第10天：我的时间计划里哪件事最优先
一位卓有成效的管理者应该一次只做一件事情，并只做最重要的事情；他极为审慎地设定自己的优先顺序，随时进行必要的检讨，毅然决然地抛弃那些过时的任务，或者推迟做那些次要的任务；他知道时间是他最为珍贵的资源在，必须极为仔细地使用它。例如不论世界变化是快是慢，你仍需费时五年去建厂，如果现在不破土，五年后你就无法拥有它。也许它会成为某种严重的错误，但是，如果你想要五年后工厂有产出，你最好现在就进行。否则，你是在做白日梦。事实上，正因为世界变化得太快，你更需要精确地规划。你要深思你承担的风险、你所做的假设前提以及你对未来的承诺。否则，外在的改变将会吞噬你。
——“现代管理学之父”彼得F.德鲁克
我们比以往任何时期的人都有更多的选择机会，这也是我们这个时代的典型特征之一。廉价航空公司每天都在开辟新的航线和新的旅游目的地。全球最大的拍卖网站美国eBay公司是世界上最大的网上交易平台，它为充满热情的个人和公司提供了一个强大的商品和服务交易平台。每天，有几千个各类的几百万件商品在eBay上交易。互联网使我们以更快的速度获取最新的信息，更加便捷地和世界进行沟通，以最省力的方式获得信息和服务，最大限度地了解世界的各个角落。如果不遵循必要的原则，那我们就会迷失在“选择的海洋”里，因为如果一切都是同等重要的，那么一切也将变得无关紧要。
让我们现实些：大多数人没有机会去完成大量的任务。总是会剩下一些没有时间去完成的任务。在本章，我们将向你介绍几种不同的理论，它们将有助于你更快、更容易地完成工作和留出更多的时间去做重要的事。
ABC优先顺序设定法
果园原理
请设想一下，如果你有三个果园：
一个果园里没有熟的绿苹果高挂枝头
一个果园里熟苹果高挂枝头
一个果园里熟苹果低挂在枝头
你会先摘哪个果园里的苹果？当然是得先摘第三个——低挂在枝头的熟苹果。
对于有效地使用时间来说，对重要的事项与不太重要的事项进行区分是十分重要的。具有最高优先级的事项必须最先完成。设定优先顺序是指每天都重新决定自己打算或必须首先做些什么。
为此可将事项分为以下三类：
ABC分类法是一个已经被证明的有效的方法，即应把自己的工作由重到轻地划分为A、B、C三类，A类为紧急、重要事项，B类为次要事项，C类为一般事项。依据此类划分安排出各项日常工作的优先顺序，依一天24小时计算，估计各项工作时间和占用百分比；在实际工作完成后，在日志中记载实际耗用时间，将计划时间安排与实际耗用时间相对比，分析时间运用效率，思考偏差出在什么地方。然后，重新调整自己的时间安排，以更有效地工作。如此，强化了自我管理，无形中也提高了工作效率。
帕累托原理（又称“80/20法则”）
早在19世纪末，意大利著名经济学家维尔弗里多·帕累托（Vilfredo Pareto，1848-1923年）在研究英国人的收入分配问题时发现，社会的80%的财富集中在20%的人手里，而80%的人只拥有20%的社会财富。这就是后来赫赫有名的“帕累托原理”或“80/20法则”的源头。
颇有意思的是，这一原理除了可以应用在经济商业层面以外，在你我的生活中其实有许多也是跟这个原理有着密切关系的，它几乎可以应用到所有的生活领域，例如：
图书大厦20%的图书的销售量，占全部图书销售量的80%
一个城市里80%的交通事故，归咎于20%的冒失司机
20%的产品或客户涵盖了约80%的营业额
80%的时间里，你所穿的衣服占你所有衣服的20%
在一个地区，20%的罪犯，犯下了80%的罪行
门诊大夫80%的时间，诊治占总数20%的疾病
一个工厂80%的停工时间通常由其20%的机器造成
若把这一原理所蕴涵的理念和规律运用于时间管理活动之中，那么它意味着：你所完成的工作里，80%的成果来自于你所花的20%的时间。换句话说，我们五分之四的努力，也就是大部分的努力是与成果无关的！因此首先开始完成A类任务是非常重要的。请我马上大胆着手干一件困难的事（你需要去完成的A类任务），而不要在B类或C类任务上费时间。
