「干货」如何制定科学合理的年度计划?

新的一年到来了,又到了制定年度计划的节点了。翻开去年的年度计划,发现制定的目标一大堆,可是完成的少之又少。仔细一看,少数完成的目标也是被迫强制完成,不制定在年度计划内也是可以完成的。

如果你在去年制定了年度计划,不妨现在拿出来看一下。

有多少是你真正想做的事情,还是是一些应该去做不得不做的事情?

你的计划是看上去美好但是模糊的愿景还是切实可行的计划

在每天的日常工作生活中,还记得你的年度计划吗?

说到这里,我羞愧的翻开了我的年度计划。

早睡、存4000元、毕业、学习两门心理课、取牙套、完成一次百日计划、学Python…….

这样一看,有两个目标是不得不完成的,剩下要不是模糊的愿景,要不是后来在生活中也并没有实践。

回过头想想,我们大部分人在制定目标的时候都出现过下面这些情况。

看到周围身材姣好的小姐姐,马上冲动的写下我要减肥,于是兴冲冲的运动控制饮食几周后无疾而终,这就是一时激情定下的目标。

或者是我要学英语,那从每天10个单词开始,这个目标看似简单,但实际很难完成,这就是要求过高的目标

另外一些目标就是由于没有拆解落实到每一天而被抛之脑后,还有一个问题就是兴冲冲制定过多目标,而根本没有考虑时间精力的问题。

那现在邀请你们与我一起制定一个科学合理的年度目标计划,马上开始吧!

01美好愿景

找一处安静的地方,拿上喜欢的纸笔,写下五年后的你是什么样的?过着什么样的生活?是什么样的状态这就是愿景了,有了强烈的愿景才会有无限的动力。值得一提的是,写下愿景的时候一定要有画面感,不能干巴巴的,比如说五年后我已经瘦下10斤了这种就不好,应该把你瘦下来的感受记录下来,可能是瘦下来不仅仅是身材的变化,精力也更加充沛,更有自信,原本抗拒的体育运动也变得擅长了起来。

02平衡人生九宫格

写完以后,你可能会想怎么把这些愿景拆解化为具体的目标呢?现在请你再拿出一张纸,画上下面的表格。将愿景写入对应的格子中。中间的格子写上你的年度关键词,比如找工作。如果发现有空的格子也没有关系,可以在下一年或其他时候再修改。

➤人生九宫格

03检查你的目标是否合理

在列了那么多目标后,先别急着激动。先对照SMART原则看看目标设置的合不合理,进而改进。

举个例子,我填入的目标是保持阅读的习惯,那么对照SMART原则发现有四条原则不符合,就针对性的更改,比如改成一年内读完50本书,这就有时间界限、变得具体而且可以衡量了。如果一直不符合便说明这个目标设置有问题,可以从目标清单中暂时划掉。

S-目标必须是具体的,

M-目标必须是可衡量的

A- 目标是可以达到的

R-目标与其他目标有相关性

T-目标必须有明确的时间界限

修改完所有的目标后,再来做一个计算题。实现所有的年度目标的时间需要多久?一年的可支配时间又有多少?

每个人的一天是由3个8小时组成,睡觉8小时,工作8小时,自由支配8小时。但自由支配的8小时减去上下班、吃饭、追剧等时间,每天有2小时做与年度计划相关的事情已经非常不错了。一年大概有728小时来完成你的年度目标,在这个范围内就行啦。

04为目标列出具体计划

我们可以将我们的目标分为两类,一类是需要周期性做的习惯性目标,比如健身、读书;另一类是需要多个步骤完成的项目型目标,比如计划旅行就需要准备行程、买车票、订住宿等环节。

现在就在你的九宫格目标前把你认为是习惯类的标上小圆圈,项目型的则标上三角形吧。

现在让我们拿出另一张空白纸,让我们用另一个小工具—甘特图来帮助我们完成提醒每个项目的进度。把每个项目写上后,先预先计划项目完成的时间,画上小方条。以涂色的方式来展示目标进度,提前完成下个月的任务了就往前涂一点,滞后了就涂一点点提醒你进度落后了。

甘特图让我们能始终跳出来以年的角度审视整个进度,那么当我们具体到每个月的计划时就需要使用另外一个方法—倒推分解法来帮助我们完成项目。

现在看看我们的目标,可以根据目标的简单复杂、具体模糊情况画出下面这样一幅图。像烫头发、看50本书这样的目标就是简单具体的,而像我本人的找一份运营相关的暑期实习就是复杂多变且模糊的。

➤四象限区分目标难易程度

我们可以根据复杂程度等划分为三个区域,最里面是舒适区,中间是相对来说有一定痛苦的学习区,最外面是超出自己能力的恐慌区。如果一年有12个目标的话,建议3个舒适区、3个恐慌区与6个学习区目标,这样的分布是比较合理的

那对于复杂性的目标,我们就使用倒推分解法来分解这个目标。

这个目标的终点是什么?在什么时候?

