做事靠系统,不是靠感觉!--读《小强升职记》有感

一、你真的很忙吗?

        你是否遇到过老板问你“最近忙不忙?”你是如何回答的呢?忙或者不忙,好像都有问题。回答忙,担心老板认为你能力不行;回答不忙,又担心老板觉得你工作不够饱满。或许你真的很忙,每天忙得脚不沾地,加班熬夜是常态,但你是否思考过自己的时间效率问题?世界上有两种人,确实很忙的人和假装很忙的人,确实很忙的人又分两种:一种是会自我管理的人,工作有条不紊,高效慢生活;另一种是不会自我管理的人,工作疲于应付,忙碌而焦虑。书中提到了时间黑洞的概念,即在不知不觉间消耗我们大量时间的那些行为和事件,比如常见的超市时间黑洞、电视时间黑洞,以及互联网时代特有的网络时间黑洞。以网络时间黑洞为例,当你早上打开电脑准备工作前,想趁着电脑启动的时候先看看微博或朋友圈,然后再安心工作,可拿起手机,就遇到群里在聊几个感兴趣的话题,你自然而然的参与其中,几番讨论下来,半小时、一小时就过去了。我们大多数人都有手机依赖症,每天上班期间上述情况重复两三次,一天的有效工作时间就溜走了,到下班才发现重要的工作还没完成,不得不加班赶工。时间黑洞的产生源于我们的大脑更喜欢处理简单的事情,容易陷入舒适区。

二、如何走出时间黑洞

        察觉到了时间黑洞的存在,那我们就要学习在工作中减少乃至避免陷入其中。如何做呢?

        1.要清楚时间都花到了哪些地方。我们可以通过记录时间日志来分析自己时间的投入与产出,提醒我们珍惜时间,帮助我们找到自己的最高效时间段。如何记录分析呢?

(1)上班期间,每隔一小时写出下一个小时计划做的事情。

(2)一个小时结束之后,记录下计划执行结果。

(3)下班后分析当天计划执行情况,找出按时完成、延时完成和未完成的原因。

(4)至少坚持记录一星期,计划完成率高的时间段为自己的高效时段。

图片发自简书App

        2.将重要的事情安排在高效时段内完成。什么是重要的事情?可参考史蒂芬·柯维在《在高效能人士的七个习惯》一书中提到的以终为始和要事第一两个习惯,即先明确自己的价值观和愿景,然后用四象限法将事情按重要紧急、重要不紧急,不重要但紧急、不重要不紧急分类,优先处理重要紧急的事情,但主要精力应花在重要不紧急的事情上。如何找到自己的职业价值观,书中提供了一份《职业价值观自测量表》,我测试了一下,自己的价值倾向侧重于成就感、独立性和社会地位。有兴趣的童鞋也可以去试试。

        3.善用时间管理方法和工具。书中提到了多种时间管理方法和工具,比如衣柜整理法、番茄工作法、SMART法则、思维导图、甘特图、九宫格等。最重要的是脱胎于GTD时间管理方法(参见大卫·艾伦的《搞定》)的衣柜整理法,它包括五个步骤:捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动,分别对应GTD时间管理方法的收集、整理、组织、回顾、执行。

(1)捕捉(清空衣柜)。用记事簿、便签、手机等工具做为收集篮,记录工作中遇到的待办事项,定期清空。

(2)明确意义(为衣物分类)。清空收集篮时要顺序进行,为每件事先按能否行动进行分类,可以行动的再按2分钟行动、项目、任务、行动、指派他人完成、特定时间做的事进行分类。

(3)组织整理(将分类的衣物重现储存)。根据步骤(2)的分类,选择不同的处理方式,形成日程表、将来清单、行动清单和项目清单。

(4)深思(对衣物做到心中有数)。为了精简清单、产生灵感和提升高度,需要进行每日回顾和每周回顾。

(5)行动(选择最佳方案)。根据重要性、环境、时间和精力四重标准,选择最佳行动方案。

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        目前,我正按照书中的方法进行实践,希望能像书中的小强一样构建起自己的时间管理系统,逐步走向高效率、慢生活。

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