排序和筛选的高级用法,可以在工作中各显身手,出奇的便利,今天我们来学习工作中如何应用排序和筛选。
在学习之前我们还是来看一下今天的学习大纲,主要是从9个方面展开。
一.排序的基本用法
1.数据→升序/降序
2.开始→排序
3.选中表头→升序/降序
注意点:
多行进行排序:要么单字段进行排序,要么多字段(一定要选中多个字段)进行排序
选中表头点筛选,出现排序提醒:(.)扩展选定区域 (同步变化),以前前选定区域(没有同步变化)
二.筛选的基本用法
基本筛选大家都会:点筛选器,进行简单筛选
今天在这里介绍几个高级筛选,让筛选结果告别单一.
玩好筛选器,让结果出乎意料.
1.筛选包含1的数字:在搜索框中输入1即可。
2.筛选以1开始的数字:在搜索框中输入1*,这里*是通配符,可以是任意多个字符
3.筛选以1结尾的数字:在搜索框中输入*1
4.筛选4位的数字:在搜索框中输入????,四个?占4个位置。这里?表示单个占位符,占1个字符位置
5.筛选以1开始和以8开始的数字:A.在搜索框中输入1*,点确定。B.再打开搜索窗口,在搜索框中输入8*,选取“将当前所选内容添加到筛选器"即可.
6.精准筛选数字7:在搜索框中输入"7",添加双引号后可以精确筛选。
7.筛选*:如果在搜索框中输入*,会将全部筛选,我们只要在搜索框中输入~*即可,带*的都筛选出来,但如果只要*就和精确筛选7一样,用"*".
三.排序和筛选
点击任意单元格,数据→排序,添加多个条件进行排序.(主关键字,排序依据)
注:不能有空行,如有空行自动默认的区域就只有空行之上的区域.
还可以右击→按所选 单元格值进行筛选.
自定义排序
系统默认是按拼音的首字母进行排序。
如果 我们要按照自己的一个排序顺序的话就要添加自定义排序。文件→选项→高级→编辑自定义列表→导入相应内容→确定 。
当我们要进行排序时,如果 还是用简单操作我们是达不到想要的效果的,正确的操作是:数据→排序→主关键字(部门)→次序(自定义列表)找到我们添加的自定义内容。
自定义好顺序后还有一个好处:当我们录入财务部时下拉,会自动出现人事部,销售部,总办,这样构成一个循环引用。
当然我们如果想要用A B C D 等进行排序也可以自定义。
四.横向筛选
Excel里即然提供了竖向筛选,那么我们想办法把表格倒置一下,原来的行变成列,列变成行。完成转置有两种方法。
A.行→列,列→行。选中数据源,复制→右击选择性粘贴→转置
缺陷:当数据源发生变化 时,转置后的数据不会随之变动,需要重新转置。
B.函数转置。transpose函数可以把一个区域进行行列转换。即然是公式,原表变化,公式结果当然也会跟着变化。这种方法是我们所要的。
函数法:选取区域后,在编辑栏中输入=TRANSPOSE(C5:I10),光标放在公式结尾处,按ctrl+shift同时再按 回车键,再同时松开三键结束公式输入。
五.数据透视表里的排序
在透视表边上添加个辅助列,然后选中辅助列单元格,数据→筛选,这样子其他没有下拉菜单的也自动生成下拉菜单。
六.制作工资条
添加辅助列,序号:1 2 3 4 5 6 7 8 ,复制序号至紧挨住向下填充,对序号进行排序(升序即可)如果表头,工资条项目还要加一空行,那么序号就向下复制2次,再对序号进行升序排序即可。
为了让工资表里的数据与工资条相联动,我们可以用VLOOKUP函数进行调取数据,当工资表里的数据有变动,工资条就相应的更改,会避免很多无意中的小插曲。
扩展:筛选后填充
在边中加个辅助列,生成序号。先中表头→筛选(对姓名进行长序排序),把销售2部的提成复制→粘贴到对应的位置。将辅助列进行升序排序,部门按内容筛选(按颜色进行还原)。
七.高级筛选
正常筛选最多只能2个条件,如果多出2个条件的我们就要用到高级筛选。
数据→高级(在WPS下没有这项功能),(方式:在原区域显示筛选结果)默认选中数据区域,调出高级窗口,设置列表区域,条件区域。
扩展:如果要将筛选出来的明细也体现出来,数据→高级,(方式:将筛选结果复制到其他位置)设置列区域 ,条件区域,复制到(目标位置)
如果这样的动作会重复做,我们可以录制宏,按快捷键即可轻松搞定。
总结:今天排序与筛选内容较多,在工作中实用性很强。好好将所学会到工作中,可以让我们随心所欲的调取想要的数据。
掌握技巧方法后,将方法应用到实践中,在实践中检验方法。