Is  there  an ethical  role  for Human  Resource  practitioners,  today when        undertaking  recruitment and  selection?    

With  an  array of  economic  pressures and increased competition, many  people  are trying  to  achieve more  by  reducing resources  and  reducing funds.  Usually  a firm  deal  with stakeholders  who  are customers,  suppliers,  employee, employer.  Due  to deal  the  different stakeholder,  business  ethics is  gradually  becoming a  concerned  issue, even in human resource management. The fundamental ethical 

responsibility  in the  field  of human  resources  focuses on  two  principal obligations:  the   responsibilities   of  employees   to   employers  and   organizations,   and  the  responsibilities  of employers  to  employees (MA  Razafiarivony,  2003). As  a  result, it   is   essential  to   recognize   that  the   HR   profession  can   play   a  crucial   role   in pressures  for  and against  change  in organizations.  CIPD  (2017) shows  that  human resources  as  a profession  have  unique advantages  that  can incorporate  principled  decisions into  day-­to-­day  business practices.  It  means human  resources  may face  challenge   assumptions,   individual  values   and   priorities,  and   exploring   universal goals   to   bring  the   organizations’   values  to   life   from  each   part   of  daily   work.   In considering  whether  or not  human  resource practitioners  have  an ethical  role  in the   contemporary   business  environment,   this   essay  is   based   on  practical  recruitment  reflection to illustrate  that  human resource  practitioners  have an  ethical  role from  the  perspective of  undertaking  recruitment and  selection.  The argument  is  presented in  three-­part  with the  recommendation.  The first  part  will state the  human resource  practitioners’  ethical role  of  ensuring information  consistency  in recruitment  and  selection. The  second  part will  illustrate  the equality  of  making interview   question   in  recruitment   and   selection.  The   last   part  will   focus   on  the  importance   of  ethical   role   when  human   resource   panel  group   are   making  the  decision. 

Ethics  have a  vital  role in  the  recruiting process  and  affect employee  turnover.  Although there  are  laws to  protect  certain people  during  the hiring  process  and help   to   maintain  professional   ethical   standards  when   hiring   employees,  HR  professionals   still  face   difficulties   beyond  these   principles,   which  is   information  consistency  in   recruitment.   The  ethical   role   of  Human   resource   practitioner ensures  information  consistency in  job  description will  have  an enormous  impact  on employee  turnover.  An honest  job  description will  build  a trust  bridge  between employer  and  employee in  the  first stage  of  recruitment. Evidence  from  SHRM (2012)  shows  that it  is  crucial for  HR  professionals to  consistent  all information  throughout  the recruiting  process.  Placing incorrect  Job  ads for  positions  will cause  dissatisfaction.  In considering  practical  recruitment, a  job  description contains  a  significant amount  of  information, including  skill  requirements, job  offer,  working conditions,  location  and the  primary  purpose of  the  job. Faced  with  such important  information,   information  asymmetry   could   mislead  candidates   and   cause dissatisfaction  in  future. Herzberg’s  (1966)  two-­factor theory  suggests  that work  itself  lead to  satisfaction.  That shows  the  healthy relationship  between  real work  itself  and job  satisfaction.  A job  description  is the  first  step for  potential  employees to   understand   job  information,   if   employees  are   recruited   due  to   inaccurate  information, they  will  be disappointed  and  result in  the  turnover. Although  some  arguments  claim   that   inconsistent   management  rather   than   inconsistent information  causes  the major  of  employee turnover.  Laser  (1980) argues  that  many operations  are  lacking written  job  descriptions, have  inadequately  defined work  roles  and standard,  but  the lower  supervision  plays a  significant  part in  turnover.  Poor  supervisors   may   be  inconsistent   in   their  behavior   and   lead  to   turnover  retention.  However,   inconsistent   management  is   essentially   information asymmetry.   A   job  description   is   both  a   method   of  information   presented   to candidates   and   a  reflection   of   whether  HR   practitioners   deeply  know   internal  understanding of  the  company without  limitation.  If HR  practitioners  are delivered  incorrect  information, it  will  cause information  error,  resulting in  an  inaccurate job  description.  Marchington et  al.  (2016) reveal  that  manager behaves  inconsistently  when implementing  HR  policies, also  have  little respect  for  HR work,  and  they view  HR   professionals   with  disdain,   which   result  from   adverse   communication   and information  asymmetry.  That means  the  inconsistency communication  will  make human   resource   practitioners   miss  department   changes,   lead  to   information  inconsistency in  recruitment  and selection.  Therefore,  in order  to  avoid information  inconsistency   result  turnover,   it   is  crucial   to   building  corporate   communication  between  human   resource   practitioners  and  managers.   The   following 

