高效能人士的7个习惯之3——要事第一

        一、金句

        1.有效的管理职责就是要事,第一先做最重要的事情。

        2.自我管理的实质就是自律和条理,是对计划的实施 。

        3.如果你能够成为高效率的自我管理者,那么你的自律就是由内而外形成的是独立意志的具体体现。

        4.建立以第2象限事务为中心的思维方式,就能够提高生活的能力,能够真正做到要事为先言出必行。

      5.有了独立意志和诚信人格,你就可以控制自己的感情冲动以及情绪,服从这些价值观的约束。

        6.如何分辨轻重缓急与培养组织能力是时间管理的精髓。


      二、 要点拆分:要事第一

        集大成的时间管理理论:以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性。强调产出与产能齐头并进,着重第二象限事务的完成。需要满足六个标准:

1.和谐一致

2.平衡功能

3.围绕中心

4.以人为本

5.灵活变通

6.便于携带


        三、学有所获

        1.存在的问题

        在生活中我们常常都会感觉到非常忙碌,非常疲惫,但是往往回过头一想,自己做了什么重要的事情?或者是对自己来说有意义的事情?或者让自己有所收获有所成长的事情?似乎并没有,究其原因,忙碌并不等于充实,忙碌不等于效率,忙碌更不等于效能,忙碌只是给我们带来了“我并没有浪费时间”这种错觉。其实不能产生效能的忙碌,就是在浪费自己的时间,我们最大的问题就是:

1.没有把自己所做的事情进行分类

2.没有评估自己的时间价值

3.不知道该坚持的是什么

4.不知道该放弃的是什么

5.不知道该在什么时间去做什么事情

6常常陷入不重要的事情中无法自拔

      2.四象限法则

        首先我们把要做的事情做一个分类,要事第一,实际上就是遵循四象限法则。把事情分为重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急四个象限。

图片发自简书App

      乍一看这个图,我们都会觉得首先要做的,当然是那种又重要又紧急的事情。比如说一些临时交办的任务,限时完成的重要工作。其次会做不重要,但紧急的事情,原因很简单,因为紧急嘛,比如发送邮件,接个电话,取一个要亲自签收的快递等等。我们常常把紧急程度作为优先做事的依据。那是不是不重要又不紧急的事情就没有人去做了呢?恰恰不是,吃喝玩乐就属于不重要也不紧急的第4象限的事情,却恰恰是我们容易沉迷于其中的事情,因为这个象限的事情全都是让我们能够尽情放松的事情,是最不用费脑筋的事情。大脑是最讨厌去消耗能量的,而那些第一象限重要,但不紧急的事情是最需要消耗脑力和意志力的,大脑会自动的回避。因此就会形成这样一个怪圈:当我们没时间的时候,我们都会把时间和注意力放在紧急的事件上,有了一点时间上呢,又喜欢去把它放在不重要不紧急的事情上去休闲,比如吃瓜追剧打游戏,而完全忽略了重要而不紧急的事情。比如学习,自我的成长,身体的锻炼,就是这些需要长时间坚持,并且不是一时半会儿就能看出成效的事情。但往往这些才是让自己与别人产生巨大鸿沟的核心关键所在。忽视了第一象限的事情,就会觉得不管你忙多久怎么忙,年年日日,都还是过得同样的日子,不会有质的区别。

        所以我们要做的是把注意力和焦点放在第一象限上,有序处理二、三象限的事,尽量少做或不做第四象限的事。

        3.我能想到最重要的事

        要想找到对自己最重要的事情是什么,除了要对自己自我探索,自我认知,深入了解自己外,最简单快速的方法是作者讲的,先问自己两个问题:

        ①在你目前的生活中,有哪些事情能够彻底使你的个人生活得到改观,但是你一直没去做?

        ②在你目前的生活中,有哪些事情能够彻底使你的工作局面得到改观,但是你一直没去做?

      分析一下没做这些事情的原因是什么?是主观原因还是客观原因?自身能力达不到,还是条件不成熟?自己还要做什么才能使这些事情变得可行?而需要你去改变去提升的就是你努力的方向,就是第一象限里的重要而不紧急的事情。我们要持续的发力,把精力和时间聚焦在这第一象限的内容里,原因很简单,因为这是能改变我们生活和工作的途径。

        4.事不过三

        如果你优先要做的事情很多,那就意味着你根本就没有优先要做的事。你在多个任务、多个项目之间切换,没有一个焦点,就像光一样,如果不能聚焦于一点,能量就无法累积,因此你的时间、你的精力被各项不同的任务分散、消解掉了。

        做任何事,都遵循一项基本的原则:事不过三,甚至是事不过一,比如说你手头的目标、项目以及代办清单都应该遵循此原则。

        小能熊学院介绍了一个3things系统,让我印象深刻。  在黑板或者墙上先把本周三件事写在左边一列。在右边顶上按照周一到周日的顺序标横向排列,把每天要做的三件事,写在便利贴上,贴在与日期对应的空白处。3 things系统与三目标法类似,就是写下你一天下来要完成哪三件事儿?一周下来要完成哪三件事儿?运用三目标法,列出工作和生活中最有意义的三件事。这两个方法都是运用了三分思维模式:3足够大,可以概括出希望完成的主要任务;3又足够小,让你牢牢记住最重要的任务。

      5.自我管理

        具体每天怎么做计划,书中介绍了一个方法。自我管理的四个步骤:确认角色、选择目标、安排进度、每日调整。       

        以前做计划的时候,没有想过角色这个定位,只想着每天把要做的事情罗列出来,会让人感觉胡子眉毛一起抓,不清晰,实际上先确定角色更能全面的制定计划。作者教我们“以周为单位的角色平衡计划表”来针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。

        第一步,列出自己关键角色,首先应该要进行的是自我分析,确认自己在生活和工作中扮演的各种角色,一般来说有三个方面:首先任何人都是作为一个个体,然后是工作中的角色,比如产品经理、老师、设计师等;此外还有家庭中的角色,比如妈妈、女儿、妻子等。这三个方面的角色构成的我们主要的生活篇章,也是人生各个领域的平衡关系。

        第二步,根据这些角色,分别列举出一周内自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情。

        第三步再根据“要事第一”的原则,判断哪些事情是比较重要的,为每一个角色确立1到2个目标,让自己最大的精力用于重要不紧急的事务上。

        第四步,按重要性优先排序的方法把每项任务分配到一周中的某个具体日子去做,安排具体时间,让每日计划变成每日调整。

        第五步do it

        每天的计划也应该做到要事第一去。重新调整你的时间段,提高优先级。比如你可以约定每天早上一起床就做这个事情,起床第一件事就是先去把最重要最难做的先完成,把优先级提到最早,等完成这一事之后,再做其它事情。

      一旦设定了人生方向和人生目标,你就应该对自己实施有效的管理,帮助自己朝着这个正确的方向快速的前行。

        6.诚实守信

        诚信指的是自己对自己诚信,如果对自己都能做到诚信,那对别人也就能够诚信,因为对自己许下的承诺其实只有自己知道,但是当你违背了它以后,你心里面会产生愧疚焦虑。只有当你内心有足够坚定的价值观,以原则为自己的生活中心,一切遵循自己制定的原则,那么就才有可能去克服外界的一些欲望诱惑,给你带来的影响。生命不仅仅只有工作,也不仅仅只有家庭,也不仅仅只有学习,而是应该这些所有的集合,不屈服于一些外界影响而忠于自己的内心,信守对自己的承诺,忠实于对自己的积极的第1次创造。

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