如何既要捕鱼,又要摸鱼?(时间管理 四象限+甘特图)

最近随着毕业论文截至日期临近,身边的小伙伴们各种症状都出现了,焦虑、狂躁、失眠… 甚至有人连续几天做梦都在打开word文档码字的…

所以,和大家分享一个思维模式:把时间当作朋友。

时间是无论你在意不在意它,它都一直坚定不移地往前走的。我们能做到的,不是管理时间,而是规划好自己的安排,有步骤地和时间这个老朋友一起向前走。

关于如何和时间做朋友,先安利一个视频: 

高尔夫球 石子 沙子_腾讯视频


“我们有能力去完成任何事情。

真的,任何事情。

如果,我们善用时间的话”


一堂美国哲学入门课,教授在课堂上,拿出一个塑料罐,往里面倒了很多个高尔夫球,问学生:“这罐子满了吗?”   学生说:“满了。
教授再拿出一杯小石子,倒了进去,问学生:“满了吗?”学生说:“满了。”
教授继续拿出一杯沙子,继续倒了进去,问学生:“现在满了吗?” 学生说:“满了。”
教授还拿出两杯啤酒,往里面倒了进去,学生们哄堂大笑。


教授说,把这罐子想象成你的人生。

高尔夫球是重要的东西(健康、家庭、热情),

小石子是其他重要的事情(工作、房屋、车子),

沙子是其他不重要的事情。

如果你一开始就往里面倒满了沙子,那高尔夫球、石子就没地方放了。

人生也是如此,如果你把时间和精力都放在一些琐碎的事情上,你就没有时间去在意真正重要的事情了。


有个学生举手问教授,那啤酒是啥?

教授回答:“很高兴你问了这个问题。它表示,再忙也要安排出和朋友喝个啤酒的时间。”


这视频可以用来理解美国管理学家科维(Stephen R. Covey) 提出的“时间四象限”理论。

把重要不紧急的事情优先安排(高尔夫球类型),

把紧急不重要的事情快速处理(小石子类型),

把不重要不紧急的事情搁置一边(沙子类型)。

那重要紧急的事情漏了没说?都火烧眉毛了,你人生的罐子都要被烧没了,快去救火啊!比如,明天就是论文截至日期了,论文文档字数还不到一半,今晚爆肝通宵都得写完。但这种操作既伤身体又不保证质量,非常危险。而且往往都是平时一直忽视“重要不紧急”的事情,拖到最后才变成了“重要又紧急”。早三个月前你的导师就呼唤你交论文提纲了,怎么今天还在改提纲?(都喝啤酒去了… 


有没有什么办法对抗拖延症这种恶魔?

有! 期限(Deadline)是第一生产力


接下来,要和大家分享的方法是:

甘特图(Gantt Chart)——

把大任务分解成一个个小任务,

然后给每个小任务设置小期限。

(不完成,不许睡!呵呵)


作图的方法很简单,懂得用Excel画表格,加方框就足够了。

纵轴把大任务分解成一个个小任务,横轴列出一个个时间节点。

然后拉出方块,填色,每个任务具体开始结束的时间点清清楚楚。

难点在于,如何分解任务?如何判断需要多长时间?

这个得用以往的经验作为参考。

自己没有经验的,就找别人的经验来参考。


设置时间节点有个小技巧,就是给自己适当留出一些“摸鱼”的时间。就像旅行计划不能定得太满。比如,万一第一班火车延误了,就直接赶不上下一班火车了。这样太满的计划会让自己活得很累,一直都在匆忙赶路,没法暂停下来看看沿路的风景。所以,设置出“摸鱼”时间,就是给小任务之间适当留出一些空档期,应对一下传说中“计划赶不上变化”的状况(比如你计划了今天要激情产出,但远方突然有朋友来喊你喝啤酒吃炸鸡)。留出“摸鱼”时间,也是给自己喘口气的空间,还有重新审视一下整个计划,看是否需要重新修正。


今天,你摸鱼了吗?


参考资料:

1.《用得上的商学课》,路聘,荔枝微课,第91课:时间四象限。

2.《把时间当作朋友》,李笑来,电子工业出版社,2009-06出版。

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