如果确定一件事情可以做，那么就需要判断是不是一次可以做完，如果不能一次做完，那么这件事情就可以被定义为一个项目，项目是需要在一个时间段内多次行动才能完成的。
对于任何一件事情来说，下一步所采取的行动是至关重要的，事实上，你不可能直接去执行一个项目，你所能执行的是与项目有关的下一步行动。
下一步行动会分为两大类：1、两分钟之内可以完成的工作，立即执行；2、两分钟之内不能完成的事情，再分为两类：a）指派别人，b）延迟处理。
对于指派他人的事情，我们需要有一个“等候清单”，把所有需要别人协助完成的事情都放到这个清单里，随时可以检查别人的完成情况。
对于延迟处理的事情，我们需要一个“日程表”来安排不能马上去做的事情；对于那些虽然不能在两分钟内做完，但需要尽快完成的工作，我们还需要准备一个“下一步行动清单”来存放这些工作。
建立这些清单可以采用数字方式，也可以用传统的纸质方式，两种方式各有利弊。
数字化的方式便于查询且基本不受时间空间限制，但数字化方式的弊端也很明显，信息来源过多会带来查询难度增加，另外由于保存材料的位置过剩，决定这些材料的去向会成为新问题。
另外针对于需要完成的项目，我们还需要建立一个“项目清单”以及一个保存项目规划和资料的存储系统。
综上所述，我们需要建立的系统包括：
1、等待清单（等待别人完成的工作）
2、日程表
3、下一步行动清单
4、项目清单
5、保存项目规划和资料的存储系统。
