解决问题第二步:分析问题

1、如何分析问题?

经过上一节澄清问题,你可能会发现,一旦问题被澄清,你就知道了解决问题的方向。但是,不知道你有没有发现,有些问题被澄清之后,你会立刻就有答案;而有些问题被澄清之后,你还是发现你不知道如何着手解决。

举个例子,比如,上一小节,我们提到了两位提出想减肥的学员。

A学员澄清后的问题是:我如何在每周花费时间不超过3小时、总开支不超过5千块的情况下,3个月之内减肥8公斤。你会发现,这个问题你基本上就可以提出解决方案了。无非是从饮食和运动两个方面来制定减肥计划,饮食上减少碳水摄入,增加蛋白质和蔬菜;其中运动这部分,无非是考虑每周3个小时的时间如何分配,到底是跑步还是做一些无氧训练;同时,购买装备、购买健身服务等等的开支,如何控制在5千块以内;以及最后,如何激励自己坚持到3个月的时间。

但是看一看B学员澄清后的问题:我如何在一个月之内,让自己每次在更短时间内向老板汇报完工作,从而减少老板打断我工作汇报的次数。拿到这个问题,其实我们还是没有办法立即给出一个解决方案,这是为什么呢?

原因其实你已经感受到了,第二个问题明显比第一个问题更难、更复杂。结合我们上一节提到的问题的定义,问题本质上是期待与现状之间的差距。我们之所以会觉得第二个问题更难解决,本质上是因为,在第二个问题中,期待和现状之间的差距太大了,我们的思维无法一步就完成这么大距离的跨越。

面对我们思维无法一步跨越的复杂问题,我们可以怎么办呢?

你可以边思考边听我讲一个你可能熟悉的小故事,看看能不能从中找到灵感。

山田本一是日本八十年代的一名马拉松运动员,1984年,在东京国际马拉松邀请赛中,名不见经传的山田本一出人意料地夺得了世界冠军。当时许多人都认为他的成功只是偶然,毕竟他看上去那么矮小。没想到两年后,在意大利国际马拉松邀请赛上,山田本一再次获得了世界冠军。

十年后,山田本一终于在他的自传中揭露了自己成功的秘诀,他说:“每次比赛之前,我都要乘车把比赛的线路仔细看一遍,并把沿途比较醒目的标志画下来,比如第一个标志是银行,第二个标志是一棵大树,第三个标志是一座红房子,这样一直画到赛程的终点。比赛开始后,我就以百米冲刺的速度奋力向第一个目标冲去,等到达第一个目标,我又以同样的速度向第二个目标冲去。四十几公里的赛程,就被我分解成这么几个小目标轻松地跑完了。

我相信你已经想到答案了,是的,对于我们思维无法一步跨越的复杂问题,我们也可以像跑马拉松一样,把长距离切分成若干个思维能够跨越的短距离。这其实,就是分析问题的本质。

分析问题本质上就是把无法解决的大问题拆解成可被解决的小问题。

既然我们已经知道,我们可以把大问题拆解成小问题,那么,如何科学地进行问题拆解呢?

在这里,我要介绍各大顶级咨询公司的咨询顾问们最常用的工具之一—-逻辑树。逻辑树的原理很简单,就是把大问题拆解成中问题,最后拆分成一个个小问题。

举个例子,假如你发现,你每个月都存不下来钱,这让你很没有安全感。于是你打算解决这个问题,通过问题澄清,你希望解决的问题是:我如何在目前月薪7000块的情况下,每个月能存下2000块。

面对这个问题,你如何解决? 可能很多人立刻想到的方式就是:那就省一点呗! 这个方法对吗? 这个方法其实是典型的"贫穷思维",“贫穷思维"并不是说穷人是这样的思维的,而是这样思考会导致你的贫穷。因为,这种思维只想到了“节流",而没有想到"开源。

那我们一起来看一下,这个问题应该如何思考?

首先,你问题中的2000块是什么?这个是你目标的结余,结余如何得出的,这个问题我相信每个人都能回答,结余=收入-支出。

所以这个问题变成了,如何提升收入,以及如何缩减支出。

接下来请你思考一下,如何提升收入?很多人可能立刻想到的方式就是:争取涨工资!这个方法对吗?这个方法当然可以,但是前提是你能够拿着工作结果,成功说服你的老板。

所以,还有没有其他的方法呢?

