“根本解”or“症状解”|高效PDCA工作术

根本解or症状解

如果某天早上,生产线正常运转,突然一处保险丝烧断了,生产线停了,你会怎么做?厂长一定命令组长赶快更换保险丝,让生产线赶快动起来,而且越快越好。但很少有人能去停下来看清楚问题,挖掘问题真正的原因。

彼得圣吉在《第五项修炼》里提到,问题的解决方案既有“根本解”,也有“症状解”,“症状解”能迅速消除问题的症状,但只有暂时的作用,而且往往有加深问题的副作用,使问题更难得到根本解决。“根本解”是根本的解决方式,只有通过系统思考,看到问题的整体,才能发现“根本解”。

 我们处理问题,若能透过重重迷雾,系统思考,追本溯源,总揽整体,抓住事物的根源,往往能够收到四两拨千斤的功效。

那有没有一种系统思考方法,可以帮助我们看到问题整体?从而可以达到总揽整体,抓住事务根源的方法呢?


高效PDCA工作术

逻辑思维的另一个基本概念,是因式分解当中存在着的两种不同的逻辑树形,一种是反复强调“WHY”(原因)的WHY树形,另一种是反复强调“HOW”(如何)的HOW树形。 在查找原因时,就要反复追问并且回答“为什么(为什么不行?/为什么能行?)”的问题;在寻求解决课题或者解决方案时,就要反复追问并且回答“如何(如何组织/如何实现)”的问题。 这两个问题在PDCA循环当中具有魔法般的威力。 

在有些书中呢,还把逻辑树分为“议题树”、“假设树”,不管怎么样,“Why树”和“How树”是最常用的。

当你看到逻辑树这个概念肯定会想到不断提问为什么的“丰田五问法”。但逻辑树源于丰田五问,但比丰田五问适用范围更广。为了帮助大家更好的理解,我们先来看看“丰田五问法”。

有一次,丰田汽车公司前副社长大野耐一发现一条生产线上的机器总是停转,停转的原因是保险丝烧断了。虽然及时更换保险丝,但用不了多久又会被烧断,严重影响了整条生产线的效率,于是,大野耐一与工人进行了以下的问答:

一问:“为什么机器停了?”答:“因为超过了负荷,保险丝就断了。”

二问:“为什么超负荷呢?” 答:“因为轴承的润滑不够。”

三问:“为什么润滑不够?” 答:“因为润滑泵吸不上油来。”

四问:“为什么吸不上油来?” 答:“因为油泵轴磨损、松动了。”

五问:“为什么磨损了呢?” 答:“因为没有安装过滤器,混进了铁屑等杂质。”

经过连续五次连续不断地追问“为什么”,才找到问题的真正原因和解决的方法,在油泵轴上安装过滤器。

”丰田五问法“中的每一问都要求找到本层问题的本质,从而方便继续提问,但实际操作中,往往关于问题的本质,我们还需要借助一些工具。如果你处理这个问题的经验丰富,那么你很容易找到问题本质,反之则非常困难。而大部分人都属于后者。逻辑树不要求你立刻找到本质,你只要按照流程做下去,让问题自己浮出水面就可以了。

具体如何做呢?

前2天便签训练营刚刚结束,我们玩了一把角色互换,假设她们是下一期的训练营督导,将如何用why逻辑树找到本次训练营存在的问题?

1.抽象主题

我们说逻辑树不仅仅应用于生产方面,它适用于分析和解决任何问题。

第一步要确定需要解决的问题或是分析哪个问题的原因。

需要注意的是:逻辑树的顶端不一定是目标,我们知道目标要符合SMART原则,要具体,但是这里的主题可以很抽象很泛泛。

为什么尽量抽象呢?因为如果一旦设置成了利润十个亿,是不是第二层就要问,第一个五亿怎么赚等等,本来数字就是假说,每层都是数字,让假说非常庞大。我们只是为了避免混乱,并且将重点尽快的放在分析上,比如到底是提高收入,还是减少成本的问题。而不是一味的把数字进行拆解。

1.抽象主题

这里要注意,如果你定的主题过大,往下拆解的主题还是很大,建议把后面的子主题再用逻辑树的方法单独罗列。

2.面面俱到列举

确定主题后,第一层一般会用穷尽原则将涉及的方方面面都列举出来,也是MECE法则,用这个原则的目的就是防止遗漏。需要注意的是只要在第一层用穷尽法则即可。

我们会发现,有些主题是很好穷尽的,比如全天的饮食,只要早餐、中餐、晚餐、夜宵就可以全部包含。还比如全天只要列出上午、下午、晚上就可以。

但是有些主题穷尽非常困难,怎么办呢?

