回顾会可以说是敏捷实践中最重要的会议,是敏捷核心观点-持续改进的重要的支撑,其重要性和必要性在这里就不做赘述。既然回顾会这么重要,那我们不仅要定期开回顾会,而且还要开好回顾会。
要想开好回顾会,那我们一定要从两方面入手,一方面是了解回顾会必须要遵循的原则,另一方面是掌握帮助开好回顾会的技巧,这两方面都做好了,开好回顾会也就不是问题了。
一、 回顾会的原则
1、 遵守时间箱:时间箱对于敏捷来说是一个重要的指标线,遵守时间箱体现了敏捷的很多的理念,比如在规定的时间内完成既定的内容,是团队执行力的重要体现,也是团队规划能力的重要体现,遵守时间箱更是团队纪律性的重要体现。遵守时间箱是回顾会的最基本的原则。
2、 全员参与人人平等:回顾会是需要团队全体成员参加的,必要的话可以邀请相关的外部人员参加,例如客户、其他团队或部门的同事等。在回顾会上,团队成员是平等的,要抛开职位的上下级的关系,都可以表达自己的观点,在会议中,敏捷教练要注意观察,要引导大家就事论事,不要去批判其他团队成员的发言,同时需要注意避免职位高的团队成员或者善于表达者的带有倾向性发言,尽量照顾到每个人发言的机会,尤其是平常比较沉默的团队成员,鼓励他们多表达,多参与讨论。回顾会要避免一言堂或者少数服从多数的方式,一定要团队集体决策统一认知。
3、 明确的主题:很多人都认为,回顾会的主题就是总结迭代中做的好的和需要改进的。当然这没有错,但是不够具体和明确。如果每次回顾会都是漫谈本次迭代做的好和不好的,时间一长,几个迭代下来,要么是无话可说,要么是无聊重复,久而久之,回顾会也就失去了意义,团队成员也对回顾会失去了兴趣。规划出明确的主题就尤为重要,在这里,敏捷教练需要发挥出作用,需要根据上一迭代回顾会讨论出的问题和方法,观察在本次迭代中的改进情况,进行引导回顾,尤其是那些没有在本次迭代改进执行或者执行效果不理想的问题和方法,一定要拿出来进行重点回顾。每个迭代中安排一到两个这样的明确的主题,回顾会才能聚焦,才能发挥作用。
回顾会,回顾什么?我觉得更多的是要回顾团队具体执行的状况。
4、确定的可执行方法:回顾会上讨论发现的问题,一定要讨论出结果,以及在下一迭代具体的可执行的改进措施。我们进行回顾会的目的不能止步于发现问题,而是要共同讨论出解决这个问题或者改进效率的办法,而且是可执行的、有衡量标准可跟踪的具体的措施。比如避免生产环境的Bug,如果这个解决办法是开发需要注意代码提交的质量,别漏项;测试要多进行发版后的测试验证这样的话,这个就是无效的措施。一定是针对具体的出现的Bug,分析具体的原因,比如就是合并代码的漏项的问题,那我们的措施是什么,肯定不能是泛泛的下次注意,而是要制定相应的具体的办法,执行四眼审核或者是Check-list清单审核制度。这样才能在下次迭代发布的时候,具体的执行没执行、执行的效果,这些可以衡量的措施,才是有效的改进措施。
回顾会,产出什么?就是产出具体可执行的改进措施。
二、 回顾会的技巧
遵循或者理解了上述的三项原则,基本上我们的回顾会就不会有太大的偏差,一定是能够有产出的回顾会。接下来我们看一下,如何开“好”回顾会。一个好的回顾会的标准,不光是有明确的产出,还要有良好的氛围,团队成员愿意毫无保留地分享,没有顾忌的总结。这就需要我们使用一些小技巧辅助我们开回顾会。
1、 破冰游戏:破冰游戏有很多方式,比如自我介绍、团队合作游戏等等,目的都是为了加强相互的了解、活跃气氛。这种方式在团队组建的初期,团队成员还不是很熟悉的时候,破冰游戏就比较管用。
2、 敞开心扉引导:敏捷团队是强调相互协作相互配合的,互补的完成任务。这些互补或者配合不光是在技能方面的,还有更多的是在情感上的。肯定大家都会有很多的类似经验,就是看不惯团队中的某个人,即使他的技能再高,也不想合作,如果强捏在一起的话,反而会影响效率。这都是司空见惯的场景。需要团队的领导者,比如敏捷教练在团队的日常过程中进行不断地引导,在回顾会上,也可以针对性地做一些引导。比如,每个人在便签上写上自己的最认可的一个优点和一个缺点,再写上团队其他成员的一个优点和一个缺点。然后公开宣读,看看自己认为的优点和缺点是否和别人眼中的优点和缺点一致。这样能够快速地在团队层面拉齐认知,创造深入思考交流的机会。
3、 适当地把强势的领导请出回顾会:有一些公司的管理者或者团队上层的管理者,喜欢强势的要求或者命令团队成员做事情,或者粗暴的评论或者定性某个团队成员。这种行为是很影响团队的氛围的,有这种领导参加的回顾会,很大程度上会变成批评会或者点评会,偶尔一次可能会对团队起到提醒或者警醒的作用,但长期来看对团队没有益处,副作用很大。这种情况下,敏捷教练可以委婉地劝说他不要参加回顾会,可以单独汇报情况,或者在会议前强调一下会议的规则和发言的规则,及时打断可能出现的批评,保证回顾会的良好氛围。
在此特别感谢刘喆对这篇文章的审校和补充!