其实,收入一般分为两种,一种是被动收入,就是你躺着就能够赚到的钱,也称"睡后收入”,睡是睡觉的睡,比如你投资了股票、基金,最常见的就是你把钱放到余额宝里得到的利息;另一种就是主动收入,这个很好理解,就比如你的工资、包括你的副业。

所以,如何提升收入? 要么就是提升主动收入,比如努力争取涨工资、或者拿着工作之余的时间做一些挣钱的副业,比如写文章供稿、兼职摄影师,甚至做商业主持、做知识产品、做网红主播等等,互联网时代这些做副业的方式也越来越多了,除了提升主动收入,你还可以提升被动收入,具体可以根据自己可承担的风险来谨慎配置。

如果你觉得只是提升收入还不够,你还可以通过缩减支出,减少支出也有两种方式,一种方式是减少单价,另一种是减少数量,比如,如果你可以接受的话,可以尝试使用二手物品交易平台,搜罗一些便宜好用的东西;同时,及时做好家里物品的整理和清点,避免重复采购。

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在用逻辑书拆解问题的时候,我们需要遵循一个非常重要的原则,就是MECE原则。MECE原则其实是从英文翻译来的,中文意思是“相互独立、完全穷尽”,简单来说就是“不重不漏”。

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我放了一张图和四个小例子来帮你理解什么叫做MECE法则。比如第一个例子中, 如果全体是所有人, 那么分类A.未婚,B.已婚,C.离异和D.丧偶,四者之间没有互相重叠的部分(不重),而它们加起来又是一个整体,就是所有人,那么这就是一个符合MECE法则的分类。

其他例子都不符合MECE原则:

第二个例子,当全体是所有料理的时候,如果分类为中餐和日本料理,就是不重但漏;第三个例子,当全体是所有女性但时候,辣妈和年轻妈妈两个分类就出现了既重合又遗漏的状况;第四个例子,当全体是所有人的时候,分类如果是喜欢运动的人、不喜欢运动的人、喜欢打篮球的人,也是不行的,这样不漏但是重合。

MECE法则可以很好地帮助我们去检验, 我们对于大问题的拆解,是否有重合、是否有遗漏, 最终可以让我们看到这个大问题的所有可能的解决方向。

其实,逻辑树工具本质上就是通过结构化思维来对问题进行不重不漏地拆解。

所以, 回到我们课程一开始面对的A、B学员的问题。对于我们凭借经验提出的给A学员的减肥方案, 通过MECE法则是不是还可以有什么补充呢? 对于B学员的问题:我如何在一个月之内,让自己每次在更短时间内向老板汇报完工作,从而减少老板打断我工作汇报的次数。你是否能够尝试用逻辑树的方式,来把这个大问题拆解成小问题呢? 如果你有了思考和想法,欢迎在班级群里和同学们一起讨论,相信把大家的想法汇总,那个不重不漏的结构就被大家找到啦!

好的,老规矩,带大家一起复习一下。今天我们学习了拆解问题的第二步:分析问题。

  • 首先,澄清问题之后为什么还需要分析问题呢?因为那些期待与现状之间差距较大的问题,超过了我们一步的思维跨度;
  • 其次,分析问题的本质是什么呢?我们通过马拉松的故事,意识到分析问题就是把大问题拆分成小问题;
  • 最后,如何拆分小问题才是科学的呢?我们学习了顶级咨询顾问的重要工具逻辑树, 以及使用逻辑树时候的重要原则——MECE法则。

2、通过思维模型提升分析问题的效率

接下来,我们将进入分析问题的升级版:通过思维模型提升分析问题的效率。

我相信通过上面的学习,你已经意识到了学会科学地分析问题的重要性;并且,你能够通过理解什么是问题,从而理解分析问题这个过程的本质; 最后, 你掌握了用逻辑树工具和MECE法则, 能够尝试分析任何一个复杂问题。

今天,我们在以上分析问题的基础上进行工具的升级,帮助你能够更快、更准地进行问题的拆分。你做好准备,升级你的分析问题能力了吗?