2.1流程法

按照做这件事情的先后顺序。比如做一顿晚餐。流程大致可分为:买菜-洗菜-切菜-炒菜-摆盘。

但是并不是所有流程都显而易见,比如面对的是一个新的事务,自己没有接触过,不知道流程怎么办呢?

通常的做法是看看周围有没有这个领域厉害的人,你去请教他,哪怕是去在行约见也值得。如果约见也很困难,就买他写的相关书籍、课程,通过目录来了解这样的流程。

讲到这里大家不难发现,其实第一层是最难的,因为通常我们要解决的问题都是自己未知的领域,不管是通过咨询前辈也好,买书也好,买课程也好,分解自己的分主题,是需要花费时间和精力的。不是说今天听2小时拆书课就可以结束的。

回归便签训练营的作业问题。流程可以按照第一周、第二周、第三周来。也可以按照每周的技能任务:A1->A2->I->选片段(下图)。

流程法穷尽

3.质×量继续分解

第一层穷尽完成后,要继续分解,除了参考流程法继续外(不用穷尽),还有一个方法是非常常用的,就是质×量。即为成果=质×量。用在why逻辑树上就是为什么A没有合格,可能有质的原因,也可能有量的原因。

质:一般代表的是技巧、方法、措施等

量:一般代表时间管理、情绪管理、手段工具

比如第二层大部分反馈A1几乎没有问题,A2和I的问题特别多,那么我们可以用质×量继续询问原因。

4.深入挖掘5个层次。

如果再分解下去没有任何意义,就没必要分解了。但是通常情况是分解的太浅。不是所有课题要深度挖掘五次。对于可能成为课题的事项要深度挖掘5次。

5.得出需要解决的课题


用Why逻辑树得出解决课题


刚才我们已经通过逻辑树找到了原因,以及解决方向。但是人的精力和时间是有限的,我们如何聚焦或是先做哪个后做哪个呢?

如果一个人不得不同时面对多个不同的目标,其结果只能是焦点模糊重心偏移,以至难以收到预期的效果。

为了防止这种情况出现,重要的一步是对课题进行适当的筛选,在决定“暂时搁置”事项的同时,将“务必实施”的课题排列出优先顺序。

下面,我们就对步骤三中所罗列的课题做一个分析,并且确定出主要课题。

其中应当遵循的标准有以下三点:

整体效果(IMPACT)、所需时间以及能否轻松参与。

关于整体效果和能否轻松参与,可以按照ABC三个等级对其进行评价。关于所需时间,可以认为那是为解决课题所占用的工时(即延续的时间或天数)。最后,我们还将把所有课题同样按照ABC三个等级排列出优先顺序。

1.整体效果。

我们把对实现总体目标可能产生重大影响的课题设置为A等级。简单考虑就可以,并标记ABC。如果你确定不了,比如不知道“加强运动”和“限制饮食摄入”哪个对“减重10斤”这个主题影响最大,那就顺从你内心的声音就可以,说服自己就行了。

2.所需时间。

这里的所需时间,是预计完成某一课题所花费的时间。因为是要攻关,所以用每天花费的时间×天数就不太 合理了。只要说出大概一周,一个月,二个月,三个月就可以了。如果不确定,写?。

我们在这里需要注意的是,如果的主题是要在21天内解决合格的问题,但是有个课题花费时间不知道或是要花费二个月,是不是直接划掉就可以了?

3.是否能轻松参与。

根据少花钱多办事的理念,按照风险小易实施,且不会造成太大的心理负担的原则,我们需要对课题进行评价,确定不同的登记。

针对上面得出的几个课题,用三个方面做优先排列如下

课题罗列

三个方面补充后,如何选择呢?推荐要领:

 选择一个效果最佳的课题。

选择一个即使效果不明显但在短时间内可以实现的课题。

同等水平的课题并列,则以是否能够轻松参与为标准进行。

综上所述,我们对优先去解决的做了前后排序。

排序后的课题

如上,按照why逻辑树的逻辑找到了解决的课题,然后按照三步法对需要解决的课题进行优先排序。思考问题不再那么纠结,找到问题后处理哪个也不再纠结。

你有什么问题亟待解决么?欢迎适用“Why逻辑树”和“How逻辑树”来分析问题,并得出当下需要解决的课题,并分享给我,我们一起讨论改进。

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