一、如何写。
写工作报告要用信息化语言，完全摒除假大空的套话。只有用信息化语言才能打造一篇高质量的文稿。什么算是高质量的文稿呢？我们写工作总结目的是让领导认同我们的努力和工作成果，而且是愉悦的认同。能达到这个目的文稿才是高质量的文稿。利用信息化语言打造的高质量文稿有三大特征：给数据，给事实；向前多挖一步；向后多迈一步。
信息化语言的第一个特征：给数据，给事实。信息化语言要的是数据和事实。如果你没有数据就给估几个大概的数。如果连大概的数都估不出来那就提供事实。如果连事实都没有那还是别写了。
例子1：比如你的工作总结里写，我设计的新的在线注册系统与过去的手工输入系统相比性价比更高，“性价比更高”这就是描述性语言，不如改为“新的在线注册系统将我们的运营成本降低了30%”。这就是信息化语言。
例子2：比如你写“我与本市多个供应商建立了新型的合作关系”，不如改为“我与本市三位供应商尝试了原料开发的合作关系”。
例子3：比如你写“我在本年度工作中展示了很强的分析能力”，不如改为“我在什么项目上展示了分析和制作财务报表的能力”。
例子4：又比如你写“在上级的关怀下、在同仁的努力下”，不如改为“在公司领导层开展的每月一次面对面午餐中，在销售部日夜加班十天以后”。
例子5：比如年终总结这个金字塔，塔尖当然是今年是有收获的一年，你的老板自然会问收获了什么？怎么收获的？此收获有什么意义？你回答这些问题就展开金字塔的第二层了。在收获了什么这个板块里，你写我的个人技能得到了飞速提升，这还是描述性语言，于是你需要继续往下挖，什么技能？得到了怎样的提升？你可以这么写，我参加了三次程度由浅入深的销售培训，销售转化率提升了20%，这就是信息化语言。这个方向挖到这就可以不挖了。有了信息化语言做金字塔的基石，你的塔尖今年是有收获的一年才能会从假设变成结论，没有下面的支撑，那个塔尖它永远只是个假设，而假设是说服不了任何人的，只有当假设变成结论以后，结论才能说服他人。
信息化语言的第二个特征：向前多挖一步。挖出信息化语言，让你的文章真正言之有物。多向前挖一步是不要只停留在事情的表面。重点写自己的经验方法，思考一下这个经验方法能否用到明年的工作，能否推广到别的团队。这样一来，你的这份年终总结意义立刻不一样了。
例子1：年终总结切记不要只写业绩，这会成为一本业绩的流水账，你要意识到为什么公司需要我们写年终总结，难道只是想知道我们这一年做了什么吗？我们做了什么其实公司清楚得很。公司是想看看我们能否从对工作感性的认知上升到理性的、规律性的总结，所以你今年为什么会有这样的业绩，向前多挖一步，找找原因，也就是总结一下方法，这就是有深度的写法。
例子2：比如你在写方法经验板块的时候，第一段位的写法是这么写，我们今年之所以提高了产品销售量，因为我们：一，欢迎了老客户来体验我们的新产品；二，引导客户购买相关的互补产品；三，鼓励客户向朋友分享产品使用感受。而高段位的写法会继续写下去，写出为什么这么做的原因来，会这么写：因为我们意识到公司前十年坚持下来的客户回访，为我们积累了上百万忠诚的老客户，忠诚的老客户是我们这家公司最大的资产，对老客户进行二次销售是我们降低营销成本的主要途径。你看这就是深挖到了原因，这就是有料的文章。
信息化语言的第三个特征：向后多迈一步，给出行动指南。注意是给指南，不是给鸡汤。所谓鸡汤就是你对这个项目发展的良好愿望，鸡汤在生活中也许有催眠作用，但是在职场上它没有任何指导意义。假大空的愿望谁都会给，而有实操价值的指南就不一样了，你要学会比领导多向后迈一步，向后想想具体的方案，想想可供双方参考的行动指南，这样的文章才有实际意义。
例子1：比如工作总结中写到展望来年的时候你可以写，我们要抓住客户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户，这就是鸡汤式的写法。这种写法可以用在所有行业的所有年终总结里，你看这么写有意义吗？客服团队的年终总结可以写，我们客服人员要抓住客户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户。营销团队的年终总结也可以写，我们营销人员要抓住客户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户。这么写完全没有指南作用。向后多走一步，我们怎样抓住客户的需求？怎样提高客户满意度了？怎样积累更多的忠诚客户？所以你不如改为，我们要通过客服聊天记录、客户评价，分析客户利点，我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件，建议明年组织五到七人的专业运营团队来完成这件事情，记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性地解决，这就是指南性的写法。
二、如何说。
向领导汇报的时候要把握住结构思考力的四个核心原则：论、证、类、比。
第一个论，叫结论先行。一次表达只支持一个思想，最好出现在开头。结论怎么得出来呢？分成三个步骤：第一步叫做列出要点；第二步叫寻找共性；第三步叫得出结论。所以找到中心思想结论的方法就是核心根源在于寻找共性。