不知道你有没有发现,当你开始尝试用逻辑树的方式来拆解问题的时候,你发现你需要花费很多的时间来调整分析框架。你会发现,你突然想到的某个点,居然没有可以把它放进去的地方,然后你需要重新调整这个逻辑树的框架结构。

举个例子,比如,你即将去参加一场面试,于是通过逻辑树来梳理:如何准备一场面试。一开始,你把这件事情划分成了两个维度:准备内容和调整心态,于是从准备内容维度你开始梳理,比如修改调整简历、打磨自我介绍、梳理过去的工作成就资料等等;于是从调整心态的角度,你给自己安排了早睡、准备了一套舒适商务的衣服、对着镜子练习笑容等等。你觉得准备得很充分,但是在面试现场,面试官突然问你:“你是如何判断你适合在我们公司工作,以及你适合这个岗位?” 这个时候你有点慌乱,你发现自己只顾着思考自己的工作经验和能力,没有去花时间了解这家公司的使命、愿景价值观,也没有仔细思考自己的哪些经验和能力与这个岗位是匹配的。

为什么会出现这样的情况呢? 因为很多时候我们分析问题的维度还是基于已有经验,基于有限经验搭建的逻辑树通常不够科学和严密。

你可能会想,那我经验就是有限,那怎么办呢? 这个问题其实是可以一定程度上解决的,解决方法就是学会借助思维模型来作为分析框架。

查理芒格曾经说过,学会90个思维模型,可以解决90%以上的问题。他的意思并不是说我们一定要去掌握90个思维模型,而是说,大部分的问题,其实都已经有最厉害的专家、学者研究出来了分析的框架。

对于大多数问题,我们都不需要从0到1来构思分析框架,而是可以站在巨人的肩膀上,直接借鉴和迁移。

其实,我们这个小节之所以要学习利用思维模型来分析问题,本质上就是节省我们自己从0到1搭建分析框架的时间精力,直接为自己接上世界上最顶级的外脑,形成对于一个问题的全面分析。

比如,回到刚刚面试的例子,其实刚毕业在找工作的时候,也在面试这件事情上踩过坑,后来我才发现,这个问题可以通过一个模型解决。

面试过销售岗位的童鞋,应该都碰到过这样的问题:面试官拿起桌上的一瓶水,让你卖给他。我当年面试某快消企业销售管培的时候,就遇到这个问题了。那时候,在端着那瓶矿泉水,绞尽脑汁地介绍那瓶水有多好,一直讲到词穷面试官也不为所动。

结果完全不出预料,我面试失败了。于是,我痛定思痛,转战咨询。后来看了电影《华尔街之狼》,一位超级销售跟莱昂纳多饰演的Jordan说, 他可以卖出任何东西。然后Jordan随手把一支笔扔给他, 让他卖出去。

如果你没看过这部电影,可以试想一下:如果是你,你会怎么卖出这支笔?
这位超级销售跟Jordan说:“可以给我签个名吗?” Jordan回答: “可我没有笔。” 然后他说: “所以, 你现在需要一支笔了。”

这部电影其实道出了销售的真谛,那就是:找到需求

说到这里,你应该知道我想要说什么了,不论你是向别人售卖一件产品,还是向面试官推销自己,希望拿到心仪的offer, 大多数人在考虑的, 都是“如何展现我的优秀?", 但是很少有人像华尔街之狼的销售一样, 去思考“我如何匹配对方的需要?"

想要能够全面地思考面试这件事情,我们可以借助的,就是3C模型。接下来我简单介绍3C模型的用法。

3C模型适用于推销/推荐某个商品或人,3C模型告诉我们,在推销某个商品、推荐某个人的时候,需要从3个维度展开:

  • 第一个, Capability能力, 也就是说, 你需要证明自己有足够的能力为客户服务, 或你的产品足够好;
  • 第二个, Compatibility匹配,也就是说,你需要证明你的产品或服务能够匹配客户的需求,这个需求必须是客户真正的需求,而不是你觉得用户应该会有的需求;
  • 第三个, Confidence信心, 也就是说,你能否让客户相信用了你的产品/服务能带来好的结果。