recommendation  probably applies  to  solving the  ethical  issue. Using  procedures  to  enhance   consistency.   According  to   Schreiner   (2017)  claims   that   working  to  establish  a workplace  in  which policies,  procedures,  and practices  are  consistent can  increase  employee understanding.  Make  sure to  communicate  both the  “why”  and  “how”   for   creating  standards   and   providing  templates   to   use  in   day-­to-­day  activities to  eliminate  confusion. In  conclusion,  human resource  practitioners  have an  ethical  responsibility  to make  sure  information consistency,  it  is necessary  to  build standard  procedure  to enhance  consistency,  or it  will  have a  direct  impact on  employee  turnover in  the  future. So  far  this paragraph  has  focused on  information  consistency. The  following  section will  discuss  the human  resource  practitioners'  ethical role  on  the equality  of  making interview  question. 

Equality  is a  crucial  issue that  affects  all workplaces,  no  matter their  size,  location or   occupation.   Human  resource   practitioners   have  a   responsibility   to  design  interview  question equally  for  everyone at  a  broad view  scale.  In order  to  be able  to  compare candidates  after  the interview  process,  a consistent  approach  should be  used  for each  interview.  All candidates  should  have the  same  opportunity to  be asked identical  questions.  These questions  should  be based  on  job descriptions  and   the  skills,   qualities,   and  experiences   required   for  the   role.      Evidence  from  Kursmark  (2017) claims  that  the fair  hiring  law  is designed to  provide  adequate protection   to   each  candidate   during   the  interview   and   selection  process,   all  candidates should  be  carefully planned  and  interviewed to  ensure  equal treatment  for  all applicants.  In  considering the  process  of making  question  list in  practical  recruitment, even  if  faced with  candidates  from different  backgrounds,  it should  be  asked the  same  question related  to  the position,  rather  than arbitrarily  change  to ask what  human  resource practitioner  want  to know.  While  some voices  show  that whether  the  interview question  is  same or  not,  it will  not  have a  strong  impact on  organization  management, especially  in  Asia. Partrick  (2016)  points out  that  the concept  of  face (miànzi)  defines  all business  relations  in China,  Chinese  HR likes  to   use  different   questions   to  interview   a   person's  emotional   quotient   during  an  interview  to evaluate  whether  the candidate  has  "mianzi"  to deal  with  relationship (“guanxi”)  in  the workplace.  However,  due  to  the changing  nature  of work  under  globalization,  the economy  is  also continually  merging,  multinational Enterprise  is  gradually  growing,   the   strategic  integration   of   culture  and   development   at  the  international   level  that   involves   the  consistent   identification,   development  and  strategic  deployment of  high-­performing  and high-­potential  diplomatic  employees on  a  global scale.  The  interview is  an  opportunity for  candidates  to get  their  first impression  of  the business.  Therefore,  faced with  cultural  differences, establishing  a  fair and  unified  recruitment benchmark  is  very necessary  for  potential candidates  regardless  of  the  country. As  mentioned  in  the  text, the  interview  questions in  some  countries are  flexible,  while the  modern  global society  needs  to recruit  talents  at an  international  equality scale.  The  following recommendation  probably  applies to  solving   the  issue.   Enhance   HR  understanding   of   recruitment  laws   and   cultural differences  in  different countries.  According  to Schaffer  Associates  (2015) shows  it  is illegal  for  employers to  raise  issues related  to  the protected  class  in the  fair  employment law,  such  as race,  gender,  nationality, religion,  military  status, age  or  relationship. Therefore,  it  is necessary  to  train cultural  and  hiring policy  courses  before  creating   interview   questions  in   each   recruitment.   In  conclusion,   on   the environment  of  globalization,  to pursue  the  long-­term development  of  the  company,  human  resource   practitioners   have  an   ethical   responsibility   to  design   interview  question equally  for  everyone on  an  international scale.  Having  defined the  ethical  role of  human  resource practitioners  on  interview question  making,  now move  on  to discuss  non-­  discrimination  during human  resource  panel group  decision  making.    

