在职场中,很多问题都可以通过开会来解决存在的问题。毫不夸张地说,一场会议的好坏,会直接影响到目标的最终结果。
以前我超害怕组织开会,总害怕浪费大家的时间也没有实际的东西出来。
后来经过不断地锻炼,慢慢地也有自己的一些心得。
那如何开好一场好的会议?且当中我们需要注意什么呢?今天给大家分享下面三点。
1.会议开始阶段
会议开头非常重要,千万不要为了让进度快点,忽略开头直接来到会中。
会议的开头需要说明本次会议的主题、目的、流程等,主要是让大家在会前心理有个底,让大家在会议投入进来。
以下有个关于会议开始准备的公式,分享给大家:
简单问候 +会议背景+会议目的+会议流程 +会议时长 +预期收益
eg:大家好,欢迎各位,我们这次的会议背景是销售部门反馈新人对公司产品的操作界面依然不熟悉,所以今天的会议目的是围绕这个问题去讨论出具体的解决方案。
今天会议我们将分为三个部分:第一部分大家先发表自己的想法,第二部分我们会组织大家做下头脑风暴;第三部分我们来梳理今天的成果。
本次会议预计1个小时,这次会议的产出预计有实际解决的方案出来,然后大家需要根据出来的实际案例,去落实到新人授课中。
当我们会议前明确目的,后面讨论就不会偏离开始的目标。
当然,为了缩短开会时间和在会上有较好地产出。我们可以在会前,把上述的信息发给即将开会的小伙伴,让小伙伴心理有个底,当我们在开会发起讨论的时候,小伙伴提前思考了,就会更踊跃地发言,给出的答案也相对有参考价值。
2.会议组织者掌控全局
会议组织者除了要cute流程之外,会议不免会出现双方争执不下的情况,这时候需要我们掌控下全局,如果真的遇到这种窘迫的时候,有个很好的话术:
eg:刚才陈总站在xxx角度谈了对xxx问题的看法,给了我们很大的启发。现在,刘总站在另外一个角度也谈谈对这个问题的看法,我相信,没有绝对的对错不同,只有角度不同。
任何观点上的分歧,不是谁对谁错导致的,而是站在的角度和立场不同。这样说既能尊重别人又能解决尴尬的问题。
3.会议纪要的输出
开完会后,千万不要觉得万事大吉,我们会后一定要以文字的形式发到相关群,做最后的确认,如果有偏差,我们还可以去纠正回来。同时也可以留一份很好的文字证明,避免日后有争议,我们有一份证明的存档。
最后我是小结
如何开好一场会议,分享了以下三个阶段:
1.会议准备前,准备会议公式:简单问候 +会议背景+会议目的+会议流程 +会议时长 +预期收益
2.会议过程中,如有争论,我们可以套用话术:观点的分歧没有对错,只有角度不一样而已
3.记得输出一份文字形式的会议纪要,日后争议,有证明存档。
以上,欢迎补充。