裴新民
最近经常看见一个同事傍晚加班，她今年刚毕业，到公司不到一年。我估计她存在工作方法问题，下班时就跟她聊了聊，提醒她工作中要多思考，注意改善工作方法，通过创新工作方法提高工作效率，实现自我解放。
说到工作方法创新，我总是不由自主想起自己刚参加工作时的经历，想起自己第一次创新工作方法的惊喜。那个经历深深地影响了我，启发了我，总让我不时想起，此前已经与同事分享过事件概要，今天我想告诉大家更多细节，希望对年轻同事思考工作方法能有所启发。
（1）
我第一份工作是在洛阳市的中国第一拖拉机制造厂。这个厂是“一五”期间苏联援建156个项目之一，特大型国企，生产拖拉机、工程机械、汽车、坦克、发动机等，正式职工有四万多，按产品和工序分为22个分厂，加上附属集体工厂、家属，厂区人口有十几万。我所在分厂生产小型轮式拖拉机，有8个科室、7个车间，2000个在职员工，300个退休工人。
企业是1958年投产的，到1988年是30年，正进入一个退休高峰期。我所在的财务科15个人，50岁以上的老年人有10个，娶媳妇、嫁闺女、看病、休假等事情很多。老师傅们休假时，我经常帮他们顶班，事后体会，这是我获得很多岗位实际操作体会的一个重要原因。
负责工资核算的鲍师傅五十多岁，临近退休，我也多次帮她顶班。当时工资核算工作是财务科公认最忙一个岗位。每月9号发放基本工资（遇到星期天提前1天），21号发放浮动工资，鲍师傅从头忙到尾。
考勤截止日是25日，下月9日发工资，其间两周14天时间，鲍师傅的工作安排是：抄写人员变动、工资调整、水电费扣款数据2天时间，整理工资袋1天时间，抄写考勤数据4天时间，到技术科念数据录入电脑2天时间，抄写工资袋2天时间，合计工作天数11天。中间肯定有一个星期天（1996年以前是单休），如果赶上中间有两个星期天或出现五一、十一法定假日，就需要加班才能完成工作。
除上述14天工作外，鲍师傅另外12天时间是发工资：9日当天一早先去银行提取一麻袋现金，财务科停止正常工作，全体投入工资发放工作，两人一组分别负责不同车间、科室工资装袋、发放。由于倒班、休假等原因，当天常常只能发出70%的人员工资，剩下的30%、五六百人，就要等待这些人随时前来领取，十几天只能做这一件事，单调而无奈。
（2）
我在代鲍师傅顶班过程中，第一个注意到可以改善的环节是整理工资袋方式。
因为是发现金，为了避免临时点付钞票出现差错，在发放之前，我们会将每个人的工资款装入一个如同信封一样的牛皮纸袋，纸袋上写有部门、姓名、月份、金额。将全厂所有人的工资袋装完后，确认总款项无误，才开始向员工发放。员工在工资表上签名后，找出工资袋给他，他当面打开点清钞票，确认款项无误后，拿走钞票留下空工资袋，以便下月继续使用。
下月发放工资前，首先需要在工资袋上写上当月的工资金额，这样发工资那天领款后才能快速完成封装。要在工资袋上写上当月工资金额，先得整理工资袋顺序，让工资袋顺序与工资表顺序一致，才好对照工资表逐个抄写，否则抄写时临时翻找工资袋，既浪费时间，效率很低，也容易出错。这就是为什么需要预先整理工资袋顺序的原因。
为了便于整理，鲍师傅在工资袋上写上了车间名称和顺序号，整理时先按车间、科室分堆，然后将每个车间的工资袋按顺序排列。为了方便摆放，鲍师傅申请了一个一米五见方的画图板，下边支着折叠桌，用这个画图板摆放、整理工资袋。每月要花一天多时间才能将工资袋整理完。站在图板桌旁来回转，眼睛小心盯着袋子上的号码，这个工作既单调乏味也很辛苦。
我在顶班过程中，思考了一下，发现工资袋的编号方式太长，是影响整理效率的关键：鲍师傅是按车间、科室将工资袋分堆的，每个车间、科室工资袋的编号是从1开始到最后的，比如一个车间有200人，这个车间工资袋的编号就是1到200。由于编号太长，要反复前后调整排序，整理效率低，就浪费了时间。
找到了问题的根源，解决的办法就很简单了：我在每个车间的工资袋上进一步标注了班组，每个班组编号，班组一般20人左右，排序效率大大提高。第一步也是按车间、科室分堆，第二步则是按班组分堆，第三步才是整理排序。这样编号的队列很短，排序效率就高了。就是这么一个小小改革，整理工资袋时间由一天多变成了半天，节省了一多半工作时间。
如果每天都很忙，突然有半天时间放假，你是不是很开心？我当时就收获到了放假半天一样的开心！正是这个半天放假的收益激励了我，让我有兴趣进一步思考改善工资核算的其他环节。
（3）