比如之前跟很多学员聊天,他们很喜欢圈外,特别希望把圈外介绍给他们的朋友。他们在介绍的时候,说了自己如何喜欢圈外、圈外有哪些好,可是最后发现对方没什么反应,所以这些学员就来问我说,有没有什么话术能够给到他们,让他们在给朋友介绍圈外的时候对方更加感兴趣。这个时候,我会告诉学员,可以先去倾听和挖掘你的朋友究竟遇到了什么困难,他究竟需要什么,如果他已经意识到自己需要通过持续地学习和能力的提升来解决自己目前的问题,这个时候推荐圈外对方会非常感激你的。但是,有太多人都没有意识到,自己期待的成功需要正确的方法和一步步地坚持,如果对方的需求不是学习,而是躺着赢呢,可能你给对方介绍一个买彩票赚钱的机会,对方会更加感激你。

所以你看,你遇到的问题和困惑,其实通过一个模型,就能够帮你很好地帮你全面地理解这个问题。

其实,这个世界上模型非常多,绝大部分都可以通过网络搜索和相关书籍找到。但是,大部分人遇到问题还是不知道要如何找到合适的思维模型,如果我们澄清一下这个问题,就会发现,我们不知道如何找到合适的思维模型,本质上是因为我们没有把思维模型和应用场景对应。

其实,没有任何一个模型能够解决所有问题。每一个思维模型都只能解决一类问题。比如,刚才提到的3C模型,对应的问题类型就是:如何高效地推销/推荐某个商品或人。

所以,当我们希望能够借助思维模型分析问题的时候,我们需要完成三个步骤:

  • 1、判断问题的性质
  • 2、挑选对应的模型
  • 3、借助模型完成分析

接下来我依次为大家介绍这三个步骤如何操作。

第一步,判断问题的性质。

首先,能够判断问题性质的前提肯定是问题得到了足够清晰的澄清,这个我们已经在澄清问题这个小节当中详细介绍了,如果在澄清问题上遇到问题,可以回去复习哦!

问题被澄清之后,我们就可以判断这个问题的性质了。问题的性质指的就是问题本质上是一个关于什么的问题,我们可以通过对问题进行分类来判断问题的性质。

圈外通过这几年持续对于职场问题的研究,总结了职场问题的基本分类和最常见通用的思维模型。

职场中所有的问题基本上都可以分为两类: “我自己搞定" 和 "与他人一起搞定” 。

简单来说,对应的问题类型就是:"个人思维效率提升" 和 “与他人沟通协作” 。

在这两个大类中,你可以通过关键词对应的方式,来细化这个问题的性质。比如这个问题是 “个人思维效率提升” 分类中的 "时间管理" 问题。

第二步,根据问题分类和关键词,找到最可能匹配的模型。

举个例子,你发现你的工作效率总是不高,通过问题澄清你发现,其实你想要解决的问题是:如何让自己的工作步骤更加清晰有条理,从而避免自己拿到一件工作像无头苍蝇一样团团转。这个问题其实就是属于 “个人思维效率提升” 的问题,这个问题的关键词是 “步骤、规划" , 那么你会发现, 最匹配这个问题的模型就是:PDCA循环模型。

这样就可以进行到第三步,借助思维模型完成问题分析。

同样, 我以PDCA循环为例, 这个模型用来处理我们接到一项工作之后的工作步骤, 它告诉我们, 我们完成一项工作需要经历四个步骤, 分别是Plan (计划) -Do(行动) -Check (检查) -Action (处理) 。