7月份拿到Offer

离它最近的标志是什么?继续倒推呢?

6月份投简历与面试,5月下旬制作一份有针对性的简历、整理面试技巧,在这之前准备知识背景,运营相关的知识与实践,为丰富简历努力,查找实习公司,向JD靠拢

根据上面的问答,我们可以做出类似这样一张图。根据这张图我们就能针对个别项目进行具体的规划了。


05 3步培养好习惯

培养一个习惯就好像是推一块石头上坡,刚开始时有激情与动力很轻松的坚持下来,三分钟热度过去,我们渐渐变得吃力,这个时候我们需要好的方法来引导我们继续前进,当即将登顶时,我们需要奖励带我们冲刺。到达顶峰了,习惯也就成自然了。

➤习惯养成过程

现在我们就利用几个小工具量化整个过程。

A选择现阶段真正想要培养的习惯

将你的年度计划表里的习惯型目标放入下面的表格第一列,另外几列分别是痛苦、热情、时机、得分。根据下面的描述理性打分。

痛苦:做这件事解决我哪个痛苦?那个痛苦有多深?非常深就打10分,根本没有就打0分;

热情:做这件事的动力是什么?有多强烈?非常强烈就打10分,根本没有就打0分;

时机:眼下适合不适合做这件事,比如最近一段时间经常出差,不太适合开始培养给自己做早饭的习惯。特别适合就打10分,特别不适合就打0分。

打完分你就知道自己真正想养成的习惯是哪个了。

B用循序渐进的方式培养习惯

你是不是定过十分多的类似这样的目标?我要每天6:30起床,从明天开始。这个目标的难点就在于6:30这个时间,我们可以这样指定第一周七点,第二周6:50,循序渐进一直到达到你的目标。

C忠实记录

受个人情绪,家庭工作等等的影响,没有一个人能保证每天都能严丝无缝的完成目标。往往的情况是开始进行的好好的,一旦中断了一天,整个人就像皮球泄了气,立刻开始全盘否定自己。但其实抬高视角从一个月的角度来看,30天完成了20天也是巨大的进步了。

所以我们采用下面这个图表的形式来记录整个习惯培养的流程。横坐标代表时间,纵坐标代表完成度,三个小人代表三次没有完成的机会,没完成就涂黑一个小人,三个都涂黑的时候代表培养失败,需要重新开始。

➤每月习惯图

我们每个月可以通过最开始的量表确定这个月最想培养的习惯,一次专注于一个习惯的培养。

06如何过一天

你是不是经常发现时间不够用呢?完成工作之后就觉得没有时间再去做自己想做的事情了呢?这是因为我们的时间被分割、碎片化了。

我们可以每天早上用4D方法将我们的工作进行分类。所谓的4D就是:

再利用下面的每日清单计划将其分类。

具体怎么分类呢?

第一,Do it now,立即去做的事情写在自由区,不一定非要写在最上面,只要你在这件事情上做好标记就可以,这样的事情在一上班的时候优先去完成。

第二,Delay it,计划去做的事情有四类:

(1)今天做,而且是约会,所谓约会就是固定时间点去做的事情,比如说下午2点开会,这就是到2点才能去做的事情,所以是约会,我把这类事情直接放到手机日历里;

(2)今天某个时间段做的事情,我把它放在左侧的时间轴上,这是硬性时间,这段时间内我一定要排除干扰做这件事;

(3)今天做,但什么时候做都行的事情,我把它写在右边的自由区,并且做任务分解

(4)今天别人交代给我的事情,但是将来才去做的,我就把它写到月历里。

第三,Delegate it,授权去做的事情并不等于放权,把一件事情授权给别人去做的时候,应跟他确认一下什么时候回复。

比如对方说三天后给结果,那就在日历里三天后设置一个提醒,到时候跟进这件事情。

第四,Don’t do it,尽量别做的事情我根本就不会写到清单。

这样每天早上花十分钟将今天的计划分类,并在每天的计划里加入年计划并安排好完成的时间,一切就变得井井有条了。

整个流程下来,从年计划的指定到每天的落实都需要花费大概一天的时间,快拿起你的笔,用科学的规划提升一整年的效率吧。

下一篇更新如何将这个体系纳入到日常的手账中去噢~

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