时间管理|理论模型|番茄工作法

是否推荐

推荐专注力不好的人。
这个理论其实很简单,1分钟可以了解并开始实行。

产生

意大利人弗朗西斯科·西里洛(Francesco Cirillo)于1992年创立(大学时)。1998年起开始传授给个人,1999年起开始传授给团体。创始人官网:https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique

理论内容

核心内容就这么少:

使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

附加说明
1)一个番茄时间(25分钟)不可分割,不存在半个或一个半番茄时间。
2) 一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废。
3)永远不要在非工作时间内使用番茄工作法(例如:用3个番茄时间陪儿子下的棋、用5个番茄时间钓鱼,等等。)
4)不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。
5)番茄的数量不可能决定任务最终的成败。
6)必须有一份适合自己的作息时间表。

工具

一支笔,一枚厨房定时器和三张纸。

-今日待办表格:填写当天日期、你的名字,列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表都要换新的。


-活动清单表格:填写你的名字,列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的。(没有花样,就是一个清单/竖表)

-记录表格:记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。(本文作者注:主要是看之前预估的番茄数对不对)

优点

以下总结来自网络,个人觉得这个方法不错,但主要还是易于操作,并没有什么牛逼的内涵,优点也基本是“专注”的外延,并不一定是番茄工作法带来的,如果你本身就专注,或者用其他方法能够专注,也能达到这些效果。

百度说的优点:
1、减轻时间焦虑
2、提升集中力注意力,减少中断
3、增强决策意识
4、唤醒激励和持久激励
5、巩固达成目标的决心
6、完善预估流程,精确地保质保量
7、改进工作学习流程
8、强化决断力,快刀斩乱麻

相关书籍

创始人著作

弗朗西斯科·西里洛有原著,我手上有一本v1.0发布于2006年的初版,带上附录一共36页,并且是有人翻译成了中文。页数少可能是为什么开始没有出版的原因。

下图是后来出版的书,左边的是2013年版本,右边是2018又修定版,都是加了其他内容后成书的。但是奇怪的是两个版本都没有翻译成中文。


弗朗西斯科著作

《番茄工作法图解》

当中文搜索“番茄工作法”出来的首先就是这本《番茄工作法图解》。这本书是瑞典人Staffan Noteberg在2010年所写,加了很多自己的理解和画在方格笔记本上的插画,创始人当时还为这本书写了序。我认为这本书对推广番茄工作法的概念功不可没。

Staffan著作

个人认为本书内容太杂,但对时间管理没有什么概念的人还不错,版式讨喜,插画还有点可爱,很易读,基本大部分篇章都是一页篇幅还配插图,选一页类似这样:


尤其适合看字就犯困的人。

番茄工作法那么简单,怎么能撑满一本书呢?其实作者Staffan 除了核心的番茄工作法,加了很多其他内容,包括:
第2章背景里讲了心理学方面一些已知研究成果,包括工作记忆working memory,心流等,
第3章提到了其他的一些方法,比如戴明环PDCA,清单,反馈,
第4章的中断内容不错,和番茄工作法关注“专注”非常吻合,
第5章预估第6章应变还是其他时间管理相关的一些。
第7章团队讲了团队如何运用番茄工作法。

本身内容散,真正番茄工作法的内容很少,本更像一个信息收集者,将时间管理相关的内容分了个大致类,就成了一章章的内容。

这种什么都讲一点的做法和番茄工作法“专注”的精神是背道而驰的,所以作为一个理论书籍我不会推荐。但作者写得用心,确实也写到很多方面,随便看看也能解决些问题,所以当作导读补充一下知识点也没坏处。特别需要注意的是,要自己思考,比如认知科学方面有些说法是比较陈旧或者片面的。

注,我认知科学的时候,我的教授是个愤青,感觉他的教学目的主要是让我们分辨出好的学术,有一次的作业就是让我们找著名媒体,比如华尔街日报或者纽约时报,批判文章里有关认知科学的错误,太逗了,结果我确实找到一堆,认知科学公众教育实在是不够啊

Staffan 的《单核工作法图解》

《番茄工作法图解》同一个作者还写了《单核工作法图解》。个人觉得单核工作法和番茄工作法大同小异,也是关注“专注力”,番茄工作法用工具番茄计时器命名而单核工作法直接用理论核心内容命名。

《单核工作法》这本书更神奇了,亚马逊上搜索monotasking只出来一本简体中文版。所以是原创人开始占领英文市场后,解读人主攻国内市场么。或者因为国内对原创的问题比较宽容?

中文世界番茄工作法重要靠口口相传(三言两语就能说完,简单易懂)。所以就番茄工作法来说,买书看书不重要,先用起来,反正方法就总结在上面了,优点不明白,网络上一搜也有,不用太正统。

点评

理论质量

番茄工作法其实解决的主要是”专注力“问题,并不成理论体系,最核心的部分几句话就能说完。后来瑞典人Staffan 因为出书其实还加了很多其他的时间管理相关内容。而Francesco 2013年和2018年的书分别是128页和160页,看目录也是加了不少内容,合并了原来单独团队如何使用番茄工作法。

即使是核心的番茄工作法内容,也只能说是个妙点子,说是一个理论还是牵强了一点,更像训练专注力的方法。

有趣

我觉得番茄工作法虽然简单,流传甚广和它的起名方式有关,厨房计时器Pomo Timer最开始的样子就是个番茄,而且意大利人特别热爱番茄,传统玛格丽特披萨和红酱意大利面都要用到新鲜番茄,这个民族对番茄的感情可谓是很深了。


