易效能179班第九次线上会议记录 （清单制作及应用/项目管理五大步骤/学员分享）2018年1月6日
一、主持人开场（3分钟）
主持人：Yilin
大家早上好,欢迎大家周末参加我们第九期线上会议。今天的流程跟往常一样，也是一开始每位大臣介绍自己的三个标签。
时间大臣：Deena大学生，在服装店打工，业余时间喜欢看纪录片
排麦大臣：Alice资深的地产投资顾问，喜欢追求健康和财富，喜欢晨跑和游泳
记录大臣：Frances 基督徒，两个小孩子的妈妈，政府公务员
二、班级情况汇报及分享
1.班委汇报班级过去一周情况
Kevin(3分钟)
感谢大家在这个周六来参加我们的会议。我的三个标签：第一我是亚太集团的地产投资顾问；第二呢我是两个男孩子的爸爸，一个是还在妈妈的肚子里；第三我是旅行以及摄影爱好者。
本周由我来代表班委和大家汇报近一周的工作。首先我们五位班委在过去的两个月践行当中，我们基本上每一天一小时的早会，会讨论当天我们最需要解决的问题以及当周我们的活动计划。晨会的目的就是希望我们可以通过各种不断变化以及非常有趣的活动来带动大家的积极性；二就是可以鼓励大家积极的参与，然后帮助大家顺利有效地完成对九十天的践行。比如说我们每周日呢都有线下的晨跑活动。活动议题我们就会每天在晨会当中讨论，比如说下一次跑步场地的选址。如何能最大的满足所有有愿意参加跑步的同学，然后还有跑步结束后的活动安排，比如说有时候会做一些ＡＢＰ的讲座，有时候会做一些BBQ的活动安排。在这个九十天当中，我们可以相互激励，过了这个九十天呢可能就没有这么好的大家陪伴的一个机会了。但我们的宗旨是希望过完就之前我们还可以一起往下走。除了我们每天的晨会以外，我们第二个主要工作就是班委会在每一次会议结束以后，会讨论下一次会议的筹办，由哪个小组筹办，是线上还是线下，然后每个角色分工，角色定位以及教练人员的指定。我要借此机会特别感谢我们的总教练红姐，特别无私地为我们179班付出时间与精力，也感谢一下我们每一位班委。小波每天要花很多的时间给大家总结当天的打卡成绩并编辑文字来鼓励每一个小组，Chris给大家安排晨跑的活动，包括来制作海报，包括接龙报名包括带头领跑。Thomas正好本周在国内休假但是每天都还是会在微信里面关注大家的工作进展以及总是积极地要求自己可以承担更多的责任。尤其我要感谢班长Ivan每天早晨七点二十分准时语音骚扰我们。我们担心九十天以后呢如果没有人骚扰会不会不适应。然后特别关心一下班长吧因为最近班上操心太多，可能身体有点抱恙，希望他可以早点恢复健康。本周的单位工作汇报就到这里吧。然后我希望呢我们179班可以一直像这样团结起来一直走下去，实现自己的初心。谢谢大家。
2.优秀组长分享小组践行经验：六组组长Susan(3分钟)
下面我分享和总结一下我们六组践行经验；我们六组总的来说非常棒非常积极正能量，主要是我们非常幸运有两位班委在我们组Thomas和Chris，他们非常积极，带头每天很早打卡每天晨练每天简书给我们组很好的带动作用；我们组的大姐阳光更是我们组每一位学员的榜样，也是阳光姐鞭策着我们朝着正确的方向继续前行，她在群里互动和带动，甚至常常提醒和纠正我们的心态和行动方向，她最年长住得最远身体还不是很好，不但每天坚持晨练，每次线下晨跑她也是从最远的地方赶过来，有阳光大姐在我们小组就不会走偏就会走的更远！我们组的会计师Flora工作很忙，两个孩子还很小，但是一直克服种种困难每天早起打卡每天晨练和简书，积极群中互动！我们小组还有两位非常优秀的年轻人Aria和JQ都一直积极正能量，无论在国内还是在墨尔本都坚持打卡简书，尽最大能力晨练；我们小组还有Alice母女每天坚持打卡晨练简书，这就是为什么我们组经常分数最高的原因，因为我们组每一位学员都在积极践行！我们不仅仅是为了集体荣誉，更是为了自己在践行，我们都想通过易效能努力成为更好的自己！我常常感叹和思索：为什么我们易效能的学员可以在没有利益的基础上可以这么齐心协力？除了我们有强悍无敌的班长班委负责和鞭策，更主要的我们是一群对的人，我们都对自己有要求都积极正能量都想成为更好的自己，所以我们拥有了一个正确的圈子！我们在不断学习和进步中！