Despite  the fact  that  equal employment  opportunity  legislation gradually  regulates  diversity management  in  the workplace,  Ethical  issues in  employee  selection have  not  been widely  studied.  Human resource  practitioners  play a  crucial  ethic role  in  anti-­discrimination   when  deciding   for   selection.  Lowry   (2006)   claims  that   HR practitioners  play  a  more  significate role  in  the selection  of  talent based  on  the company   and   have  more   responsibilities   and  autonomy   in   decision-­making.  Evidence from  Nhung  T. Nguyen  (2013)  points out  that  employee selection  is  an interesting  area  to consider  when  making suitable  employment,  and in  this  area, you   can   view  the   role   of  ethics   in   decision-­making.   It  is   vital   importance  that  candidates  are to  be  selected based  on  merits, applicants  are  to be  hired  based purely  on  qualities such  as  knowledge, skill,  and  ability in  accordance  to need  of  the organization.  In  considering the  process  of panel  group  decision making,  one  of the  candidates  come from  different  country, age.  Hiring  decision making  relies  only on  relevant  and job-­related  Information.  Human resource  practitioners  should stand   in   a  fair   and   objective  perspective   to   make  talent   selection   with  non-discrimination  on  religious, culture,  race,  gender, sexual  orientation  or age.  While  some arguments  claim  that employees  who  share common  religious  beliefs or  of  the same  nationality  at work  can  contribute to  the  improvement of  work  efficiency. Meyer  (2012)  argue that  in  an ideal  work  environment, employees  and  employers with  the  same religious  belief  do  not  conflict with  each  other. Gerdeman  (2017)  points  out   that   employer  favor   men   not  because   they   are  prejudiced   against  women, but  because  men perform  better  on average  at  specific tasks.  However,  as the  society  progresses and  pluralistic,  the qualities  of  the talent  are  continually improving,  employers  may hire  employees  from different  countries  and religious  backgrounds.  Therefore, the  negative  impact of  cultural  conflicts will  become  lower and  lower.  Moreover, data  from  Easton (2015)  shows  that the  number  of Chinese  women  accounts for  51%  take the  high  position in  senior  exclusive management,  About   21%  ladies   in   the  approximately   550   listed  companies   hold   important positions   on   the  board   of   directors.  Therefore,   outstanding   female  talents   are  continually  strengthening   under   social  progress.   Talents   should  be   selected   by work-­related   ability   rather  than   objective   biases.  To   address   the  problem   of  discrimination   in  the   talent   selection  on   the   workplace,  the   Human   resource department   should   design  HR   practices   can  into   formal   HR  policy,   HR-­related  decision-­making,   and  the   enactment   of  HR   policies   and  decisions   with  discrimination.   According  to            Stamarski   et  al.,   (2015)   suggest  that  discrimination  in organizations  can  be seen  in  HR  practices  that affect  employee  hiring,  training,   compensation,   and  promotion.   Therefore,   implementing   the discrimination   HR   policy  in   the   recruitment  process   can   gradually  solve   this  problem from  the  beginning. In  summary,  recruitment or  hiring  process is  the  vital step   in   selecting  human   resource   into  an   organization.   Human  resource  practitioners   have  an   ethical   role  in   selecting   talents  equally   when   making  the  decision,  it will  highly  impact on  the  successful performance  of  the organization  and  avoid discrimination  from  the early  stage.  In general,  due  to the  economic  globalization,  ethical has  become  a significant  concern  in the  company.  Ethical culture  is  essential to  help  companies shift  their  focus from  short-­term  profits to  long-­term  sustainable development,  ensuring  the organization  can  benefit from  shareholders.  Human resource  practitioners  take an  essential  role in  dealing  with ethical  issues.  This essay  starts  with three  different  views  of   recruitment   and  selection   to   evaluate  there   is   a  noble   role   for  human  resource   practitioners.   In  the   first   part,  human   resource   practitioners   have  an  ethical   responsibility   to  ensure   information   consistency,   it  is   necessary   to  build  standard   procedure  to   enhance   consistency,   or  it   will   have  a   direct   impact  on  employee  turnover in  the  future. So  far  this paragraph  has  focused on  information  consistency.  In   the   second  part,   human   resource  practitioners   have   an  ethical  responsibility  to design  interview  questions equally  for  everyone on  an  international scale.  Having  defined the  ethical  role of  human  resource practitioners  on  interview question   making,   now  move   on   to  discuss   non-­   discrimination   during  human  resource   panel  group   decision   making.  In   the   third  part,   human   resource practitioners   have   an  ethical   role   in  selecting   talents   equally  when   making   a decision;;   it   will  advance   the   performance  of   the   organization   and  avoid  discrimination  from the  early  stage. These  three  views demonstrate  dialectically  that  human   resources   should  have   ethical   responsibilities   when  undertaking  recruitment  and selection.  If  human resource  practitioners  implement ethical  role  in  each   stage   of  recruitment   effectively,   then  it   will   affect  the   exceptional  performance of  the  organization in  the  long-­term development. 