而翻译到中文以后,中文其实没有这个语境,不会把番茄联想到计时器,反而有种趣味,再加上的确很简单,和翻译出版社的大力推广,我甚至觉得番茄工作法的名声都大过正规的GTD这样的时间管理理论。

吃掉那只青蛙的取名也类似。我得好好想想我要不要换个新名字,原来doer.ai太无趣了。

质疑

先不管番茄工作法是不是时间管理理论,对番茄工作法我也还是有一些质疑的:

质疑一:硬性25分钟/5分钟

番茄工作法建议的25分钟工作/5分钟休息是“硬性”规定。创始人Francesco 通过”观察“(应该不是严格定量观察)别人大概专注的时间在20-45之间,他说根据他的经验30分钟时最合适的。也有因为30分钟正好是1个小时60分钟的一般,这样计算起来总归方便一点。

个人觉得这点对25分钟都坚持不了的人来说可能定在25分钟有一定的帮助,但对本身专注力好的人来说反而是打扰。我现在不比年轻的时候爱玩,更宅,对我来说25分钟根本不是什么事,连续2小时都不是什么事。

而且如果是学校的话,节奏是40-45一节课,硬掰成30一段也蛮累的。

对于这点,我的建议是,专注力还可以的人,放弃番茄工作法吧,看到这里大致也了解了,够聊天用了。而专注力一般少于25分钟,想要专注力提升的,可以尝试使用用来训练专注力,但每个番茄时间不一定是25分钟,比你的自然专注力高点点。

还有一种变种用法是每个番茄时间不一样,自己觉得告一段落,想要休息的时候记录时间花费,本质其实是清单管理,也有点像《奇特的一生》(书评)中柳比歇夫每天手工计算的”纯工作时间。花费的时间可以Excel表Sum计算,也可以手工算(我觉得中国人算术绝对够的),或者等我写的APP,目前构想里会有这个数据字段。

而且我有个想法,番茄工作法有点像机器学习之前洗数据,将清单管理的的时间块标准化,本质还是清单,但“洗”后更容易操作容易理解。

质疑二:不能中断

番茄工作法说一个番茄不能中断否则应该重来。

但是人是社会的动物,你在上班时间,如果老板找你说事,你说你再等我25分钟,我休息来找你? 这不太现实,因为位高就责任大,在工作环境里老板的时间价值一般比下属高,一般都是下属凑老板方便的时间,这样团队工作才最有效率。

番茄工作法分个人和团队,我没有仔细看团队的部分。如果是团队,你还得保证你周围人都使用番茄工作法。你就是老大你们部门人都使用了,别的部门还是难说,即使整个公司都使用了,你的客户还是不一定使用番茄工作法。所以不被中断是个“愿望”,但不切实际。

再说如果电话来了,邮件来了(有可能重要),必须要等到5分钟的间隙里回吗,这样不会另生不安的心魔么。可以关电话邮件,但能够理所当然这样做的人并没有那么多。

结合创始人和图解书作者的背景,番茄工作法比较适合学生(特别是自主安排考研或者考证书复习时),程序员,或者某些自由职业者。但大部分需要和人协作工作的人都不是很合适。

质疑三:一个番茄钟只能做一件事

很想装一下哲学的说,什么叫”一件事“,世间本没有分类,都是被人定义的,世界上没有自然的”一件事“。

那如果你事先定义的”一件事“比想象容易的多,或者灵感爆棚,5分钟就做完了,难道不好么,非要所有崎岖路都去试下做满25分钟么。

而且工作中大部分都是小事,细节,大项目也早就拆解和人沟通过了,哪有那么多需要很多番茄钟的事情,而且还要正好25分钟的倍数?

质疑四:作者都说番茄数量不能代表质量

这点还挺要命的,时间管理还是追求工作质量的。从不能代表质量这点来说,我觉得这个方法是不能当作理论用的。

专注这件事如果要讲求形式还是很容易摸鱼的,所以还是自己心要“顺”,而不是自我建立很多对抗,比如用番茄时间25分钟来困住自己。

以前有种说法fake it till you make it,我还挺喜欢的,但后来有人纠正我说,其实不对,是“Fake it till you become it”,这句话出自一个讲肢体语言的TED演讲,和番茄工作法有异曲同工之处,番茄工作法就好像训练你的肢体,直到习惯,不是硬make it,而是自然而然成为(become)专注的人。

从这个意义上,番茄工作法是个专注力训练法,并不是真正意义上的时间管理理论。

时代的专注缺失捧起了番茄工作法,本身的局限后劲乏力

“从前很慢”,从前没有电话,邮件,手机,智能手表。番茄工作法的流行是因为确实找到了这个时代的问题:专注力缺失。

但番茄工作法能成功使用的限制太多,很多情况其实都不适合用,我很怀疑有多少人真正只用番茄工作法就能管好自己的时间的。

扩展

网站

创始人官网:https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
《番茄工作法图解》和《单核工作法图解》翻译者小胖建立的中文网站 http://www.25in1.com/,但APP和Web链接已经不可用,应该已经废弃。

相关软件/APP

随便一搜有很多,找个顺眼的就行,毕竟只是个计时器作用。

对人工智能的启示

我发现很多时间管理的方法解构以后本质是清单管理,连看似不相关的番茄工作法都是,还挺神奇的,这也是我今天梳理了一下番茄工作法后的一大收获。

另外,再复杂的人工智能,方法简化非常重要,即使有信息损失,而且面向用户的一定要简单,有趣。就像机器学习选择做围棋。

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