请设想一下：你要完成十项任务。当紧张的一天快要过去时你只完成了其中的两项。这是喜还是忧？这当然是忧了，因为你没有实现这一天的目标。现在请再设想一下：你要完成十项任务并且根据你设定的目标为其编排出行事的优先顺序。当紧张的一天快要过去的时候你还是只完成了其中的两项，然而这两项是具有最高优先级的任务。这是快乐的理由，还是悲伤的理由？这当然是快乐的理由，因为你在这一天完成了最重要的两项任务，这两项任务确保你实现了80%的目标。
设定优先顺序的基础
每个人每天都有非常多的事情要做，例如去超市购物、在电视上看电影，做家务，这一切乍看上去都是正确和重要的。但没有人能完成其所承担的一切任务。因此有必要在此介绍一下设定优先顺序的基础：
集中精力去实现目标和取得成果（80/20法则）
找出那些导致多数结果或产出的因素，并给予相对更多的投入或资源（最重要的20%的因素）
把要做的事情、任务划分为优先级A、B、C
如果可能的话，请授权他人处理
要有把任务揉成一团，丢进纸篓里的勇气
例如：读报（优先级C），进行体育活动（优先级B）
重要性和紧急性是根本不同的
你还记得它们之间有何区别吗？重要性意味着：它能使我更接近我的目标；紧急性意味着：它需要我给予直接的关注。我们发现，紧急的事情很少是重要的。同样，重要的事情也很少是紧急的。因此应严格遵守下列时间管理原则：重要性要优先于紧急性。在优先顺序的排定上，重要性高的工作优先于紧急性的工作，应避免做看似燃眉之急却不重要的事。
每天都为完成一项长期的（重要的）任务而努力
请你除了完成一天的工作量（紧急而重要的）之外也把完成一些长期的（重要）任务计划在内，例如为求职、进修深造或拟订一份财产计划做计划。这样你就在今天为日后取得成功奠定了坚实的基础。
守时的人能按照所确定的优先顺序来执行工作，而不守时的人总是被B类和C类任务追得团团转甚至没有意识到自己已不再有机会去处理A类工作和活动了。
工作坊：我的个人ABC优先顺序设定法
请你浏览一下包括你今天还要完成的所有活动在内的“待办事项清单”。如果你没有制定“待办事项清单”和按照它来处理工作的习惯，那么就请你干脆在纸上自发地写下你能想起来的待处理的任务。然后请你通过确定单项任务所具有的价值和重要度并根据ABC优先顺序设定法在每项任务前注明A、B或C
案例：
A看医生
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下列两项任务具有完成的彻底性，因此必须百分之百地得到完成。
案例：
修理自行车的车闸
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请你满足于灵验度为80%的解决办法
另外一种重要的运用帕累托原理的可能性是：我们中的大多数人都从内心深处希望能正确而认真细致地彻底完成肩负的任务。原则上这并没有错。唯一的问题是：它通常和耗费大量的时间联系在一起。特别是当这些任务关系到最为重要的20%的任务时，耗费的时间会更多。
如果你对帕累托先生的观点感兴趣，那么他就有可能会说：你只需要有20%的投入就能取得80%的成果。如果你能满足于这80%的成果而生活的话（这在大多数情况下完全足够了），那么你就能完成大量的任务，而其他人却在为完成第一项任务的某些最为重要的部分而“精雕细凿”。
对精确度充满狂热的人会说：这还不够。这在许多情况下是对的。如果这关系到你的汽车的制动装置或是饮用水的纯净度，那么百分之百地圆满完成任务就是绝对必要的。但这对许多其他领域并不适用。当E-Mail被回复（即使是当最重要的20%的邮件未得到回复时）或是能有人与他们约好时间时，大多数人都会对此非常感谢。真的有必要用熨斗把除了你以外没有人能看到的内衣和床上用品如被单、枕套熨平吗？在为汽车吸尘时真的非得把汽车里的每一根绒毛都清理干净吗？甚至连心脏专家也会说：“我们也是依照帕累托原理工作的，在医疗市场竞争日益激烈的今天，资金已成为大部分医院发展的瓶颈，我们是无法投入足够的资金来找到百分之百的解决办法的。”