例子：比如咱看这么个例子，假如说一张图，里面写着叫2011年25%，2012年26%，2013年29%，2014年30%，2015年31%，标题叫做线上业务变化。线上业务变化就不是一个结论，它只是一个描述。这样的话你觉得这个结论可以怎么概括呢？你可能会想到，第一叫线上业务逐年增长，当然其实也有可能叫做线上业务五年来逐步增长，也有可能叫线上业务增长缓慢，还有可能叫线上业务几乎停止增长。所以你发现一个特点没有？这么多要素放到一起，它的结论是没有标准答案的，取决于什么？取决于你跟对方到底想要表达什么观点，换句话基于你的目标，拿这些东西到底想要表达什么事情？所以你会发现如果你不得出一个结论来，那么听的人就需要得出一个结论，换句话有可能他得的结论跟你得的结论正好是相反的。
第二个证，叫以上统下。什么叫以上统下了？首先上面是结论，下面是理由，结论概括理由，理由支撑结论，，任何一个层次的思想得是其下一个层次思想的概括，上下联系所以叫以上统下。
例子：比如说你听一下这个案例，一个人去跟对方说，他的观点叫做新产品收益高，结果下边他列了六条理由：第一，规模带来效益；第二，新产品拥有专项奖励；第三，公司考核会向新产品倾斜；第四，信息交叉验证透明度高；第五，容易操作；第六，追加各种优惠。你认真去听以后发现这里边有的是说收益高的，有的是说这个产品好，质量好或风险可控，所以只叫收益高就不能概括下边这六个要素。那改完以后要分成几个方面，比如说叫新产品收益高并且风险可控，收益高下边支撑的三个点是什么，风险可控下边支撑的三个点是什么。所以你发现这是不是以上统下造成的？同理，当我们接受到信息的时候，我们也可以尝试着去画一张树状图去画出这样一个结构来，对方的观点到底对还是不对呢？其实你会发现这个观点到底可不可信，有的时候不仅仅取决于观点本身，还要看对方拿了哪些事实和依据来支撑他的观点，换句话它得符合以上统下，你才有可能去认可他的观点。
第三个类，叫归类分组。每一组思想得属于同一个范畴。谨记MECE原则（相互独立，完全穷尽）。
例子：比如说如果有200毫升的水想要装到一个100毫升的杯子里，你有什么方法？200毫升的水怎么能放到一个100毫升的杯子里呢？首先我们分析一下原因，这水倒杯子里边水为什么会流出去呢？你会发现无外乎这么几个方面，第一个方面针对谁本身？针对杯子本身，太小，装不下，第二方面，针对水本身，它是个液体，它会流动。第三个方面叫外部环境。所以你发现当我们尝试从这三个方面找问题的时候，就会把这问题看得更加清晰全面，比如说杯子小你可以怎么解决？比如说换大杯子、换两个杯子，从外部环境有什么方法呢？太空，没有重力情况下，一个杯子也盛得下了。从水是液态角度有什么方法呢？冻成冰不让它流动。所以你发现，当你找到这么一个结构以后，你再去思考这个问题可以思考得更加清晰，表达出来以后也非常的有说服力。你可以非常自信地跟任何人说，你说这件事可以从以下三个方面去考虑：第一个方面，从杯子本身；第二个方面，从水本身；第三个方面叫外部环境。
第四个比，叫逻辑递进。每一组思想得按照一定的逻辑顺序进行排列。逻辑递进就三种排序方式，哪三种呢？时间、结构、重要性。所谓时间就叫先后顺序，结构就是总体和部分，重要性就是首先、其次、再次。
例子：有一次我在上课的时候，我的一个学员的一个现场作业，他是一家企业的内训师。他的其中一页PPT里边有这么一个内容，标题叫“与顾客拉近距离的方式和技巧”。下面就包含了几点：第一，我要一直保持微笑和目光接触；第二，我不单单回答客户的提问；第三，让顾客把话说完，不打断和猜测还没有说完的话；第四，我会适当地提出问题来询问顾客以保持对方的兴趣；第五，如果顾客表现不耐烦或不被打扰时我会尊重他的意愿；第六，如果顾客在某项产品逗留较久时我会轻柔地询问是否需要协助；第七，我会展现我个人的风格和提供个人的建议；第八，我总是使用正面语言；第九，当顾客没有买东西离开时会递上我的宣传册，并且希望他再次惠顾。
如果你是一个学员，一个老师这么给你讲课，教你如何与顾客拉近距离，你觉得你能记住吗？其实任何一个学员都很难记住。换句话说，刚才那件事对于这个老师来讲就是一个隐性经验，那隐性经验是不太容易得到传承的。到底该如何重新去把这个结构整理，变得让对方容易记一些呢？
首先就想到了第一种方法，认真听，叫做迎客、接客、送客。迎客微笑直视，观察倾听；接客专业建议，正面引导；送客尊重意愿，持续服务。这是逻辑递进当中的第一种方式，叫时间顺序。
还有一个叫什么呢？叫做表情、动作、语言，表情又分为目光接触，面带微笑；动作分为递上宣传册；语言分为聆听、提问、解答、建议。各位这叫什么顺序呢？这叫结构顺序。
第三种叫与顾客拉近距离的方式和技巧分为什么？掌握核心要求和合理应对不同情况。核心要求下边又分为保持微笑，目光接触，个人风格，正面语言，就是你无时无刻都需要具备的核心要求。应对不同情况要分为当顾客有意愿的时候怎么应对，当顾客没意愿的时候怎么应对。当时他们想强调说核心要求重要，所以界定为叫重要性顺序。
重复一下四个核心原则：论、证、类、比，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。
三、今后如何发展
如果希望自己在表达这方面更深入的发展，所要做的无非就是读、写、展示。所谓读就是大量积累素材，写就是随时记录，经常练笔，把看到的、听到的，用自己的话写出来。所谓展示就更简单了，开个博客或者公众号都可以，写出来放在上面让大家点评。刚开始总是写不好，持之以恒就变得简单了。所谓知难行易，掌握原则之后在工作实践中多多运用，自然能达到精准、流畅、简练的表达自己意思的境界。
