项目管理篇15一制度建立

今天来说说,怎么在团队中建立制度。我们先要明确建立制度的目标是什么,是为了团队工作更加高效,是为了规避掉可能的隐患,制度和规范要随着业务和团队变化而变化,切记为了建立而建立。

今天主要说两个方面:

1、制度建立的时机;

2、怎么让制度和规范真正贯彻执行下去;

先说一下制度和规范的建立时机。

建立制度和规范一定程度会拉长项目时间或增加资源成本,比如对需求文档编写增加了规范,编写投入的时间肯定就会多,要求大家做代码review了,研发的时间就会增多,要求做测试用例评审了,测试同学就需要提前做准备。我们需要权衡什么时间点要做制度的建立。

什么时间建立制度和规范,建立什么样的制度和规范,需要从项目整个周期的收益上去考虑,比如做的系统是要长久运行的,开发时间很长,那前期花时间做好需求文档编写,就是值得的;如果做的是demo产品,要求快速尝试,团队成员不到10个人,那就没有必要增加不必要的管理开销。

一般来说,当处在业务初期阶段,团队成员少的时候,大家沟通足够的顺畅,建立什么样的制度和规范,需要审慎的思考,切忌完美心态。但是,什么规范也没有也是不建议的,一定要在团队初期就打好基础,一旦形成了氛围再想改变,付出的代价往往很大。

随着业务规模的发展,团队成员的增加,就需要把流程制度和规范逐渐建立起来。在制定制度和规范之前,一定要先把现有的流程梳理出来,有哪些关键节点,哪些节点在实践过程中出现过问题,建议把流程图画出来,每个节点都需要有负责人,这样,我们就可以看出整体流程有哪些待改进的地方,优化了这些地方,能带来哪些好处,付出多少代价,权衡性价比,最终就形成了制度和规范。如下图,这是我们曾经梳理出来的产品研发的各个流程点。有了这张图,大家就可以一起坐下来进行讨论了。


图1-产品研发流程

我们再来说一下,怎么让制度和规范真正贯彻下去。

制度和规范的建立只是万里长征的第一步,再好的制度和规范,如果不能坚持执行,也没有意义。因此重点就在执行,随着团队人员的变更,制度和规范还能贯彻到底,形成团队的文化,这是最重要的。

执行的第一步,就是制度和规范的宣导,制度文档讨论完了以后,不是马上就让大家去被动执行,一定要做宣导,宣导就是让大家理解为什么要建立这个制度,目的是什么,团队的目标是什么,能带来哪些好处,需要大家在哪些方面支持,大家有啥意见反馈等等,不去有效的发动群众,制度是建立不起来的。

大家知道了制度的意义还不够,怎么才能让制度真正执行下去呢,我们要理解一点,只有让大家能接受的制度和规范才能流行起来,制度的建立就是一个博弈的过程,不是口头支持,而是行动执行;无论再好的制度,如果只是增加了具体执行者的工作,而没有为他带来收益,是执行不下去的,上有政策,下有对策,制度建立就是一个长期博弈的过程。制度和规范建立的过程中,我们一定要不断观察大家实际执行的情况,大家实际的姿势往往和我们最初的想法背道而驰,一定要关注大家日常工作的习惯,如果制度的建立能保留这些习惯,甚至更符合他的习惯,这样的制度才越有生命力。同时,我们要不断吸收大家的反馈意见,不断优化制度规范。

最后,制度的执行必须需要一定的监督强制力,任何习惯的养成,都需要一个过程,这个过程就是不断反复的,就像减肥一样。这个时候,我们需要在流程关键点上不停的做检查,不停的去监督,只要是违反制度的事例,都要进行惩罚,当然这个惩罚措施需要事先在制度中说好。

总结一下,制度和规范的建立时机,需要根据项目所处的阶段,通盘考虑性价比来决定;项目的真正贯彻执行,需要做好宣导、行为引导以及强制监督,需要引导博弈,不断优化迭代,才能打造出适合团队的制度,形成文化。

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