时间管理三:构建体系

此次课程开始构建个人的时间管理系统。

几次课程走来,开始对时间管理有了初步的系统化概念。个人对时间管理也有了一些理解。其实时间是不可能被人管理的。用或者不用,时间都在那里,按照自己的节奏流逝。我们管理的是自己,管理自己利用时间的方法。每个时间段就像一个储物柜,是闲置不用,或者杂乱无章的存放杂物,或者井井有条的存放重要的东西。这取决于我们自己。

一、遇到问题要建立问题梳理清单

其实这个概念第二次课就有讲解,当时印象并不深刻,只是停留在觉得很对,道理我都懂的级别。今天再次复盘时,Angie关于东西从哪来放回哪里去的回答,以及最近工作时遇到的一些状况,让我对问题梳理清单的重要性有了进一步感触。其实生活中我也遇到过很多次找不见东西放在哪里,每次出门都要想想有没有忘记带东西,昨晚钥匙放到了哪里,钱包,手机等等等等,有次我带电脑回家加班,第二天上班竟然忘了带电脑的电源线。。。。。。脑海里多次提醒自己,一定要好好整理下自己的房间,固定的东西要有固定的位置,一直也只停留在想法上。如果每次找不到东西,能够记下来,问问自己,为什么又找不到?因为我依然没有做到固定东西放在固定位置,用后放回!在生活中这可能只是一件小事,但工作中这个问题会更明显,重要性更高,尤其是在生产型企业!前段时间公司精益生产培训时,我们随同老师在车间现场观察。刚好赶上交接班的时间段。下一班组的生产员工在上班时间开始后的半小时内,竟然一直在找东西。。。。。。直到半小时后才开始真正的工作。为什么呢?因为现场摆放混乱,每个工具都要四处寻找,而不是用后放回指定的区域!这种工作方式员工工作的效率及产生的价值会大大下降。

第二件事是最近我们的一个大客户需要我们提供对于新品测量工具的一份报告,而测量工具是我们自己设计制作的。设计制作一个测量工具大概需要一周的时间,而这次有11个测量工具需要做,距离客户deadline还有两周时间,我们竟然还没有动工,导致此工作非常紧急。而制作此工具的最后一道工序是一个印度同事,每次开会讨论他都会非常气愤,我跟他交流后得知,类似的工作每次都是拖到最后,导致他每次都要玩命加班赶工,所以他每次都要fight!但是依然没有什么效果。这就陷入了恶性循环。为什么每次都会这样?因为每次遇到这种问题时,只要赶在工期前完成就万事大吉了。其实赶工的质量大家都懂的。每次都没有记录总结,每次都会觉得,这是一个新问题,如果我们能够建立问题梳理清单,为什么每次都会变成紧急事件?可能设计部门不知道客户的deadline;为什么会不知道,因为工程部于客户接触,时间只有工程部知道,但是并没有及时分享信息;那么下个项目开始时,就需要及时分享信息,提早进行设计,审查,或者类似的产品设计理念可以互相借鉴,节省设计时间。这样也不会每次都要争吵,每次都赶工了。

突然明白,为什么说书籍是人类进步的阶梯,因为书籍记录了人类发展过程中遇到的各种问题,一个问题对于个人来说可能是新问题,但对于别人来说,可能就是很简单的一个老问题了。我们遇到不认识的汉字、单词、会查字典,遇到问题会查百度。其实百度经验就是一个问题梳理清单,他记录梳理了人们遇到的各种问题,并附有解决方法。所以如今当我们遇到很多专业的问题时,不一定要请专家才能解决。同样,在工作生活中,我们能建立自己的问题梳理清单,我们就建立了自己的百度经验,我们就变成了自己的问题解决专家。

二、时间管理相对论:越早做,单位时间相对成本越低

这个概念说出来也是道理大家都懂哈!人应该都是向着升值的方向前进的。40岁的单位时间成本如果与30岁相同,那这期间的10年就是浪费掉了!30岁建立了一套体系,经过10年的完善与改进,其价值必然高于40岁再建立的一套待验证的体系。这也是品牌的力量。很多百年老店、很多历史悠久的高校、很多著名品牌更容易得到大家认可的原因!

而体系的建立过程,一定会遇到很多问题,需要一步步改善,持续前进的。这和精益生产Kaizen(持续改善)理念也是完全一致(越来越发现,其实管理的理念很多都是相通的)。Angie在课程中提到的另一个概念,我们应该花60%-80%的注意力在自己身上,专注与提升自己,20%-40%的注意力来衡量个人与市场标准的差值,使自己时刻处于市场标准之上。我想这两个概念结合起来理解会比较容易。个人如果没有持续进步,单位时间成本就不会有很大的提升,那可以简单的理解为,浪费时间!而加入市场标准,可以给自己清晰的定位,调整自己的进步速度。如果市场的进步速度大于个人,那即便自己很努力的前进,结果还是落后于别人,单位时间的成本可能还会下降!这可以理解为知己知彼,百战不殆!

三,时间管理法则:1+N生活方式和渔非鱼升级式

法则一共有7个,1+N生活方式和渔非鱼升级式这两个我的印象比较深刻。

1+N生活方式的理解为阶段性重心:提前规划某一个阶段的重心,花60%-80%的时间在此重心上。因为之前也有过这方面的困惑,同时想学很多东西,该同时学习,还是阶段性的学习。1便是重心,在学习重心的时候,复盘其它的N,这样专注于一个维度的进步,同时其它的维度不会完全停止。

渔非鱼升级式我理解为独立思考能力。中国人真的很少问问题,问问题会让人觉得自己不懂,很没面子。不管是在学校上课还是技能培训中,只要老师问,有什么问题,必然是一片安静。中国人这么聪明,怎么会有问题? 所以5 why(5个为什么)便成了重要的分析问题工具。当我们习惯了提问后,下一步便要提升问问题的维度了。在看达人的文章,听达人的分享会发现,他们总是能一针见血的提出重要的问题,瞬间切入问题本质。想起威尔史密斯的一部经典电影《机械公敌》里面博士留言一直说:Ask the right question! 我们在提问题时,如果也能分析多个维度,提出正确的问题,那么解决问题的效率必然会大大提升了。

感谢Angie的分享,此次课程干货很多,以上只是第一次复盘后的总结,相信每次复盘都会有新的收获,时间管理真的是很复杂的一个体系,要不断探索,敢于试错,在是试错中进步,相信我们可以掌控自己的时间,掌控自己的人生!

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