在项目管理专业人士资格认证的要求基础上,我们认为项目要成功,项目经理应当完成以下5点基本的行为:选择适用的工程来实现项目目标;使用经定义的方法来满足需求;建立并维持与干系人的适当沟通与互动;遵守要求以满足干系人的需要和期望;在范围、进度、预算、质量、资源和风险等相互竞争的制约因素之间需求平衡,以完成特定的产品、服务或成果。而这5种行为的履行刚好与项目管理的全过程丝丝入扣,无缝贴合,本文就以课上进行的“猜图排序”模型为例,具体明晰在项目管理过程中怎样就核心的管理指标进行合理关切。
“猜图排序”的实践游戏就是由5-10人不等的小组根据提供的30张打印出的单独成页的图片,推断出其分别代表的1-30不同的数字,并按照自然数的顺序予以排列。最终最先完成正确排序的小组取胜。这不仅仅对组织成员个人的联想想象能力提出很高的要求,还是对小组内部合作分工能力的苛刻考验。
首先应当进行的就是项目整合管理,尤其是进行项目管理章程的制定。快速排序的项目目标、分配-识别-交付-整合的项目执行流程、对游戏规则漏洞的发现解读乃至运用方案等都是要首先明确下来的。不具备相关预考虑意识的同学就很有可能出现边游戏边在实践中制定计划的缺憾,在前几轮游戏当中丧失主动权。其次要进行项目范围管理,明确组织要进行的识别、排序、学习记忆的工作范围,还要说明依正确顺序统一上交的核心需求。再次要进行项目时间管理,该指标在这类竞速游戏中十分重要,在每轮计时1分钟的游戏环节要将各个环节合理排序并严格监督项目进度、控制项目时间,例如不能在排序上浪费过多时间,把更多时间给予识别和学习环节等。当然,这也要根据轮数进行灵活调节。
然后就是成本、质量和人力资源管理的环节。在控制时间的游戏当中机会成本十分高昂,一旦在某一轮识别认知的图片较其他组少或者在排序环节花费时间过多,就会对整个项目的进展产生连锁不良影响。这在质量管理环节同样适用,毕竟一旦一张图片识别出错就会导致数字装车或者数字空缺的致命问题。但是在实践之后还是很难对质量控制进行可视的有效提升,毕竟猜图这种主观性极强的活动第三人很难予以指导和调整,只能通过多轮研讨缓缓修正。人力资源管理更多的体现在人员分工上,最早几轮应当采用快速交换的策略,不求完成排序,而是追求全员完成对全部图片的识别,为之后的研讨确定奠定基础。之后再采取单人专职排序,他人专注识别并应声交付的分工策略。
接着便是项目沟通管理和风险管理。在研讨和游戏两个流程中,都应当探寻最为高效的沟通方式。在研讨环节,组织成员应当就个人识别的图片予以分享,由项目经理人主导回忆排序和争议讨论,形成排序方案。而在游戏环节,应当由专职排序者报数,他人在识别自己分管图片后,应声交付完成排序。在之前的环节曾经尝试的个人识别与排序并管的无沟通模式被实践证明可行性很低。风险管控环节是永远做不到尽善尽美的,活动一直伴随着风险而行。在游戏中,主要依靠反应灵活、在完成所属任务还有余力的同学履行提醒和指导义务予以填补,其他方面根本应接不暇,没有多余精力投入风险管理。至于采购管理和干系人管理,在这个游戏当中基本没有体现,就不再展开叙述了。
综上所述,在项目过程管理当中,项目经理人要尤其注重项目计划的制定和项目控制的一以贯之,前者能够对项目的完成起到事半功倍的效果,后者能使项目的质量与效益得到切实保证。这也是“猜图排序”游戏给我们最显著的启发和训练之一。