Reference  List: 

CIPD  (2017). Business  ethics and  the  role of  HR.  London, The  CIPD. 

Easton,  N (2015).  Why  are  so many  women  in china  rich?.  Fortune. Last  updated:  15  January   2015.   Available  at:  http://fortune.com/2015/01/15/the-­number-­of-chinese-­women-­in-­top-­corporate-­jobs-­is-­exploding/  [Accessed 21  March  2018]. 

Gerdeman,  D   (2017).   Why  Employers Favor  Men?      Harvard  Business   School.  Last updated:  11  September 2017.  Available  at: https://hbswk.hbs.edu/item/why-employers-­favor-­men  [Accessed 21  March  2018]. 

Herzberg, F.  I.  (1966). Work  and the  nature  of  man.  Oxford, England:  World. 

Kursmark,  L (2017).  Keep the  Interview  Legal. [Online].  Hiring Monster.  Available at:https://hiring.monster.com/hr/hr-­best-­practices/recruiting-­hiring  advice/interviewing-­candidates/legal-­job-­interview-­questions.aspx   [Accessed  21  March  2018]. 

Lowry,  D.   (2006).   HR  managers   as   ethical  decision-­‐makers:  Mapping   the  terrain.  Asia Pacific  Journal  of Human  Resources,  44(2), 171-­183. 

Laser,  S.   A.   (1980).  Dealing   with   the  problem   of   employee  turnover.  Human  resource  management,  19(4), 17-­21.  Meyer  E, B  (2012).  Religion  at Work:  The  Perils of  Requiring  “Christian Only”  Hires. 

Talent    Management  of  HR.   Last   updated:   18   June   2012.   Available 

at: https://www.tlnt.com/religion-­at-­work-­the-­perils-­of-­requiring-­christian-­only-hires/  [Accessed 21  March  2018]. 

Marchington,   M.,  Wilkinson,   A.,   Donnelly,  R.,   &   Kynighou,  A.   (2016).  Human  resource management  at  work. Kogan  Page  Publishers. 

Nguyen,  T.  N. (2013).  Ethics  in Employee  Selection:  What You  Want  to Know  but  are  Afraid   to   Ask.  Journal   of  Business   &   Financial  Affairs.   [Online].   Available at: https://www.omicsonline.org/open-­access/ethics-­in-­employee-­selection-­what-you-­want-­to-­know-­but-­are-­afraid-­to-­ask-­2167-­0234.1000e124.pdf   [Accessed  21  March  2018].    

