在上一期，我们介绍了自动化是一个行业发展新趋势，

在本期，我们进一步介绍如何确定哪些是值得自动化的场景。

六个步骤识别自动化用例

在正式开始使用自动化用例之前，我们需要先花一部分的时间了解自身的痛点和问题。

越了解自己的需求就越容易识别各种想法的优先级，并选择正确的技术从而获得成功。

因此，尽管在这个识别过程中确实会发现有一定价值的自动化用例，但最好还是暂时放下运用自动化或具体技术的想法，而是先想清楚我们要将自动化应用在什么地方。

遵循以下步骤，您可能会发现有些优化您的团队和工作流程的机会与自动化无关。

技术只是问题解决方案的一个关键部分，而不是整个解决方案本身。

所以，请在这个识别过程中保持开放的心态并注意遇到的所有问题。技术应该被用来解决真正的需求，并且只是组建有效且高效团队的解决方案之一。

1. 识别痛点

首先，您要对待解决问题有一个清晰的认知，对团队的痛点有非常详尽的了解。

针对您和您的工作团队，请先回答以下问题：

您把大部分时间花在什么任务上？

您希望在工作的哪一部分投入更多时间？

您希望减少处理或完全摆脱哪些任务？为什么？

您和您的团队从内外部相关人员处最常收到的问题和要求是什么？

2. 讨论已识别出的痛点

在您和您的团队回答了上述这些问题后，请将这些已识别的痛点逐一列出。

问您以下问题：

不同的答案之间有什么共同点？

哪些工作流程会最大限度消磨团队士气？

什么阻碍了工作进展、效率或产出？

可以和团队成员一起讨论这些问题，必要时可以询问更多相关细节和背景以确保每个痛点都清晰明了。

3. 获取其他团队的反馈

在这个步骤中，您需要考虑痛点的其他背景并了解其全部影响。思考在您发现的问题中哪些已经是其他团队已识别的痛点和低效的原因。请注意，只有参与者也一同希望发生的改进才能得到更多的支持和践行，因此请获取其他团队的反馈，让他们尽早参与到您的识别流程中，并将您的发现添加到白板上。

此时，您可能已经开始注意到一些亟待改进的领域了。

4. 讨论解决方案

既然您已经清楚痛点和改进的可能性，请开始思考相应的解决方案。

请注意，到这个阶段我们还没有专门考虑要采取哪些自动化解决方案，在下一步中才开始讨论这个问题。现在您只需大致考虑能够有效改善您的痛点的解决方案。

请考虑以下关键问题：

解决方案需要处理什么？

写出解决方案需要执行的确切任务、决策或流程。

您确定的需求对于解决最初的痛点是否至关重要？

您将如何衡量方案的成功以确保满足个体的需求？

如果成功满足需求，您期望获得什么商业效益？

下面，我分享了一个解决方案通常所需功能的示例表。首先将您发现的问题转化为所需的功能，然后填写剩余几列的内容。单击图像将其放大，查看法律自动化场景的一些示例的要求和成功标准。

初稿完成后，请跟您的团队和其他相关团队共享此表，获取反馈并填充完整。

5. 发现自动化潜力

到目前为止，您已经确定了团队的核心痛点，并清楚解决这些痛点所需的功能，现在是时候选择正确方法来确保解决方案能够成功完成。

此时您应该考虑自动化的可能性，您确定的一些痛点可能很适合自动化，而其他痛点可能会以不同的方式解决，例如，通过调整团队结构或采取业务外包的形式。

（1）选择合适的自动化场景

在考虑要在什么场景应用自动化时，请考虑法律或合规等规则被清晰定义的任务和流程。 这并不意味着律师、合

这并不意味着律师、合规管理人员或业务专家不会成为工作流程或决策的一部分。他们的专业知识至关重要，即使把他们从繁琐、重复性的任务中移除，他们仍然是整个流程的核心。例如，他们仍然需要分析和评估所收集的信息或批准决定。

下图是律师或投行专业人士进行股东穿透核查的步骤解析：

自动化是优化工作流的关键，但仍有需要业务专家参与的复杂领域。自动化有助于将专家的精力集中在最需要的地方。

当我们识别自动化应用场景时，我们寻找的是以一定的重复性和高频率发生的场景。与那些不仅耗时而且以高频率（每月至少几次）发生，并且对整体业务的附加值较低的任务和流程相比，每年只发生一两次的普通而耗时的任务不太值得技术投资。

另一方面，在需要评估高度个例性的案例和场景时，构建自动化解决方案不一定是合理的。

因此，考虑应用自动化的过程或决策中需要有一定程度的标准化。

首先，请考虑以下适合自动化的常见工作流示例：

对常见请求和问题的接受管理和分类，以确保团队收到执行特定任务所需的信息；

标准化审批和交接的工作流程，以消除电子邮件的往返交流；

生成标准文档，以实现跨部门的自助服务；

基于内部程序手册评估风险和优先级。

如需更多灵感，请查看下图（点击放大），该图根据复杂性和请求频率绘制了自动化应用的潜力图表。

自动化在公司职能部门中的应用潜力，按复杂性和频率为坐标绘制

（2）构建业务用例和成本效益分析

与任何需要投资的项目一样，您需要为要实施的解决方案构建业务用例。

在构建业务用例时，请考虑以下问题：

建立和维护该解决方案需要多长时间？

自动化软件的成本是多少？

您期待的一个成功的项目能够获得哪些收益、效率提升或其他商业效益？例如，节省时间、降低风险、客户满意度、声誉、对营收的影响等

要构建强大的业务用例，您需要对现状有很好的了解。它的重要之处在于可以让您将仍存在的因素（例如时间成本或未降低的风险）与自动化解决方案提供的潜在好处进行比较。

关于这些因素您可以回答下列问题：

该解决方案是否可以让您的业务专家腾出时间专注于更高价值的工作？如果是这样，那究竟腾出多少？

它是否会提高工作流程的透明度，从而有助于在未来减少风险？您如何对其进行评估？

它是否改善了团队协作和与外部客户的沟通？这对整体业务有何影响？

6. 了解痛点的紧迫性，创建自动化应用场景清单

深入了解您团队的需求和解决方案以及潜在成本和收益后，您可以确定开发的优先级。

考虑解决特定痛点的紧迫性很重要，主要有两个原因：一是紧迫性使得获得内部更容易支持该解决方案。二是紧迫性有利于解决方案的成功推出和采用。

请仔细分析已确定的痛点，考虑其中哪些最常发生并对团队效率造成最大影响。

然后列出清单，确保针对这些痛点提出的每个解决方案都能形成一个强大的业务用例。

一旦您按照紧急程度列出了业务用例，您就确定了具有强大的自动化潜力的解决方案候选名单！现在剩下的就是与合适的技术提供商一起完成这些解决方案。

将您的法律自动化用例付诸行动

希望现在您已经认识到如何从了解您的组织的需求开始决定在何处应用自动化。花时间全面检查您当前的工作流程和由此产生的痛点至关重要。为确保所有利益相关者的一致认可，此过程需要团队成员和部门的共同努力并提供持续的反馈。一旦您确定了高价值的自动化用例并按紧急程度排列它们的优先级，就该为您提出的解决方案选择正确的技术了。

最后，是时候在组织内分配任务来计划如何顺利执行您的新解决方案了。

-END-

点击专栏了解更多法律工作自动化。