以前财务科没有电脑，全厂只有技术科有台电脑，工程师用BASIC语言设计了工资核算软件。鲍师傅不会操作电脑，她要把每个人的工资数据、考勤数据先用铅笔填写到一张空白表上，然后到技术科电脑室，她在旁边念，电脑技术员操作电脑录入，以这样的方式完成工资表制作。
因为是那样的工作方式，鲍师傅每月需要6天时间抄写工资、考勤数据，在技术科念2天数据，她自己花了8天时间，电脑技术员也花了2天时间。梳理鲍师傅的工作方式后，我发现如果能直接操作电脑，事前6天时间的抄写、念两天数据的辛苦都可以消除。
1990年我们财务科配置了电脑用于登记总账，我是总账会计，也是财务科的电脑管理员。在协助工程师设计、调试记账软件过程中，我获得了Foxbase数据库程序的设计经验。硬件、软件条件都具备，我开始设计工资核算软件，以便帮助鲍师傅消除旧方式下不必要的工作量。
旧工资核算软件只有整屏显示一个人全部工资项目、依次翻屏每个人工资数据这样一种数据输入方式。为避免电脑操作时反复翻屏查找，采取了人工预先抄写草表的工作方式，这样就完全没有发挥电脑处理数据的功能，“工资核算软件”实质上只是一个“工资表打印软件”。
我的软件设计了每种单项数据录入窗口，单项数据录入时只需要输入一个员工编号（自动弹出姓名便于核对）、一个数值，录入速度很快。完成单项数据录入后，点一个按钮，就以姓名、员工编号为关键字符，将这些单项数据批量写入到工资数据表中并完成全部计算，消除了手工抄写、查找、翻查的所有工作，2天就可以完成全部工资资料输入，比原来方式最少节省了6天时间。
原来11天工作变成现在5天，新软件启用当月，所有同事都注意到工资表完成时间比以往大大提前了，鲍师傅工作轻松了。第二个月我又与车间统计员协商，在车间员工台帐上增加了员工编号，车间填报考勤表时直接将员工编号写到考勤表上，这样就减少了录入电脑前的补写员工编号麻烦，又可以节约1天时间。
我这个电脑管理员只多了1天工作量，鲍师傅原来11天忙碌的工作量变成了4天轻松的工作量，这快感比工资袋整理节约半天时强烈太多了，开心太多了。
（4）
至此，上月25日考勤截止到本月9号发放工资日之间，只剩下了4天工作量，其中1天是数据录入，半天是整理工资袋，2天是在工资袋上抄写工作金额，工资发放前的准备工作量大大减少。
成效显著鼓励我进一步思考工资核算工作，我发现剩下的工作量都与现金发放这个安排有关，如果不是发放现金，半天整理工资袋、2天半抄写工资袋、9日当天全部门人员发放1天、十几天等待领取，这些工作量统统不存在。
现在大家都知道银行代发工资了。但是当时是1991年，很多银行还没有开办这样的业务，更加少有公司用银行代发工资。我是思考到现金发放方式的缺陷后，知道银行在积极揽储、鼓励开户，主动与银行人士接洽后，才确定银行可以代发工资的。
与银行人士接洽确定可行性后，我向部门领导、厂领导汇报请示，领导们许可后，发动员工到银行开办账户，向有异议的员工解释说服，与银行谈判代发协议，第一个月只完成了一半，经过3个月努力才最终实现了银行代发安排。
银行代发工资后，工资核算的工作就剩下四项：1、将相关数据录入电脑；2、打印一份清单，开一张支票给代办银行；3、打印工资条，安排各部门发给员工；4、整理工资资料档案，个别员工查问时核对。
这时候一看，工资核算满打满算只剩下三五天工作量，已经无法独立设岗了。鲍师傅退休前，科里只好分配她兼职一些其他事项维持岗位；鲍师傅退休后，这个岗位就取消了，剩余工作归入成本会计负责。
（5）
上世纪八九十年代是个急剧变化的年代，从我亲历的这件小事你也可以看出变化有多大。从一个人每月忙个不停，到最终变成三五天工作量，工作方式的创新收益就有这么大。部门配备了电脑、我自学了软件是这些创新的基础，但是，离开用心思考，积极推动，这些变化仍然不会自动出现，至少要延后很久才会出现。
受这一事件的影响，我在日后的工作中一直注重工作方式的创新、改善，一直跟进电脑技术的更新升级，许多工作我经手打理之后都会发生质的变化。在我做普通会计、主管时，这些变化会减轻工作负荷，提升工作质量，最终我被领导关注提职加薪；当我做了部门领导时，我提供的工具、模版，对同事的指导会给更多人带去收益。创新，是我工作中永恒的一个主题。
我经常将这个体会分享给同事，希望大家多思考，想办法改善自己各项工作的效率。自己没有解决办法时，要将问题及时反映出来寻求领导支援。最差的情况是日日重复着老方式，月月承受了那份累，有问题不想办法解决、不反映寻找帮助，这种累该埋怨谁呢？希望年轻同事千万不要出现这种情况。
