星期天晚上的思维导图课,老师列举了两个时间管理的例子。
一个是我们上小学时语文课本就讲过的,领导下楼去接老朋友,让员工泡新买的绿茶,把茶壶和茶杯洗一洗,他15分钟以后回来。
常见的顺序是洗茶壶茶杯水壶,烧开水泡茶,把觉得麻烦的烧开水放在最后做,15分钟时间够吗?
时间表显示,洗水壶茶壶茶杯大约需要5分钟,泡茶需要2分钟,烧开水需要14分钟。耗时21分钟,超出了领导给的时间范围。
换一种方法,先去洗水壶,在烧开水的过程中洗茶壶和茶杯,找出茶叶,水烧开了,茶壶茶杯也洗干净,这个方法就省时多了。
另一个例子是基层员工常见情况,领导安排的一天工作有:对接PPT制作、检查PPT、等待PPT制作完成、文档修改、打印文件并送走、帮领导买午餐、复印10份文件、视频转换格式操作、等待视频转换格式、打包物料发送快递。
我和很多人的处理方法一样,先看领导给的时间,再来给这些要做的事情排序,对接PPT制作、检查PPT、等待PPT制作完成、视频转换格式操作、等待视频转换格式、要求在明早之前做好,文档修改时间不限,打印文件并送走、帮领导买午餐在下午两点以前做好,复印10份文件在下午四点以前做好,打包物料发送快递在下午五点以前做好。
那就把工作按时间限定先后排序,要求早完成的就早点做。
实际应该看完成工作的时间,把耗时最长而不需要特别关注过程的工作先找出来,等待PPT制作完成,等待视频转换格式,一上班就开始做,在等待过程中完成其他工作,给可能发生的意外留一些时间,这样效率就提高了。
我们生活在一个快节奏的时代,每天都有很多事要做,怎么做到忙而不乱,就要做好时间管理,把事情按重要性排序,重要且紧急,重要不紧急,紧急不重要,不重要且不紧急。注意事情的关联性,把可以同时做的事放在一起。