库发是LTC交付的最后一个重要活动,其核心职责是将生产的产品通过一系列活动交付到用户手上,在此,不仅会与外部公司产生业务交互(物流公司),也会对外部公司进行监控(运输状态监控,回执等)。
展开库发流节,包括发货申请→装车出库→到货确认→物流结算4个关键活动。按发货地点不同,可以切割为总部发货、中心发货;按目的地可以分为国内发货和海外发货。尽管业务场景不同,但其基本的活动是一致的,只是相互调用和串连接,下面逐步展开:
1、发货申请:结合客户要货情况,系统创建发货单。发货单不是独立于业务之外的单据。此处要与销售要货、生产订单建立连接。对生产订单而言,核心是关联定牌信息,确认库存(是否齐套);对销售要货而言,要基于风控对客户授信、合同进行检查。
基于以上信息对发货单进行审批,确保履约合乎客户需求的同时,对履约的风险进行管理。此处风险管理包括2方面:一是对客户授信和合同的检查,确定是否符合发货要求;一是对履约进行评估,当不满足发货时,要预警业务人员,果断叫停,并即触关键任务,前置动作。
举一反三,对于LTC交付的各节点,当出现异常时,均要即触到对应的责任人进行监控闭环。一是让整个订单履约进度可视;二是前置触发任务,监控闭环。
2、装车出库:基于审批后的发货单,系统创建派车单,此处与发货单进行关联,同步将派车信息传递给物流公司。
需注意的是,物流公司接单后,要将车辆、驾驶员相关信息录入系统(便于追溯);对内而言,在派车单上要注明发货日期(精确到时间段),库存地点、订单概况、运输目的地及联系方式等关键信息,便于物流公司派车。
派车后,通过门岗扫码车牌和驾驶员信息,仓库装货清点完成后,先系统账面出库操作,再通过门岗出厂扫码,系统登记发货时间。
3、到货确认:重点包括对运输过程和交付状态的监控,一方面是要求物流运输状态(业务员、客户)的可视;一方面是对异常的监控,当过程出现异常后,第一时间信触并确认,并作为物流公司关键绩效纳入管控(运输及时率、异常次等),系统留痕。
在交付状态方面,确保产品正式交付到客户手上。将签收回执上传系统,作为交付完成依据。为确保交付的顺利,需提前告知对应的业务人员,跟车交付。
4、物流结算:送货单回传系统,当业务人员跟客户确认后,系统触发按派车单的运输费用校核明细。并按结算规则对费用进行结算(参考签约合同,对物流公司绩效进行扣减或正激励),发物流公司确认。
双方达一致审批完成后。打通系统断点,提报付款申请,过程关注审批进去,审批完成后进行费用结算。