职场中,很多人有事便直接给领导打电话,他们本以为这样会赢得领导信赖,然而结果往往适得其反。
职场中,跟领导打电话的3个注意事项。
1. 非紧急或重要的事情不要随便打电话
职场中,并不是所有事都需要给领导打电话以彰显自己能干。电话意味着对别人造成了干扰,如果不是紧急和重要的事情切莫随便打扰,尤其对于整日忙碌的领导来说。
刚进入职场时,我也想拼命表现自己,然而结果却不尽人意。那个时候,为了吸引领导的注意,我经常将一项工作处理完,直接用电话跟领导汇报。
那个时候,公司里每人都有座机,而且彼此用座机又方便。我那时候觉得向领导勤汇报,肯定是非常好的措施,然而事情却并非我所想。
记得,有一次我刚处理完领导交给的任务,为了彰显自己的做事能力,1小时我便打电话跟领导显摆说:“领导好,您刚才交给的任务我按照您的要求处理完了,结果已经发送至您邮箱,谢谢领导。”
这种事情频繁发生,我本以为在领导心中好形象已建立,没想到正好相反。
有次领导见到我后,有点生气说:“每天你来的电话最多,你来电经常把我那时的思路打断,浪费了我大量时间。要知道电话意味着紧急和重要,因为对方必须中断当前的工作聆听,以后小事邮箱就可以了。”
从那以后,我便只有紧急和重要的事才跟领导汇报,越来越受领导青睐。
职场中领导的时间比你宝贵,重要和紧急的事情再打电话,切莫随意干扰。
2. 打电话前先打好草稿
职场中,领导时间很宝贵,跟领导打电话前定要打好草稿,以显示专业性,并节约领导时间。
跟领导打电话前,定要把内容按照“总-分”进行结构化梳理,并先汇报结论。当把草稿准备好,打电话前记得在QQ留言或者电话前询问一句:“领导您好,跟你汇报下某某(主题),大概需要5分钟,不知您现在是否有空?”,以显示自己专业性。
小军在某公司入职,领导非常喜欢他,因为无论工作还是做事小军处处显示出专业性。小军给领导打电话前,都要打草稿并演练几遍,这样大大节约了领导时间。
记得有一次项目滞后,需要跟领导汇报情况,小军先列出提纲并列出3个要点,进而跟领导打电话说:“领导您好,我是技术部小军,跟您汇报下北京项目情况,大约5分钟时间,不知您是否方便?”
领导同意后,小军说:“现在整个项目落后,主要原因有3点。第一是业主方频繁修改条件,造成技术部相应修改文件;第二是专业内部之间沟通不畅,经常为了小事而推诿;第三有些主要负责人身兼数职,造成精力涣散。不过,目前我基本都解决了,进度2周之内可以追赶上,望您知晓。”
如今专业地电话汇报,让领导十分喜欢。小军从开头到内容呈现非常完整,他不仅提出问题,还描述了解决效果,可谓深得领导喜爱。
职场中,打电话前先打好草稿,有问题并给出解决方案,这样更容易赢得领导喜爱。
3. 电话后记得发送相应邮件
跟领导打电话后,很多问题领导可能记不清,此时记得补一份相关邮件,便于信息通畅不遗忘。
领导很忙,整天事务繁多。可能你刚打电话,后面又有同事有要事汇报,此时你要把电话中的内容形成文字记录以免领导遗忘,而电话后的发送邮件无疑是极好的方式。
记得,有次我有急事需要汇报给领导,当时领导正在出差。我用QQ留言确定领导有时间后,便进行了汇报。那时候,领导在外面身边也没纸笔,到了第二天我寻求文件时领导已将这事忘掉。
可能此时你说都是领导的错,但是职场中一般责任都会算到你头上。你要跟领导对着干,指责领导的错,估计你的职场生涯就此终结。为了谨防此类事情,需要领导处理的重要紧急事情,记得电话后给领导发送邮件,这样领导就不会忘记相应信息。
比如打完电话,你说一句:“领导,我待会把今天的电话里的重要内容发送至您邮箱,望您查收。”
职场中,需要领导紧急处理的事,记得打完电话后发一封邮件,这样可确保万无一失。
非紧急或重要的事情不要随便打电话、打电话前先打好草稿、电话后记得发送相应邮件,这3件事,跟领导打电话定要注意。
你一般如何跟领导打电话?不妨留言交流,共同进步!
End
一位喜欢分享,乐于互助成长的工科男。
如果觉得此文不错,可以点下“喜欢”;
你还可以“关注”我,我会分享更多职场实用技能!