讨论范围仅限于工作范畴的电子邮件。
无论微信、钉钉普及度到达何种程度，在近些年不太可能替代“邮件”在工作中的地位。
既然在职场中，使用电子邮件是最频繁的一种沟通方式，怎么发邮件就显然是一个重要的事情。
让我们顺着一封邮件的格式，一起聊聊，怎么发邮件。
标题##
简明扼要，切记冗长。
收件人##
发之前仔细想明白，这封邮件有没有必要发？需要发给谁？
在草拟一封邮件之间，得想明白，需要发么？这个问题看似简单，实则非常关键。
不少员工，无论事无巨细，均以邮件的方式来汇报、告知、通知相关人员，其实这给其他人带来的干扰是巨大的，就其邮件内容来看，不少情况根本就是自己掌握即可，无需告知和汇报，这样的邮件类同垃圾邮件，长期以往，你的邮件很容易被淹没在别人的邮箱列表内，而你的个人形象及认知度也会被降低。
某些邮件的内容和你有关，你也得想想，该不该你来发？比如你归属某个部门、某个项目组，类似周报或者项目达成的好消息，虽然你是第一时间获知，也很想让大家第一时间知道，不过却不一定由你来发，除非你得到明确的授权。因为由其负责人或者领导授权的人来发送，显得比较正式及收件人感受到重视及隆重。
邮件相对于来说，是比较正式的沟通方式，所以非必要的情况下，主动发送邮件务必慎重。不能因为电子邮件几乎没有成本，而随意发送。可以这么比方：针对职场新人，假设某件事情，重要到你认为一定需要提笔来写信，哪么你就发吧。
需要发给谁，同等重要。
很多人，因为想沟通的事情，不清楚应该给谁提交，反正增加一个收件人几乎没有成本，所以眉毛胡子一把抓，容易群发很多人（作为发布通知及转发文件的除外）。其实这恰恰会降低了你这封邮件的重要程度。设想：某个收件人看到了，收件人列表居然有那么多人，第一反应，这事儿反正有人会去处理的，我就不用关注了。
除非必要，尽量减少群发，这是非常重要的一个原则。如果你想告知其他人，尽可能采用主送某人，抄送其他人。
邮件抄送 CC##
抄送和主送，同等重要。
除非必要，不要增加无关的人参入其中。
设想一下会议，所有收件人就是收到通知来开会的人，也就是必须要应该了解你这封邮件内容的人，而抄送者就是可以选择发言或不发言的与会人员，主送人员应该就是必须做出答复或听取你汇报的人员。
很多时候，你主送的人员会根据你邮件内容来转发其他相关人员，这个选择权给到了他，而你在这之前，如果抄送了其他人，就剥夺了他的选择权。这里面附有一个尊重的意义。
邮件密送##
尽可能少用，最好不用。除非你喜欢偷偷地告密，而职场中这类人比较容易受到排挤。不要以为密送，就没人知道了，在邮件服务器端，都会留下痕迹来的。
邮件正文##
如果是发给第一次接触的人，最好先简要介绍一下自己。如果你在邮件签名档已经有详细的公司、职位、电话等，这一步可以省略。
当正文写完了，发现内容很长，建议你在开头附加一段正文概要。一般只需要一到两句话，字体加黑。这样一来，如果别人没有时间，不想读长邮件，读这两句就明白你的要点，收件人根据需要再选择是否详读。不要以为所有收件人都有很多时间来读你的邮件的。
同样，如果附件众多，或者文档巨大，建议你把需要重点阐述的附件内容，也在正文中罗列一二。
语言选择应该正式、礼貌，不必耍幽默、抖机灵，不要指责、骂人，不要涉及隐私，尽可能就事论事，摆事实讲道理，对事不对人。
邮件内容务必琢磨再三，尤其在点击发送前，最好自己读一下，不能有任何错别字。
牢牢记住：邮件正文，既不是写小说，也不是写散文，更不是网络跟帖。
格式尽量采用简明扼要的文本显示模式，尽可能避免各种颜色，各种表情，花里胡哨。原因就不赘述了。
PS：强烈建议使用 markdown 语言来写邮件正文
回复##
如果是主送给你的，或虽然群发，然而正文中不仅 @ 了你，而且提及了你负责的部分，尽可能的回复，哪怕只回复“收到”。
回复的时候，尽可能加上回复的时间。
如果你在回复时，改动了主送人或抄送人邮件列表，回复的正文开头，如果能：
+丁某某、李某某 , -吴某某
这样，所有参与的收件人，一目了然知道加入了谁，减少了谁。不用去看长长的邮件名单，也能很快掌握信息。
尤其回复有很多收件人的大组邮件，需要慎重，尽可能不要回复全部。
附件##
养成一个好习惯，写正文之前，先把附件带上。
经常会收到邮件的时候，没多久又收到一份，强调，上封邮件忘记发附件了。这样显得你很不用心和专业，起码你是粗心了吧？
所有的附件，尽可能采用通用模式，比如 PDF、OFFICE 格式文档等等，如有一些特殊格式的，最好转换为图片或通用软件能打开的，实在不行，附上软件的下载地址，会显得你异常体贴。
附件的尺寸尽可能的小，移动互联网时代会有不少人使用手机来查收邮件，太大的文件会给对方的流量带来不小的负担。缩小文档尺寸的工具有很多，学习一下没坏处。
发送##
发送前，从头至尾，包括附件，再仔细阅读一遍。再点击发送。
心急手快的人，建议你选择一款可以 undo sent的邮件软件。
互联网时代的职场，电子邮件即是工具，也好比你的衣着，是你的形象。认真点有好处。
