如果有人给你一个绝佳的机会,你不确定能不能胜任,请答应吧,然后学着如何去做好。
一切源于前任VPE Chaos的邀请、胡瑛姐的鼓励。而我想把最开头的这句话送给自己,也送给想竞选VPE和希望担任VPE助理的你们。为什么呢,那就看下去吧。
1. 懂得责任感
梁启超说,人生须知负责任的苦处,才能知道尽责任的乐趣。一路走来,我从一个什么都可以不管不顾的追风女孩到一个时时有牵挂、琢磨如何办好会议的VPE。在这个过程中,我感受到自己的成长与成熟。我想一个人的成熟不是随着年龄的增长而自然而然到来的,一个人的成熟是担起该担当的责任,并愿意去承担。
刚接手VPE时,俱乐部持续向好发展,积淀已经非常深厚,俱乐部新会员也不断激增。但也是由于新会员不熟悉会议角色、演讲技能有待提高、老会员维系不足、会议人员安排没有考虑到以老带新、自身对头马教育体系和俱乐部了解不足等等,几次会议质量急剧下滑。前任VPE甚至含蓄地提醒我要有忧患意识。那一刻,我想我有责任拿稳、拿好这个接力棒。通过不断询问有经验的会员,如Wei、Mike、Chaos、上海俱乐部的Charles和Apple,观摩优秀的会议并及时吸纳好经验,主席Justin带领官员一遍又一遍的复盘,会议日程不断的调整优化更新,更有意识地安排会议角色以老带新,会前多方协调和角色资料辅助,努力听会议角色讲解与会员沟通,这些使我更有信心和底气和官员们做好会议。因为官员团队的热情与责任心,因为VPE的重要性与特殊性,我懂得了责任感。
2. 学会了组织协调
从坐等他人发起活动到积极组织协调会议。VPE搭台,会员演绎。VPE抛砖,会员献玉。每当看到会后大家都乐在其中,我一定是最开心的那一个。从会议角色召集,与VPM、SAA通力合作,到会议工作坊,与主席、PR、财务官对接,我慢慢学会组织与协调,而我也将这种能力迁移到日常生活的朋友组局,工作活动策划,线上读书会组织和教育活动设计。当然,活动的协调和组织一定免不了突发事故的出现,无论是角色人员临时缺席,还是网络信号故障、PPT无法播放,这些突发情况都不断的提醒我未雨绸缪,准备好plan B,做好应急应变。
3. 提升沟通能力
如果说VPM、SAA在广度上接触会员和访客,那么VPE一定是在深度上与会员进行沟通交流。相较于其他官员,VPE的独特之处在于VPE需要了解每位会员的自我成长需求、优势与需要提升的地方、演讲风格和偏好,然后有意识为其提供练习机会和平台,时时督促会员演讲。如果你认识以前的我,我很少主动找人沟通和聊天,而现在的我不断克服自己的被动性,积极了解会员的情况,敦促他们在Pathways的道路上升级打怪兽。虽然我还未能很好的掌握沟通的艺术,但是我也在不断向沟通达人Justin和Chaos请教,如何通过沟通更好的帮助会员。
4.学会管理一个团队
刚接手VPE时,突然间就有了六个教育助理。第一次管理团队,加上对VPE业务不熟,我有点茫然不知所措。幸好有俱乐部的各位元老,Justin告诉我“不要急,慢慢了解每一位助理”,Wei说“不要急,慢慢激发大家的积极性,绘制蓝图”,Chaos说“不要急,慢慢感受大家的需求”。这半年里,团队成员中严谨认真的Jerry热心负责会议工作坊的记录,也是团队的固体胶。英语极棒的Iris Wang 总是能设计出新颖丰富的TT活动,承担演讲比赛前TT训练营的日常打卡训练。可爱的Lindsay每周不厌其烦的修改会议日程,一天四五次早已稀疏平常,大到活动更改,小到分钟调整。奋力精进的MJ每周准时收集每位演讲者的演讲信息,尽管他的工作异常忙碌。Eula定期记录教育积分,激励会员努力演讲,比学赶帮。有思想有深度的Emily积极支持俱乐部读书会,乐于分享。在与他们相处的过程中,我意识到管理是运用团队的力量,发挥每个人的优势和长处;管理是及时为团队成员提供支持和帮助;管理是营造开放和谐的团队协作氛围;管理是作为团队主心骨需要准确的判断力和决策力。
5. 对自己的专业教育学有更深刻的认识
VPE的全称是Vice President of Education。当初奔着Education竞选VPE这个职位。出于教育学的本能,我会把每次会议看做是一堂课,一次教育活动设计,试图运用教育学和心理学的知识。在心理学中,人的注意力分为无意注意和有意注意。如何抓住人的有意注意对线上会议尤其重要。无论是设计内容更丰富、方式更多样、更具直观性的活动,还是在会议中有意识的引导参会者的注意力。又如学习准备状态对学习至关重要,但是过强的学习动机也会降低学习效率,这也就意味着会议前的Greeting和导入需要重视。此外,成人学习有实用性和注意力维持时间短的特点,这些在会议设置时都需要考虑。每每复习教育学和心理学知识时,我的脑海中总是浮现每次会议的准备过程和实际效果检验。
6. 培养了全局观
在我接手VPE时,俱乐部会员激增,参会人员也逐渐增多,既有职业人士,又有在校大学生,甚至还有武汉外校的高中生,中途离场的也不少。当时Mike就问我“你觉得参会人员多是好事还是坏事”,我陷入了沉思。之后线上会议,官员团队致力于提升会议气氛,红红火火,Mike问我“我们俱乐部的风格和定位是什么?俱乐部的品牌和发展方向是什么”,我又陷入了沉思。这些都是我没有想清楚和想明白的,但是Mike的话却让我从更高的角度思考俱乐部的发展。它是萌芽期,是发展期,是稳定期还是潜藏的衰退期?因为外因是事物发展的条件,内因是事物发展的动力。我在任时并没有弄明白,期待下一届官员团队能有更清晰的定位和规划。
7. 挖掘宝藏
VPE有两大学习宝藏。一个是Pathways,一个是会议角色。11条Pathways满足各种会员的需求,VPE会依据安排pathways中项目的需求协助会员完成丰富多彩的演讲活动。第311次常规会议中,Lisa的Level 4-1就模拟了现场干预演讲者的真实场景,不同类型的干预者各展神通,锻炼了演讲者的抗干扰能力。此外每个会议角色都值得反复推敲,看似简单的时间官教会人时间管理,哼哈官帮助演讲者避免日常生活中的口头赘语。TTM教会我们怎样提问,向谁提问。相较于其他官员,VPE有更大的宝藏去挖掘。
半年来,感谢官员团队的用心付出。Justin“不用担心”的暖心支持,Daisy、Sury高效创新的推广,Wei“我建议”的运筹帷幄,宽哥“我马上来”的谦虚负责,Alice勤奋得鼓舞人心,Jerry“我在”之俱乐部宝藏,最后要感谢前任VPEChaos的倾囊相授,我的VPE团队的鼎力支持,头马之路未完待续。