早睡早起早锻炼对我有什么意义呢？有朋友问我，你又不用上班，你时间自由，想睡到几点就睡到几点，还为什么要早起呢？的确，没有任何人要求我必须早起，就是因为我现在没有任何外来压力，没有工作压力没有经济压力没有精神压力，我才更需要自律更需要对自己有要求，我不能让自己迷失在安逸的生活中！我要更加努力给孩子做榜样，给团队小伙伴做榜样，孩子不会听我们说什么而是看我们在做什么，做成了什么！努力是一种状态是一种生活态度，自律与现有经济水平和生活状态无关，自律是一种自我要求自我完善自我成长的精神追求！唯有高度自律才有真正自由！今天的我要努力超过昨天的自己！
3.优秀学员代表分享践行心得，收获与喜悦：一组家祺(5分钟)
我的标签是1）澳洲商圈全媒体的客户经理；2）全球旅行爱好者和探索者；3）冥想和思维升级的践行者。我大概分享三点我在易效能学到的很重要的：第一就是早睡早起的习惯和坚持跑步；从我上大学到之后工作，我的作息状态都不是特别理想，因为没有人监督，然后我比较晚上喜欢熬夜，一般到二三点睡。然后因为晚上睡得晚，早上也经常起不来。到公司以后也因为睡眠不足所以昏昏沉沉。我一直比较想改变自己作息。来到易效能有这么好的一个环境和一套方法，然后可以大家一起早睡早起，这对我说的话是一个机会。所以我觉得只是一个能够改变我这七八年的作息状态的一个很好的机会。早睡早起，给自己规定了就是晚上十二点前睡觉，然后早上七点前起床，然后起床之后每天要坚持跑步。所以我这一点坚持的非常好，平时上班，周末的时候即使到出国的时候，前一周在新西兰的时候我都有在各个地方跑步，然后也有记录。自己看到每天跑步的这个纪录的时候感觉非常自豪。我相信这一跑步的这个习惯我会继续坚持。在我日后的人生中也是形成我成功的习惯之一。
第二点要跟大家分享就是我学到Omnifocus这个纪录功能。我之前的这么多年，我的性格是喜欢创造，脑袋可能比较艺术。然后我一般做一件事情的话，我的大脑会给我很多其他的念头。比如我在做工作的时候，会有很多的杂事，打电话，发短信，交账单等等，这些杂事就非常牵引我的注意力，我一直对这个比较迷惑，然后也尝试了一些方法，也没有特别有效果。易效能的这个Omnifocus可以记录在收件箱里，等到晚上的时候或者第二天的时候进行分类。就是这样的一个方法，能让我非常专注的做手头的事情，确实能够清空大脑，保持当下的专注。
第三个想跟大家分享就是我觉得我们有这样的一个集体是非常幸运的事情。这样一个集体就是大家可以有一样的目标，交流，一起努力来提高自己，我觉得是非常非常幸福。这前六十天我自己可能没有太多精力和大家来进行这个交流，觉得就是之后的三十天，我会要求自己在小组中扮演一定的角色，然后一起来沟通，一起来分享一起来共同进步。好的我的分享大概就是这些。把话筒交给伊林谢谢。
三、清单制作（15分钟）
发言人：技术教练兼5组教练 陈钟
讲解清单制作与应用。
大家好，时间过得很快，已经是第九期了。还有几个礼拜90天的践行就会结束，大家都收获怎么样呢？ 确认下发言时间。
圣诞新年放假回来后的第一次班会，下一次26号公共假期。
今天我和大家一起分享一下清单的创建，和使用的心得。
首先呢，如果大家仔细的回想下，脑海里叶老师上课时的那些镜头，一幕幕过滤一下。我保证大家肯定会对一个镜头记忆犹新，就是叶老师旅游前准备的出发物品检查清单。一项一项归类的特别整齐，大家是不是都特别的羡慕呢？好，那么如果大家仔细的听我讲完，就可以自己列出属于自己的行动清单了。因为列清单所需要的知识点，包括工具，基本上都包括在接下来的内容里面。
关于清单的介绍，我推荐给大家三本书：【清单革命】，【为什么精英都是清单控】，【聪明人都是清单控】。我已经准备好了三本书的电子版，会发到群里，供大家参考。
https://drive.google.com/open?id=1inIZXOm-cVNpXiJRGLmPw3YmXbsPXE59
三个格式:pdf,epub,txt.
