优秀的HR&设计师都在关注这里

撰文 | 莫云

·  正  ·  文  ·  来  ·  啦  ·

      最近正在做半年度总结，涉及到各项管理数据分析，需要用到各种EXCEL函数及操作小技巧。别看这些小工具似乎微不足道，关键时刻真的可以事半功倍。所以在此总结工作中常用的小技巧，以便大家查询使用，具体如下：

1、快速数据批量求和：

选中需要求和的数据，按住Alt+=

2、文本数字快速进行拆分：

选择数据，找到界面的“数据-分列-固定宽度”作如下的操作即可。

3、多单元格批量输入同一个内容：

选中单元格输入内容，最后按住Ctrl+enter即可。

4、多表格数据快速查找：

查找替换的时候，选择工作范围按钮进行操作，如下图

5、快速插入批注：按住shift，然后按住F2即可

6、高亮显示重复值：

选中数字区域，点击开始——条件格式——突出显示单元格规则——重复即可。

7、高亮显示每一列数据的最大值：

选中数据区域，点击开始——条件格式——新建规则——使用公式确定要设置格式的单元格，在相应的文本框中输入公式=B2=MAX(B$2:B$7)，然后设置填充颜色即可

8、单元格文字竖排显示：

选中内容，之后点击开始——对齐方式——调整字体方向选——竖排文字。若是内容比较多，又想单行显示，可以直接按Ctrl+1打开单元格格式界面，将垂直对齐方式更改为居中对齐即可。

9、批量计算单元格内的公式：

先输入一个空格，之后输入=3*8，选中区域，按Ctrl+E进行快速填充，随后按Ctrl+H打开查找和替换对话框，在查找中输入=，在替换中输入空格+等号，全部替换，然后在查找中输入空格，在替换中不输入内容，然后全部替换。

10、快速输入特定编号

选中单元格区域--设置单元格格式--数字—自定义—类型里输入"A-"000，在前两个单元格输入1和2，下拉填充即可。

11、快速输入班级：

选中单元格区域--设置单元格格式--数字--自定义--类型里输入“物流专业@班”，在第一个单元格输入1，下拉填充即可。

12、快速复制上一行内容

选中下一行中对应的空白单元格区域，按【Ctrl+D】即可完成快速复制。是不是比【Ctrl+C】再【Ctrl+V】更直接呢？

13、快速输入每个月份最后一天

输入第一个月份最后一天--下拉填充--选择“以月填充”。

14、公式快速转数值：

按Ctrl键把需要复制的公式分两次选取进行复制粘贴。

15、快速选中公式所需的某列数据区域

设置公式时，我们经常直接用鼠标往下拖拉选中数据区域，其实，只要借助【Ctrl+Shift+↓】组合键就可以快速在公式中输入数据区域。

16、合并单元格快速求和

选中总计列单元格区域，输入公式：=SUM(C2:C12)-SUM(D3:D12)，按【Ctrl+Enter】组合键。

17、快速提取文本和数值

在B2和C2 单元格中分别输入公式：=RIGHT(A2,LENB(A2)-LEN(A2))

=LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(B2))，下拉填充

18、数据求和

对报表进行求和可以说是一个相当高频的操作了。比如，下图是一个对报表进行求和汇总（按行、按列、总计）的常规操作。选中数据及要求和的空白区域，在键盘上同时按“ALT和等号键（ALT+=）”

、

19、取消“合并单元格”的报表处理

在报表处理中，合并单元格非常常见，但同时也给数据汇总和计算带来麻烦。选中整个部门列，点击一次“合并单元格”按钮取消单元格合并，按F5定位空白单元格，在编辑栏输入：=B51，点击Ctrl+Enter键完成批量录入。

20、快速复制上一行内容：Ctrl+D

21、星期几显示：公式“=TEXT(A1，"AAA")”

22、首行和首列同时固定不动：

可以将鼠标放在第二行和第二列的交叉单元格，然后点击“视图”-“冻结窗口”-“冻结拆分窗格”

23、大写阿拉伯数字如何输入：

函数NUMBERSTRING直接转换

24、快速关闭所有打开的Excel文件：

按住Shift键不放，然后直接关闭窗口即可。

25、两列数据互换：

可以利用Shift键与鼠标左键来实现。

26、电话分段显示

电话分段显示可以直接右击“设置单元格格式”，然后在自定义中输入“000-0000-0000”点击确认即可快速分段。

26、快速提取身份日期

假设我们已经录入好身份证号码，这里我们可以选择数据，然后点击数据下“分列”，进入相应对话框，其次利用分列线，将日期框选，最后将数据改为“日期”格式即可。

27、快速制作图表：直接按【Alt+F1】，一键生成图表。

如果我们想要了解每行数据的图表走向，利用迷你图则是最合适的方法。

首先选中数据，在快速分析中选择“迷你图”，然后选择一个图表即可。

28、标题跨列居中

学会跨列居中这个小技巧，再也不用担心合并单元格带来的问题了。

29、数据批量添加前缀：不需要用键盘一个个敲上去，一步即可搞定！

30、只填充工作日

31、合并同类项：

32、自动批量创建表格

公司里的费用报表，要按照月份创建多个工作表，记录每个月的费用。每次都要一个一个新建工作表，还得为每一个工作表修改名称，麻烦！相当麻烦！

拆分工作表这种工作，交给数据透视表，还是点击几下鼠标，搞定！

33、按照季度分段统计

每个月最后那几天最让人讨厌，又要做月报统计，又要做季度统计，特别是季度，要一个季度一个季度地筛选、统计、记录，超级繁琐。如果你会数据透视表，月报、季度报、年报只是点击几下鼠标的事情。

34、灵活变换统计口径

做数据统计最讨厌的就是，你刚刚费了九牛二虎之力，把数据统计好。领导说要按照 A 方法统计，过会儿又说按照 B 方法统计，改来改去。

你都想象不到，用数据透视表应对这种需求，有多方便、多灵活、鼠标拖一拖就好了。

35、轻松制作动态图表

动态图表看上去非常直观、生动，但是一看到那些公式、控件什么的，心里就发毛。使用数据透视表+切片器，再创建一个图表，轻轻松松实现动态图表。

36、提取姓名、手机号

想拆分姓名和手机号码？先输入第一个姓名，选取它和下面的空行，按Ctrl+E，一秒搞定拆分（提取手机号码同样方法）

37、恢复E+的数字格式显示

数字长度如果大于11位会以科学记数法显示，设置自定义格式 0 可以让数字正常显示出来

38、转换日期

不规范的数字和字串，用分列可以快速转换成标准的日期格式。

39、快速合并多行数据

把列拉宽 - 选取数据 ， 开始 - 填充 - 两端对齐（Excel2003是内容重排）

40、快速跨表复制粘贴

按shift选取多个工作表，选取工复制的表格区域，开始 - 填充 - 成组工作表。

温馨提示： 由于篇幅限制，上述实例分享不全且字体可能模糊不清，在本公众号后台回复“EXCEL”，可获得全套EXCEL操作小技巧哦。

END