永澄:你用不好“日程”,计划就会各种失败

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橙子学院的习惯养成群里昨天交流,有个伙伴在分享自己习惯养成的方法,并截了张图:


我一看就知道这个是错误的使用方式,不过我却并没有指出,可是他又继续推广着有明显错误的方法。作为橙子学院的习惯养成导师、作为讲Doitim和日计划起家的我呢,老妈子性子嗖地就上来了,在群里讨论了半天,主题就一个:日程根本就不是这么用的,虽然短期内有效果,但是可能将长期发展的天花板降低

这个话题比较复杂,涉及到用行动管理的方法解决习惯养成的问题。为便于理解,假设我们在玩游戏,习惯问题解决了可以增加5点的金币,但是,如果用上图这种方法解决习惯问题,可能会增加巨大的隐患,造成500点的金币损失!

“上图这种方式”指的是用日程,重新改一下这句话就是:用日程来解决习惯问题,可能造成500点金币损失。

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日程是什么啊?来看看下面这些任务:

  1. 完成一本书的阅读
  2. 19号晚上八点干货帮分享
  3. 书写学习方案定稿
  4. 周五跟小王联系看他是否收到建议书

在上面任务列表中,有一类任务,对执行时间有刚性要求,这类任务要求有明确的、具体的开始时间(例如:20:00)或者日期(1月21日)。这类任务称为日程任务,平时记录到日程表中

除了日程任务之外,其他的任务并没有确定的开始时间,所以,不一定非要在某一个时间或者日期启动推进,只是需要抓紧去做就好了。这类任务并没有一个明确的名字进行划分,在GTD中被成为ASAP。这类任务通常使用List的方式来管理,常见的工具有:手账列表,Doitim、日事清、Omnifocus、滴答清单、Wunderlist等软件。

日程任务有一个非常重要的特点,那就是:日程中出现的任务,优先级一定是最高的。比如说,我有个任务A:1月27日19:00参加产品发布大会,那么,到那时任何其他任务都要为它让步。日程表只记录对时间有刚性要求的任务,所以,一定要谨慎将任务随意写入到日程表中

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日程,中文的释义为:太阳运行的规则、程序、章程。由于太阳的运行从来没有变化,所以,隐喻日程也是不可随意改动的,也就是说,日程表中的任务,到开始时间必须要开始执行的,不允许有变化。而这一点并不是每个人都知道的,由于认知不到,就会出现各种错误,让我们一起来看看日程使用中常见的3个随意错误:

一、随意将任务写入日程表。这是最常见的问题,尤其是发生在初学者身上。初学者在学习行动管理的时候,总是会掉入到一种虚妄的幻觉中:觉得自己只要做好计划,计划就能实现。于是,会出现尽一切可能把所有任务都设置上开始时间,让自己力争在某个确定的时间上一定开始推进某个任务。但是,如果计划的每件事都能实现,那你岂不是可以预见未来的先知了?

我们通常会说:日程表中的时间都是被他人占用的时间。如果充分理解了这句话的含义,你会发现如果涉及到其他人的任务,那就必须准时准点,否则它将损害你的品牌和影响力。而很多任务的排程安排,并不见得非要在某个确定时间点开始。所以,如果不是必须要增加开始时间的任务,就尽可能不要给任务添加开始时间,不让它进入到日程中。

这类错误中,最常见的就是把每天的时间安排地很精准,例如:几点几分就要做某某某事,我将这种做法称为主席式或者高中生式做法。不见得安排好每天几点几分去做什么事的方法不好,而是,该方法只适用于可以预见自己要干什么事情的人,而不适合变化、弹性很大的人。

二、随意设置重复任务。本文开始时截图的范例看上去是一种重复任务,所谓的重复任务,就是指定期出现的任务。由于这个定义很简单,很多人不关注定义的细节:定期出现的任务,指的是必须要完成的任务,而不是可做可不做的任务。也就是说,重复任务这个概念背后隐藏着一个前提假设,所有重复任务必须按照要求启动或全部完成,因此,重复任务是可以写入日程表中,便于后续的管理。

由于概念不清楚,很多人认为自己想要重复做的任务就是重复任务(这是错误认知),比如说习惯养成。我见过最多的就是:早起30天、每天跑步XX时间/公里、每天背单词XX个、每天输出文章1篇……这里所有的任务,都是自己想要做的,并且自己觉得重复做就能养成习惯(习惯根本就不是通过重复做而养成的,又是个认知问题),所以就会“自己想要的”等同于重复任务。这里就有一个大坑:自己想做的,不一定真的每天就去做,知道和行动之间的差距之大,我想你是明白的。如果把自己想要做的任务写入日程,很可能会留下很多到了开始时间却还没有开始做的任务。

三、随意改动日程表的内容。由于随意增加了日程表的任务,无论是通过直接增加,还是通过重复任务增加,都会导致日程表里的任务非常多。可是,世事无常,人生常态是不稳定、混乱态的,我们很难预估下一秒会发生什么。当出现任何变动,那张已经写满日程的工具表,都可能做大幅度的调整。

日程是神圣不可侵犯的地方,没有硬性时间要求的任务不要写入其中。那么,其实仔细看一下前面提到的三个主要错误,都会导致一个结果:你不再相信日程表。因为,写进去的任务很多都不会在那个设定好的开始时间时启动,那么,我们为什么还要使用日程表呢,那就随意去随便执行任务就是了?日程表也就没有存在的必要了,更谈不上信任了。

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给你一把菜刀,你要怎么用?快剁、纵切、斜切、细拉,哪一种刀法你会?还是说你只是会拿起刀装装样子?

日程表就好像一把菜刀,它只是一个目标落地的工具。道术器用是我们传统的层次思维方式,如果日程表属于器的层面,那么它一定有道和术层次上的内涵,如果不了解它的内涵,很可能就只是空举着菜刀装装样子罢了。

所谓的道,我认为包括两点:一是从容,二是高效地处理承诺。日程表将那些必须要做的任务、被他人占用时间的任务给综合呈现出来,核心目的就是让我们提前做好准备,届时能够不慌张、能够维系着很好的个人品牌和影响力。而它的术也并不难,在GTD、行动管理中都有提到过,是处理四步法中的第四步(做不做、谁来做、复杂么、怎么做)怎么做的内容,关于日程表中任务的做法已经被反复谈起:清晰思考、分解到位、提前准备、扎实落实。

这样说,就可以看出任务、计划、日程之间的关系:



我觉得一张图已经说得很清楚了。举例来看,啥叫周计划,就是把本周内的任务不断规划排程,最后形成任务列表,这个列表就是周计划。

好了,最后我们总结一下,关于日程最重要的知识基本上就是几条:

  • 最高优先级的任务;
  • 神圣不可侵犯的地方;
  • 最常见的3种错误;
  • 日程的道术器;
  • 关键词之间的关系等。

其实,日程工具管理的对象是“行动”,我却一直在提“任务”,之所以明知道有问题还是会用“任务”一词来具体解释,因为,究竟用哪个词对于很多全新的伙伴来说,并没有太大差别。所以,我也就不去较真纠正了,但是如果你是票友,请记得日程工具所管理的对象是行动,可能您需要多想一点点。

昨天的留言又是高能频出,树丰老师在努力写出更好的留言来获得最佳互动奖,从头越15、Ray、Mi等伙伴也都很棒。但是我把最佳互动奖送给Digman,他极其认真,来来回回对比说明,更重要的是Digman回来啦,就像前几天药山老师一样。Digman,你可以拿着本文的截图,向我提出任何问题,我都会全力以赴为您解决的。

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