第一本呢，大家可能不会陌生，樊登读书会有讲过。其他两本，也是非常不错的介绍清单的书籍。
我今天的讲解，主要分为4个部分：
1. 清单的定义和种类
2. 为什么要列清单
3. 如何列清单
4. 一些常用的APP
第一部分
定义：
什么是清单？是一种列出工作流程、要点、注意事项的工具，使用清单帮助检查流程、细节。
在我们所面临的问题，按照复杂程度，清单可以分为三类：
1.简单问题清单：日常生活中经常遇到的，譬如简单的算术和蛋糕烘焙，我们今天的会议角色清单，就是一个例子；
2.复杂问题清单：一般是工作中遇到的需要作为一个项目来管理的，譬如建一个大楼，或者医生手术、飞机驾驶、火箭发射；
3.极端复杂问题清单：如抚养子女，或者其他时间跨度较大导致复杂性增加的问题。处理其中的复杂问题和极端复杂问题时，清单的作用尤为明显，重要性不言而喻。
基本上来讲，和我们最息息相关的，主要是简单问题清单，其他的了解知道一下就好。这个，也是我主要想突出，并且对大家用处最大的，能够最好能够理解,掌握和应用。
第二部分
为什么用清单，因为清单可以让我们思路更加清晰，可以帮助我们解决问题，避免产生错误。
用易效能行动三角形第1步收集，也就是清空大脑，清空大脑最有效的方法就是用清单的形式，把大脑里面的杂事全部都列出来，会让看起来杂乱无章的事情瞬间变得有条理，(大家还记得上课时，我们清空大脑，给ominifocus列出清单，还有给水果排大小的游戏吗？)，清空大脑，避免杂乱无章，把事情列的有条理只是清单最简单的功能，它的作用远不止如此。,清单有很多好处，这里列出六个，只有自己做的时候，你才能真真切切地感到它的好处，给你带来的快乐：
1.列清单可减轻焦虑；
2.列清单可提升脑力；
3.列清单可让人变专心；
4.列清单可强化自尊心；
5.列清单可厘清思路；
6.列清单教会你预则立。
列出好处，最主要的目的是希望大家能够意识到清单的一个重要性，只有我们意识到了它的重要性，它才能在我们的日常生活中，更好的辅助我们，做好每一件事。
第三部分
如何列清单：
清单的五大原则，和我们相关的，主要介绍第一个，第二个。剩下的三个主要是工作场合，或者其他更复杂场合应用的，如果大家感兴趣，我们可以会后一起探讨。
简单至上：一个真正有效的清单不是“无所不包”的，而应该简单、可测、高效。清单的目的是为了简单，而不是让事情变得更复杂。
持续改善：清单不是灵药，并不是有了清单就万事大吉，可保高枕无忧。清单的一大特质是需要持续更新、不断改善。
权力下放：拥有了清单，系统中各层级的权力、义务更加明确，运转效率更高。
激活团队：团队是执行决策的组织单位，清单的制定需要提高团队的凝聚力和潜能，而不是消解成员的积极性、降低成员的专业度。
在一份好的清单系统中，整个团队会迅速集结，团队成员各自发挥最大价值，即使互相之间并不熟悉，也不会影响协同。
以人为本：制订和执行清单的过程中，需要格外注意的一点是，要以人为根本。清单不应当成为人的束缚，解决问题的主角是人，而不是清单。
以上呢，是一些我们列清单的主要指导原则，我会给大家提供一下准备好的清单，供大家参考。
第四部分
-清单工具APP
Tools -清单工具APP
给大家分享一些实用的清单工具和软
件app.
