工作中，你是否和我一样抓狂过，每天都需要写大量的东西，大量的！还被一次次打回来重新写，那种痛苦，折磨身心，并一次次觉得自己很！无！能！

文字工作者姑且放到一边不说，咱们就来聊聊普通的职场人士。以我为例，做了以下总结。

1.即时聊天工具

不论是微信、QQ、钉钉、KK亦或是其他聊天工具，特点就是可简明扼要的说一个事件，时效快，方便使用。

当你是主动发出需求方，例如领导让你立马找销售部门的负责人提供一周的销售数据时，你可能会立马给他打电话或者发信息，简明扼要的告诉他需要的东西是什么，什么时间前要给过来。打着领导的名义去要东西，我认为技术难度不高，而且反馈一定会很快，但往往越简单的事情，栽跟头的几率越大。

发起者会认为事情很简单，转达一下领导意思就好，几秒钟的写几句话，复制粘贴给对方等等。可是经验告诉我，即使只是要做一个传声筒，你都必须要学会思考，要做好这个传声筒。领导为什么这个时候要这份数据？想从数据中看到什么信息？是否要提醒对方部门提供的数据再涵盖一些其他方面的内容，进行一下备注说明等等，在拿到数据后，传声筒还要抽几分钟简单看一下内容，查看一下资料格式是否不标准。千万别出现当你把数据转交给领导后，领导看了一眼说怎么没有XX内容？这几个数算对了吗？这些提出的问题你一个都答不上来，你一直对着领导说“我再去问问”。如果每次都是这样工作，最后的结果就是你的位置会被别人替代。

另一种情况，聊天的内容有时候会成为一个致命杀手。当工作出现问题时，大家美其名曰追述源头排查各个环节，其实是在找各个环节的自己不在场证明。而聊天工具里有聊天记录则被翻出并无限放大着作为辩护的有力证据，责任可瞬间转移至别人身上。又或者，你转达A同事的观点给B同事，B同事将你写有A同事名字的聊天记录截图后，根据事件的不同，得罪人的状况会经常发生。

结论：工作中处处都有雷区，不要在不应该摔倒的地方摔倒。聊天工具虽然方便，但编辑内容的时候需谨慎，想清楚信息发出后可能会出现的各种后果并能够承担，做个谨慎的人。

2.收发邮件

邮件的使用根据公司的不同，大家对其的重视程度不同，尤其是在中国。我经历过非常重视邮件往来业务的公司，也见过根本不把邮件当一回事儿的公司，但总体来说我是喜欢使用邮件的，而且喜欢使用企业邮箱。

如果工作中出现问题，你可以把邮件截图出来“已在几年几月几日发出过这封邮件，并且抄送了相关领导们”。邮件还有收到回执功能，你想假装没收到都不行，这是归责的好工具，也能体现你的专业水平和工作效率。还有一点就是如果和其他公司发生业务上的争执时，邮件也可以作为合法的法律依据。

写邮件有很多注意事项和讲究，事件的描述要有重点，要写出你的诉求，还需要给出回复邮件的Deadline。又如标题、称呼、结束语、邮件签名的写法，以及我经常会犯错的收件人和抄送人的人员名单先后顺序的问题。嗯，其实邮件也是一个容易让你掉坑里的东西，也是验证一个人工作能力强弱的判断工具。

记得在外企公司工作的时候，常常受到客户的各类投诉邮件，附件中Download各种投诉报告和照片，但因为客户的写作水平参差不齐，有些邮件一眼便能看懂并分析出投诉的严重程度，而有些客户简直把邮件当做即时聊天工具，可以一连发上好几封，说的都是同一个事情还没有重点，带有浓烈的个人情绪，常常让人抓狂却还不得不打电话跟对方重新沟通，服务意识之高，认错没有下限。

结论：邮件用得好可以让你的工作事半功倍，工作必备良品，同时你需要一个好的邮件回复者。

3.各类报告文书

我眼中的各类报告，包括请示文件、汇报材料、会议纪要、通知、新闻稿等等，一切一切需要大篇幅书写的，我都放到这一类，也是最让我头疼的一类，直接可以秒杀我的智商和记忆力的一类。九段秘书如何炼成的秘籍还没有拿到手，我感觉自己快在练就九段秘书的路上走火入魔了。

最近我掉到会议纪要的坑里，每周公司都有重要的会议召开，而做为重要部门里的人员以及工作职责要求，不得不对会上七嘴八舌的讨论出来的会议决定进行简要明确的总结，且这些会议纪要形成文件得到会议人员确认后是具有法律效益的，绝对不能马虎。刚开始的时候，基本要被领导打回3-4次，每次打回来都感受到自己的无能，严重打压着我的自信心，想想以前我还嫌弃别人写的会议纪要，真是自不量力的行为。

结论：工作中不论写什么，都不仅仅是“写”那么简单。你需要知道事情的前因后果，需要思考写作顺序和逻辑，需要咬文嚼字不能用错词语，需要思维缜密不出纰漏，不能有错别字，格式字体要标准等等。

每当被打击时，我就会想到一万小时定律，想到匠心精神，同志还需努力啊！

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