理工具,例如Excel;
小伙伴目前在用的一些目标分解工具:生命之花,4d,手账,脑图,任务分解表,六顶思考帽,鱼骨图,okr,WBS等。
总结:出现如上四个痛点的原因是:不掌握方法。
3. 解决如上所有痛点的目标分解工具的核心观点和思路
(1)核心观点:通用工具要关注每个人必须要考虑的问题。
(2)这个方法的思路:有什么问题是每个人必须要考虑的,他制约着每个人。答案是时间,所有人的精力资源都会有差异,但是时间都是24小时。我们就从时间入手,看24小时里哪些是自己可用的,哪些是不可用的。只要把月目标的时间分配好,我们的月目标就能定下来。
4. 月度目标管理制定分解五步法
4.1 时间核算:算下每个月里自己的价值时间是多少?
A. 核算方法:将24小时-睡眠时间,剩余的就是价值时间和消耗时间。
B. 什么是价值时间?
答: 价值时间是指用在价值积累,转化,交换上的时间。
C. 自己的价值时间和消耗时间之间的占比是多少呢?
答:如果有时间开销记录可以看自己的时间开销记录,如果没有的话,那就回忆评估下自己的时间安排,算出一个比例。
老师的时间比为6:4,是经过时间记录之后的大约统计。时间开销记录参考老师文章:http://blog.hiddenwangcc.com/archives/1702
D. 如何提高价值时间?
答:(1)有些人想通过减少睡眠时间来提高价值时间。老师给出的经验,当睡眠时间减少时,价值时间也会随之减少,不能通过压缩睡眠时间来提高价值时间。(2)如果想将自己的时间比做调整,就需要去学习下自我管理。自我管理是将自己的时间都用在价值积累转换上。自我管理的本质是加强价值积累转换的速度。
E. 你的工作时间是你的价值时间吗?
答:工作是一定是要和价值相关的,如果工作与价值无关,那还工作做什么;一直抱怨的人,价值就会越来越低,需要看下《高效能人士的七个习惯》,参加分身术训练营,做到积极主动。
F. 从核算时间中,可以看到一个人每个月用于价值的时间在240-320小时之间。如果以20小时做为一个节点,那么一个月可以做12-16个20小时突击战。20小时突击战对人的成长是突飞猛进的,如果能一个月做几次,那自己的进步是非常大的!
G. 综上,关于价值时间可以得到如下结论:
a. 真正用在价值创造上的时间是不太多的,但是也是很多的,关键你要把他拆开,形成一个块一个块来用。如果一个月能有8个20小时突击站,那成长速度是相当惊人的。
b. 所谓的价值时间是你对一件事情的看法,来源于你的人生观,世界观,价值观。人生观是要和伟大在一起,让自己的小我适当屈服一些,因为和伟大的人在一起,成长才会快,价值的积累转换和交换才会快。
c. 以工作为例,如果你不喜欢你的工作,不喜欢做的事情,可以将不喜欢的事情变为自己喜欢的事情,要重新学习下积极主动的课程。例如:我在看英语的时候总喜欢看小说,那可以转化为看英语小说,从事和小说相关的工作。
4.2 重点任务:
A.月度的常见任务分类:
a. 日程表:别人占据的你的时间,例如和别人见面,安排上课等
b. 年目标分解出来的任务:从自己的年目标中分解出来的重点任务。
c. 其他想要的:每个月做的过程中,突然想要的其他的东西。
d. 计划外:在这些计划外且自己也已经做了的事情。
B. 给出的重要信念:你所经历的是财富还是包袱,是你自己决定的。
C. 重点任务的思路:在我们的价值时间里,要将这四类任务全部排进去。
D.安排重点任务的方法:
确认本月必做任务,并给它分配资源。这里的必做任务包括:A和B; 将这些分配过时间资源之后再安排其他的任务。
a. 什么是日程表里的任务?
在GTD方法论中,日程表里的任务是优先级最高的,也就是说写入日程表之后的任务,到了这个时候是一定要做,必须做的,否则会有巨大伤害。日程表是对别人的承诺,如果违约就会丧失影响力。例如:某天的车票,必须参加的聚会等;而不是背多少英语单词,健身多长时间;如果不是必须请不要写入日程表。
b. 如何将日程表里的任务填入月目标工具表中?
(1)列出日程表里的任务。这个是来自于你的年计划,将这个写入工具表的月度重点任务里。
(2)预估占用的大约时间,将其填入预计时常。
c. 如何精准预估时间?
(1)没有做过的事情根本不可能精准预估时间,做过的事情根据时间开销记录,可以进行预估
(2)方法:将预估的时间*2或者*3增加冗余时间防范风险
d. 做年目标分解的意义
如果不做年目标分解,会陷入到穷人思维。会看到自己有哪些资源,这些资源能做哪些事情。会做安排别人让自己做的事情,但是如果有了年目标之后,基本可以进入到富人思维。会思考如果我要整年实现这个期待,我这个月应该做到什么状态。
e. 如何分解年度目标的重点任务?