(1)第一个app就是印象笔记，再输入界面有个方框，里面有个对勾。点击的话，就可以自动生成清单。可以在已完成的打对勾。点击换行，可以自动生成前面的小方框，比较简单，是电子版的，好用。截图
(2)第二个软件是备忘录，苹果手机的备忘录，你打开之后手机下方的输入框中，有一个是一个圈，里面有个对勾的图标，点一下就可以开始列清单，然后再换行它就会再出来，完成后也可以打勾。
(3)Todoist和奇妙清单，这两个app的话是苹果和安卓系统都有的，我只看过没有仔细研究过，大家可以去尝试一下。
(4)另外一个比较强大功能的一个清单的软件，大家都很熟悉，就是omnifocus，这个软件特别好，尤其是在我开头和大家分享的第一个部分，清空大脑，无论是工作清单，居家清单，社交清单？把你所有准备做的事情，你能想到的全部都写在omnifocus中，把大脑先清空，收集完了以后你还可以去把事情排程到你准备做这些事情的日期（周一到周日），排程结束后，到该做的日期时执行完后，可以打勾。执行了以后，打勾特别有成就感。
(5) 手绘版的清单，这个比较适合给小孩做，幼儿园或小学的小朋友，包括早睡清单，写作业的清单，出去玩儿的清单，最好是写好习惯养成的清单。这样的话每完成一个小习惯，那就打一个对勾，然后十个对勾换一朵小花呀，10个小花再换一个小红旗呀，如果他完成了10个小红旗之后，可以满足孩子的一个小心愿啊，这个对小孩来说特别好。可以把它贴在墙上呀，经常可以看到的地方。
总结：
学习时间管理，重要的是要有清单思维，分类思维。然后借用APP来进行操作（譬如Omnifocus，印象笔记 等等），这样对我们来说，做任何事情，就如同长了一对翅膀，在效能的路上更快，更高的飞翔，这种感觉，非常的美妙！
其实每个人的潜能是无限的，需要有人启动思维，认清事物的本质后进行行动和计划，开始后就会一天比一天有进步，有创造！
四、项目管理（20分钟）
发言人：红姐
在易效能里，需要多步完成的事情形成了项目，今天来学习如何进行项目管理。
A.“项目管理五步骤”
B.讨论用“项目管理五步骤” 解决生活和工作中的难题和项目
大家好，我是红姐，我给大家讲解锦囊中的项目管理，项目管理一共有五步：
公司做过项目的人都知道，正常的项目运营首先要定好宗旨，再确定愿景及结果，然后做头脑风暴，组织整理，最后找出下一步关键动作。做任何一件事情，都可以用这五个步骤，让我们能快速找到下一步行动。
第一：什么是我们要做的事情的主题/目的
第二：要达成什么样的结果；
第三：头脑风暴
第四：整理头脑风暴当中所产生的想法
第五：明确下一步行动
在OmniFocus里面把一类的事情归结到一个项目后，每一个项目底下就有很多行动清单，每一个行动清单都有不一样的上下文、不一样的时间，清单加工过程中要找到下一步行动方向。不管项目有多大，只要我们找出每一个小的行动方向就可以最终完成目标。
如果以90天践行线下班会作为一个项目，那么项目管理将产生如下结果：
1. 宗旨：（为什么开班会？目的是什么？）积极，快乐，干货满满
2. 达成结果：参加的学员都能全程参与，每个人都得到自己想要的成果，增加链接度，参与学习碰撞出更多践行的火花，优秀学员相互交流学习心得。比如随时收集、整理、检视，软件使用等等
3. 头脑风暴：我们怎样开一个好的线下班会？开好班会需要哪些步骤，会议角色，主持人，记录大臣，排麦大臣，物品管理，宣传组（时间，地址，人物，内容，），联络组等
注：头脑风暴的前题：不评判，不指责，不讨论，不打压。要说：“您讲的太好了，太重要了，我怎么没有想到呢？”由此建立一个安全讨论的空间，让大家畅所欲言。
4. 整理头脑风暴中出现的不同想法。
把收集的内容进行整理，在整理的过程中，找出每个小项中的一个可执行实施方法。
5. 找到下一步。
项目确定后，为每一个项目准备材料也是非常重要的。常规的资料必须整理得很好，首先不会丢失，其次容易找到，再次优中选优。比如说，打电话首先必须有电话清单/联系人名单；其次，这些名单能够随时随地调用；最后，假设认识5000人，要筛选出里面最重要的经常问候的人（也许只有50人）。需要把联系人分级：重要的人定期见面，次重要的定期打电话，再下来的可能定期发邮件，最后有一部分人发微博、微信。
在很多人的印象中，项目是一个比较宏大的工程，很多都是工作方面的，这跟我们的时间和事务管理有什么关系呢？
的确，大多数人对项目的定义是需要耗费相当一部分资源和时间来完成的事情。但在戴维·艾伦的GTD理论中，他把项目定义为需要多个步骤才可以完成的工作。也就是由多个明确的“下一步行动”所组成的合集，有些是在时间上必须按照先后顺序来执行的连续性动作，有些是没有先后顺序的平行性动作，还有一些是相关性不是很紧密的事情的集合。
可这样的定义对于我们事务的管理有什么样的帮助呢？很多人会有些不解。
这是因为我们在工作中碰到的很多事情都不是一个动作可以完成的，它们大多是由许多小事务杂糅在一起的事务团，当人们面对这些小事务团成的事情时会觉得这件事非常庞大复杂，在这时，人们就容易产生一种“老虎吃天，无法下爪”的感觉，于是在各种畏难情绪中不愿付诸行动，导致了事务的拖延，在心理上也非常容易形成内疚情绪，给人带来紧张和压力。
而把项目定义为多个明确的“下一步行动”的组合，给了我们重新审视此类复杂事件的机会，让我们明白通过一定的步骤和方法可以理清项目事件中的先后顺序，从而开启下一步行动。
讲到这里，大家是不是略有所悟：“那到底通过什么样的方法来办到呢？“
“戴维·艾伦给出的方法更确切地说是一种思考问题的方式，这种思考方式在我们的生活中被随时运用，但是我们日日用而不知。对于这个方面我们最好是拿个案例来说说.