  • 其中在Plan (计划) 环节, 需要思考清楚这项工作的5W1H的基本要素 (做什么、为什么做、什么时间、在哪里进行、谁负责、具体如何做) ;
  • 在Do(行动)环节,就是按照计划环节的分工,具体执行人去做需要做的事情;
  • 因为工作中通常都会有一些意外情况,所以第三个环节也尤为重要,就是Check (检查),在这个过程中,需要检查每个执行者对于所需要执行事情有没有达到预期的目标,如果没有的话需要找到问题点在哪里。
  • 最后Acton(处理) 环节就是对于第三环节检查的结果进行处理, 有两种可能性, 第一种是结果达到目标, 这个时候需要及时认可和奖励执行者, 并且总结成功经验; 第二种是没有达到目标, 这个时候需要进行到第二轮的PDCA的循环, 针对要解决的问题,提出计划、采取行动、检查效果和处理问题。
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在圈外, 我们每个人都会运用PDCA循环来规划工作。作为一家高速发
展的创业公司和学习型组织, 圈外还总结出了圈外工作循环模型:PDC
AAL。在创业公司, 在Check (检查) 环节, 通常都会发现和目标有差
距, 这个时候我们下一个动作就是Askforhelp (需求相关人支持)。

由于圈外在探索的是一条职场人在线教育的新模式,所以我们每天做的事情都是新的,这就意味着我们没有办法在计划的环节就预测到所有可能的问题,同时圈外鼓励先探索再求助,所以我们所有员工都需要有及时求助他人的能力:第一个A (求助) 完成之后再去完成第二个A(处理), 最后, 我们还要有Learning (方法论总结), 在圈外, 完成一件工作的定义,并不是这件工作做完了,而是你不仅达成了工作目标还产出了如何做成这件事情的方法论,这样你就能够把你完成的这件事情交给其他人,然后你去做更难的事情,所以这也是为什么,圈外的员工成长速度通常都是其他公司3-5倍。

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好的, 刚刚我跟你介绍帮助个人做工作步骤规划的工具PDCA循环, 还跟你分享了圈外特色的PDCAAL循环。你可能会说, 这个PDCA循环过程中还是会涉及到要和其他人沟通协作的部分,为什么这个工具是属于解决个人效率提升问题的呢?其实是这样的,这个工具是用来指导你在工作计划的环节通过预估工作步骤,来提前规划你的工作的,本质上是解决你工作步骤混乱的问题。列工作计划其实是属于你必须自己搞定的问题,这个是别人没有办法替你承担的问题。

好的, 通过PDCA循环, 你已经能够很好地规划工作步骤、制定工作计划。这个时候你发现,下一个影响你工作效率的问题接着浮现出来了:与你密切合作的一位同事,每次都不能在规定的时间内完成他部分的工作,总是要拖拉两三天才,这导致你的工作进度也受到拖累。让我们一起通过刚刚的三个步骤再带你一起完成一个问题的分析。你会发现,第二个问题不是你通过提升自己的工作效率就能够解决的
它属于我们提到的第二类问题:与他人沟通协作。这个问题的关键词是行为改变,最匹配这个问题的模型就是“知能愿”模型。

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“知能愿"模型是用来分析一个人行为改变的条件,这个模型告诉我们,一个人的行为改变需要满足三方面的条件:认知、能力和意愿。以这个总是拖拉的同事为例来分析一项,如果需要他从总是拖拉工作的状态改变到按时完成工作的状态,

  • 首先,他需要从认知上接受:按时完成工作是很重要的;
  • 其次,他的工作能力要能够支撑他在规定的时间内完成;
  • 最后,他需要愿意这样做。当然,这个愿意有可能是对方主动愿意的,也可以是通过工作奖惩制度来推动他愿意这样做。

好的,我讲到这里,我相信你一定发现了,思维模型就像是一个已经建造好的梯子,当我们面对问题无从下手的时候,就不需要自己去开始据木头、建梯子,我们可以直接去找一个合适的梯子,通过这个梯子来完成一个棘手的问题的分析。当你能够看清一个问题,有了思路之后,解决问题就变得越来越简单。

最后带你一起复习一下,这一小节,我们接着上一小节的通过逻辑树工具分析问题,介绍了能够提升分析问题效率的工具:模型思维。我们意识到,用模型思维分析问题,就是帮我们接上了全球最厉害的头脑,帮助我们形成对于一个问题全面深刻的分析。同时,我们也介绍了运用模型思维分析问题的三步法:定义问题性质、选择匹配模型、进行问题分析。通过本小节,你了解了,你了解了职场中所有问题都可以分为"自己搞定的"以及"和他人一起搞定的”,对应你也掌握了两个在职场中用途最广的思维模型:PDCA循环和“知能愿"行为改变模型。

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