以前我实习的时候，犯过一个有些可笑的错误。
我管办公室负责带我的人叫师傅。有一次师傅要求我，统计几个代理商下季度进货计划，她用来汇总做成季度销售计划和生产计划。我花费了一个下午询问数据绘制表格，把word文档传给了师傅。
没多久，师傅把我叫过去问：你这个W是什么意思？这个K是什么意思？
我说：W是万的意思，K是千的意思。
师傅：谁教你这么标的？现在那几个客户每天的台账你已经做了一周多了，公司报表里有这么用数量单位的？还有，公司销售台账都是excel表，你怎么新做了个word版的？
我：一脸懵逼。
我第一次加班发生在那天，下班后，我留在单位重新按照师傅的要求重做了一份新表。幸好师傅的脾气够好，只是指出了问题，没有骂人。
许多新人可能和我一样，也遇到过类似的问题，也犯过同样的错，却不一定都有一个能包容错误的师傅。
“熟练使用office办公软件”这句话写在许多招聘简章上，也写在很多求职者的简历上，是一个人的基本工作能力之一。制作word，excel，ppt等文本是工作中经常需要做的工作，它们统称为商务文本制作。商务文本制作水平的高低，直接影响了我们的工作成果。一份糟糕的商务文本可能会搞砸一个项目，可能会搞丢一份工作，一份精彩的商务文本可能会给我们带来升职加薪的机会。
制作商务文本出问题，原因可能有两个方面，一是思路不对，二是制作技巧缺乏。日本著名咨询师吉泽准特在《职场书面沟通完全指南》里开篇就说“no guess”，不要随意猜测没有想对方确认的事情，随意的猜测可能与期望的结果背道而驰做无用功。
什么是正确的商务思路？制作一份商务文本，首先需要确定“3W”，即文本的读者是who，文本的使用目的是what，文本这样制作为什么是合适的why。
商务文本的读者（决策者）希望看到什么样格式的文本，文本将会用在什么场合，决这是商务文本最需要确定的事。文章开始的例子中，我犯的错误之一就是：公司有统一的台账格式，我却自己做了私人版，自己看能看懂，但是给决策者（我师傅）看，她不一定明白其中的意思，这会增加她的工作难度，所以我的工作做的不合适。
明确3W 原则，通过分析了解商务文本读者的“期待”，根据目的选择合适的商务文本展示形式，这些内容在吉泽准特《职场书面沟通完全指南》的前三个小节种。直接表达出，制作商务文本最基本的制作思路，就是充分了解”客户“真实目的和需求。不随意猜测，不多余修饰。
我们小学学汉语英语时候，许多字词不认识，需要借助字典。现在步入社会，依然还会遇到不认识的生僻字，需要借助字典或网络来帮助自己。《职场书面沟通完全指南》就是一本商务文本制作的工具书。一个人，可以完成一些商务文本，但并不一定算得上真正的“精通”。再制作商务文本时，可能会遇到一些自己解决不了的问题，此时有一本工具书就难能可贵了。
《职场书面沟通完全指南》列举了70条速成法，前9条是主要从宏观上讲了商务文本的制作思路，即做给谁看，为什么事做，怎么有逻辑的做。后面的条目主要从微观上讲了一些常见的制作技巧，如怎么设置字体格式，各种图标制作，色系搭配，函数应用等。前
面是道，讲的是大方向，后面是术，讲的是具体方法技巧。走一条路，方向决定了我们能否达到目的地，交通工具决定了我们多久能到达目的地。
看这本书时候，把它当作一本和“字典”一样的工具书，先大致浏览了解书里包含什么内容，翻看感兴趣的部分。等自己制作商务文本时遇到了问题时，就去书里按图索骥查相关条目，看应该怎么做效果更好。这样边做边查，边查遍练，很快就能掌握制作技巧。
单纯的看这本书是比较无聊的，也没有必要全部看完，很少有人会抱着字典看的津津有味。按照大岩俊之再《实用性阅读指南》所说，一本书最重要的部分只占20%，而最核心最重要的仅有4%。二每个人觉得最重要最能解决自己需求的部分可能各有不同。
一本合适的工具书，足以帮我们解决问题，提高我们的工作效率。