(1)了解现状。定目标的时候做到心中有数,不瞎说。定的目标自己根本不可能达到,那就不符合实际情况。
(2)判断每个月要做哪个期待,期待不是每个月都要做的,通常是可以修整的。
(3)判断事情做到什么程度?在剩余的时间里(总时间-日程表的占用时间)这些事情能做到什么程度?这里说明20小时突击战可以清晰看到自己做一件事情能够做到什么程度,过程中积极实践20小时突击战,可以提高自己的预估准确性。
(4)做到这种程度需要哪些任务?此时出现的重点任务即为年度重点任务。
(5)完成这些任务需要多长时间?
f. 老师以自己的期待为例,讲解如何进行一步步操作。
(1).在自己的年度重点任务中(自己的是在年目标分解表中)找到1月份要做的事情,确认这就是1月份要做的事情。
(2).再确认下自己是做一个还是三个?
(3).用五环花将月度期待做分解。只要想不清楚就拿出五环花。
将自己的期待或目标填入中间,然后再从中心向外发散。填入价值,任务,基础,人脉和目标。这五个的填入次序没有关系,当填好之后再查看相生相克关系。最后将将其分解得到的目标填入月度重点任务中,并评估时长。在预估时间时要尽可能给自己留足弹性时间,让自己更加有趣和从容。全部时间预估之后,然后再确认下自己还剩余多长时间(总价值时间-日程表时间-年度重点任务时间。)
4.3 领域平衡
A. 如何来实现领域平衡?
根据本月情况和下月剩余时间来确认平衡情况。价值时间-日程表时间-年目标时间。
B. 具体的操作方法是什么?先打开一个生命之花,问话术:
(1)我对这个月的满意度是几分?满分是10分,请给每一项的满意度进行打分。
(2)假如你定的目标都能实现,你对每项都打几分?看自己是否满意?
(3)你还能为自己做哪些事情来增加自己对这个月的满意度。增加事情的前提是自己还有时间,就是总时间里面还有时间(总时间-日程表的占用时间-年度重点任务的占用时间)。
C. 原则是将所有事情加到一起之后,时间量不超过总时间。如果超时太多,说明自己有可能会进入恐慌区,自己会停滞不前。所以要自己判断下压力。一般刚开始做的小伙伴是不允许超时的。
D. 要考虑突发事件,1月份是过年,几乎没有突发事件,自己在设置时,要给突发事件来留时间。
4.4 计划安排
A.计划安排主要考虑三个内容:优先级,安排的周次和分类
B.优先级排列:
(1).如果有开始和截止时间的,优先级一定要前置。
(2).接下来的事情按照重要、一般、不重要来进行罗列。
C. 安排的周次:将所有事情评估安排在一个月的五个周里。
D. 分类:事业、财务、社交、家庭、健康、休闲娱乐、个人成长、自我实现。
4.5 统筹目标(可选)
思考我们做的这些的月目标是什么呢?这个不是每个人都有这个能力,我们要将所有做的这些事情统筹在一起,来确认我们的月目标到底是什么。
5. 检视表
月计划制定过之后的检视和确认。在做过计划之后确认这几项是否都做到了。
三.课程中间和课后的部分答疑:
1. 月度目标需要分解到什么程度?
分解到周度自己知道如何做就可以了,没必要全部分解到天。
2. 月度期待如何来的?
来自9年的目标管理过程的感受,这个没有办法速成,只能一步步来。跟着老师做一年,大概能学到80%老师做目标管理的方法和实践,剩下的要在3-4年时间的实践中把握细节,也不见得全部都要把握。
3.如何做时间开销记录,以此来确定自己的时间价值。
查看1702的帖子,老师1000天的时间开销记录,看完之后问题都解决。http://blog.hiddenwangcc.com/archives/1702
4.本身自己就有拖延症,在预估时间时时间加倍,会不会增加自己的拖延症?
拖延症的症结在爱,和调时间没有什么关系。一件事情一直拖着不做,在于自己对这件事不爱。也在与自卑,想要完美来做好一件事情。殊不知,不完美才是进化的最佳方式。
5.如果遇到突发事件,影响进度怎么做?
可以在下个月赶进度。如果每个月都有突发事件,说明自己定的任务太多了。或者再看下自己的突发事件是否也能转化为价值。
6.怎样提高事务性的工作的价值?
要知道事务性工作的价值在哪?为什么要做这些工作?你要做的这些任务结束之后会带来哪些指标的成长?你做的这些任务为什么可以支撑,为什么可以支撑的好?
7.有效时间被情绪内耗,减少时间,无法完成任务怎么做?
将整个价值时间乘以情绪内耗的比例得到的才是有效的价值时间。
8.用时间记录软件和纸币哪个用来记录时间开销比较好?
记录分为:纸质和电应用子的。他的应用场景是有一个生物学基础的,如果是工作记忆,建议使用纸质的,在检索的时候比较快,翻开就可以看到。对于APP,要有至少三个步骤,点击打开,进行检索,查看。对于短时工作记忆,通常用纸质的,对于长时工作记忆,通常用电子的。