实操环节 – 线下班会 （此环节是红姐与班委以问答形式进行，以下记录的是总结版）
目标和原则
我们要搞一个大家参与度高，有活力，轻松欢快，干货满满的线下班会。
展望结果
通过这样的一个班会，可以达成以下结果
• 沟通感情，可以面对面的更有温度的交流
• 在墨尔本认识更多的华裔朋友
• 学习更多的干货
• 有共同爱好的人聚集在一起共同学习进步
头脑风暴
• 安排所有的角色
• 安排场地
• 布置会场
• 为大家准备早餐
• 线下活动的这个内容
• 海报通知
• 选定主持人，发言人
• 确定时间
• 确定外联，保持畅通的联系
• 突发事件
牢记头脑风暴金句：“你说得太好了，太重要了，我怎么没想到呢”
组织整理
我们把这些东西全部都罗列出来了之后要进行梳理，因为刚才头脑风暴的时候重数量而非质量。当所有的想法都摆在面前时，我们就能够很容易发现其中的关联，明确其中主要和次要因素，先后次序，以及事物的轻重缓急。组织整理就是一个梳理过程。
明确下一步行动方案
确定时间/场地 海报通知等等。
五、分享收获:(3分钟）
一组Alice:(3分钟）
大家好！我是一组成员Alice, 很高兴能有一点时间和机会，与大家分享我在易效能践行中的体会。
易效能课程是一个帮助我们大家生活和工作的更好的工具，其中有两项我最认可: 一是早起慢跑，血液循环和呼吸都得到了活跃和激荡，奠定了一天充沛的精力。二是用清单和日历。方便我们忙碌的生活反思规划，然后高效率去执行。清单和日历，尤其是清单我觉得很方便，生活随时记录下来自己的想法。都是很有效的好工具。
目前执行最好和受益最大的就是早晨慢跑，它能让我筋骨舒展一天，活力充沛。有体力和精力完成一天的作业。
整个过程，我都是量着自己生活和工作的需要和实际情况，尽自己所能地使用易效能的一些工具和参与活动。我很了解自己，目前生活和工作都非常忙碌，每一点时间都是一个萝卜一个坑地在使用，所以很多线上线下的活动，如果自己不能做到，我就明确不去承诺。
当初易效能吸引我参加的，就是坚持晨跑和利用工具提高效率。我是有拿出时间，做好这两件事的思想准备的，所以即使中途遇到各种各样的困难和干扰，但为促进自己继续做好这两件事，不但坚持不下车，日后也把它们作为自己的习惯。
对于易效能的各种工具，我觉得要灵活应用，不死板教条，以致反倒影响自己的生活。
例如，早晨六点左右起床后是最忙碌的时间，晨跑冲凉，预备一家人的早餐吃早餐等等，最晚也要忙到八、九点钟才能开始工作。我本人有好几次的经历，七点之前开手机打卡，看到昨晚因为早睡留下的信息，还有再加上团队很多人都是夜猫子型，昨晚都有通告或交流，觉得自己第二天早晨已经落后一拍，忍不住马上及时回复！以致挤占时间，导致后面的事项凌乱。
所以，我就决定到8点之后才开手机，集中精力做好眼前的每件小事，不受纷扰。
还有，偶尔必须晚睡，我就不再苛责自己一定早起了，不然一天都精力不够，得不偿失。总之一句话，易效能中的好工具要根据每个人的工作生活情况，尝试和加入这些工具，灵活运用，真正有帮助有好处，我相信，这也是老师和教练们帮助我们的初衷和目的。将来完成了90天的践行,也要把在其中养成的好习惯，一直使用下去！谢谢大家~
六、会议总结及本周作业（3分钟）
【本周作业】：
刻意练习
制作两份清单；
阅读《幸福的方法》里的关于四个汉堡部分
检视本周个人目标与易效能践行目标达成情况；
金牌任务
养成用印象笔记写晨间日记的习惯；
深度体验一次断舍离；
写周检视到简书，分享到班级群；