Patrick,  K.(2016). Do’s  and  Don’ts of  interviewing  in China.  July  23, 2016.Tutor  Ming Chi  nese  for Business  Blog.  [Online].  Available  at: http://blog.tutorming.com/business/dos-­and-­donts-­of-­interviewing-­in-­china  [Accessed 21  March  2018]. 

Razafiarivony,  M. A.  (2003).  Business Ethics  and  Human Resources.  International  Forum  Journal.  [Online].  Available at: http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.198.9067&rep=rep1&type=pdf  [Accessed  21 March  2018].  Stamarski, C.  S.,  & Son  Hing,  L. S.  (2015).  Gender inequalities  in  the workplace:  the  effects of organizational  structures,  processes, practices,  and  decision makers’  sexism.  Frontiers  in psychology,  6,  1400. 

SHRM (2012).  Recruiting:  Ethics:  What are  some  common ethical  dilemmas  that HR  professionals  face during  the  recruiting process?  How  should we  handle  them? [Online].  Society  for Human  Resource  Management. Available  at: https://www.shrm.org/resourcesandtools/tools-­and-­samples/hr-qa/pages/ethicaldilemmashrprofessionalsface.aspx  [Accessed 21  March  2018]. 

Schreiner,  E.(2017).  What Can  Consistency  at  the  Workplace Provide?  [Online].  Small business.  Available  at:    http://smallbusiness.chron.com/can-­consistency-­workplace-­provide-­21312.html  [Accessed 21  March  2018]. 

Schaffer  Associates (2015).  Fair  Hiring  Laws: Dos  and  Don’ts for  the  Interview Process.  [Online].  Schaffer Associates,  US.  Available    at: http://schafferassociates.com/fair-­hiring-­laws-­dos-­and-­donts-­for-­the-­interview-process/  [Accessed 21  March  2018]. 

Appendix: 

Stage  of  the 

  recruitment  process 

you  undertook 

  for  the  practical 

Ethical  considerations 

OCB  Theory  link 

Job  Description    

Information  consistency:  The 

  job  role,  vacancy 

  and  job  offer 

  should  be  based 

  upon  the  recruitment 

  policy,  ensure  the 

  consistency  of  information 

  and  reality. 

Lecture 

  4  –RTM  strategies 

  (on  the  part 

  of  define  requirments in 

  recruitment  and  selection) 

Interview  Question    

Equality:  Interview 

  questions     must  be 

  the  same  for 

  all 

candidates. 

Interview  questions 

  should  be  allocated 

  equally  for  each 

panel  member.    

Lecture 

  9  on  week 

  ten  (Ethics  and 

  OCB)  e.g.  Bias 

  within  interview    

Panel  Group 

  Decision 

Making

Fairness:    

When  making 

  an  employment  decision, 

  it  should  be 

  based  on  relevant 

  job-­related  information  and 

  must  not  discriminate  race, 

  religious  or  political 

  opinions,  gender,  age, 

  or  sexual  orientation. 

Lecture 

  5  -­  Managing 

  RTM 

Lecture  9 

  on  week  10 

  (Ethics  and  OCB) -­  HR  and 

  Business 

Context 

  (Protected  characteristics  ) 

Marking  Criteria 

Objective: 

The  scoring 

  criteria  should  be 

  combined  with  the 

  issues  and  competence, 

  be  objective  and 

  fair  without  bias. 

Lecture  9 

  on  week  10 

  (Ethics  and  OCB) 

  –  .e.g.  Bias 

  within  interview  ( 

  Primacy  bias,  Affinity 

  bias,  Stereotyping, 

  Halo/Horns  bias, 

  Contrast  bias,  Quota 

  bias) 

SOWT  and 

  STEEPLE 

Analysis    

Owing  to 

  the  globalization  and 

  the  changing  nature 

  of  work,  the  external  change 

  has  a  great 

  affect  on  organization  business 

  strategies.    

Lecture  3 

  :  OCB  in 

  Context  and  OCB) -­  HR  and 

  Business  Lecture  9 

  on  week  10 

  (Ethics 

Context