你是否一直挣扎于巨大的工作压力边缘呢？你是否常常面对生活中大大小小的事务感到无所适从呢？那么这里呢，我们就要介绍一个策略宝库，它能够让你的工作生活高效运转，还能留出足够的时间来做自己想做的事情，享受生活。

这个策略宝库就是世界知名时间管理大师戴维·艾伦的经典著作：《搞定—无压工作的艺术》（英文名Getting Things Done，书中简称GTD），这是一本全球千万人正在轻松使用的GTD个人事务管理系统。

如果你迫切地想改变当前低效的生活状态，并且做好了精读本书的准备，那么我们就一起步入搞定之路吧！

继本书之后，作者戴维·艾伦推出了一本新作：《搞定：提升工作与生活效率的52项原则》。所以按照先后顺序，这两本书分别被人们称为《搞定1》和《搞定2》。在《搞定1》里，作者提出了具有突破性意义的GTD时间管理系统。目前，GTD时间管理系统已经被世界公认为最佳的时间管理工具。

《搞定2》继承了GTD 的基本思想，结合作者20多年的成功经验，从工作和生活方面提出了效率至上的52项原则。主要可以归纳为五个方面：

1. 理清头绪，发挥创造力；

2. 专注；

3. 建立有效的结构；

4. 放松自我，开始工作；

5. 注意基本要素。

这本书不同于《搞定1》的地方在于，它对很多问题进行了更加深入的探讨，提供了更加丰富的阐述。同时，不仅给出问题的答案，还适当提出问题，从而能够引发读者思考。

在《搞定2》中，你会认识到良好的时间管理与工作清单、生活规律及严格的制度没有太大的关系。相反，学会怎样树立远大的目标，同时能够坚持下去，并且在有限的时间内投入尽可能多的精力和关注。这种与众不同的分析视角把管理时间的方法说得通俗易懂，使得这本书成为你生活中不可缺少的助手，无论在生活中，还是在职业生涯中都能派上用场。

这本书适用人群同样很广泛，尤其是有着巨大工作生活压力一族的理想读物。也适用于上班族，刚入职的毕业生，以及公司管理人员。借助GTD这一工具，可以使我们虽然事务缠身却仍然处理地有条不紊。改善不良状态，提升人生效率，享受无压生活。

如果大家在学习完《搞定1》后还意犹未尽，想做更加深入细致的了解，那么《搞定2》就是你的下一个选择。

解剖你的无所适从

为什么你时常觉得无所适从，觉得自己没有足够的时间来处理生活工作中的事情？作者认为有以下三个方面的原因。

首先，当前人类已经进入了一种『知识工作』阶段（拆书者注：知识工作，是德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中提出的名词，指的是需要依靠脑力劳动而完成的工作，与体力工作相对）。在知识工作时代，知识工作者的工作内容没有固定的界限，他需要不断地汲取信息，不断地完善工作。同时，在企业内部，各部门之间的壁垒已经被打破，部门之间可以共享工作内容，彼此合作。知识工作者会面临更多的决策压力以及工作压力。

其次，很多细小的问题不断出现在我们的工作生活中。可能你目前从事的工作并不是你想象中的理想工作，可能你的投资收益不佳，也可能你的健康状况欠佳。伴随着时代的飞速发展，形形色色的不稳定因素随时出现，很少有人能够享受的安安稳稳的生活。

最后，过去的思考模式和生活习惯已经与现在的工作生活不相适应了。如果你是一个上班族，那你可能会面临庞大的工作量，单一的日程表根本无法帮你减轻负担。而且这么多急迫的任务，也无法按照重要性排序。另一方面，围绕生活的主要目标来管理日常事务，在当前已经被证明失效了。过多的工作使我们无法集中精力去关注主要问题。

当前个人管理系统的缺失，使得我们在面对难搞的事情时，就会产生畏难情绪，进而影响实际效果。你的新选择

如果在任何时刻都能集中精力高效地处理当前的任务，那将是多么美妙的一种体验。

那么，如何才能快速进入高效的工作状态呢？答案就是清理大脑存储，让它保持轻松高效的运行速度。如果一件事情总是占据着你的大脑，你的思维就会受阻。当你把所有的事情都存储在大脑里面时，你就无法完全轻松地掌控你的生活。由于大脑中存储短期记忆的组织总是在记录那些还没有安排好的事情，而大脑的意识则是负责思考问题的工具。当大脑存储过度时，势必会影响到问题的处理速度。

一旦大脑存储空间接近满载状态，人就会紧张，坐立不安。那是因为那些没有处理好的事情时刻都在占用着你的大脑。

你肯定有过这样的遭遇：你在处理发票数据，忽然想起明天早会的月度总结还没写，房子的装修问题也没有处理好。大脑时不时就会提醒你，很多事情需要处理，但是你要知道，你的大脑并不存在过去将来的概念，它只是认为那些事情都是你必须努力完成的。

目前看来，只有把那些没安排好的事情移出大脑，它才不会经常跳出来扰乱心绪。

重新掌控生活：横向管理五步法

从『横向』的进行控制，可以把我们工作生活中涉及到的一切事务管理起来，保证每一件事都能够严格执行，全书大量的篇幅都在介绍这部分内容。在本小节，我们初步从框架和概念上了解一下掌控生活的五个阶段。后面我们将用三天的时间对『横向管理五步法』的具体实施和应用进行一个详细的介绍。

在作者看来，把控生活的关键点就在于熟练掌握以下五个阶段。这五个阶段适用于一切公事和私事，如果能够成功应用，工作生活将会非常轻松。

第一阶段，收集阶段。

你需要寻找的是那些等待你处理，引起你注意的事务，它们隐藏在你的邮箱、备忘录、日历、日程表或者便签里。只要你认为这件事情需要做，应该做，那么它就在收集之列。你可以把它们先全部归入Excel表格里，或者写下来放在文件夹里。这一步的关键就在于你为你的大脑接入了一个硬盘，把大脑里的所有事务都剪切，粘贴在这个外脑中（拆书者注：收集一切必要的事情，并且存储在大脑之外的某个地方，这个地方就被称为外脑）。

第二阶段，理清阶段：分门别类，梳理材料。

在第一步整理完全部的材料后，你需要对它们进行归纳整理。首先，明确材料属于哪一类，明确它是否需要采取下一步行动。把不需要的，没有价值的材料扔进垃圾桶，把日后有可能用到的材料放入一个文件夹归档。而其他需要行动的材料，我们分为两类，第一类是两分钟内能解决的，另外一类是需要一系列行动才能完成的事务，我们把它叫做『项目』，这类事务归入项目清单等待日后处理。

第三阶段，组织整理：组织整理材料，梳理事务清单。

仔细观察下面的工作流程图，图片最外面的八个处理方法就是具体的组织整理策略。可以整理出以下清单：项目清单、项目辅助性材料、记录在日程表中的行动和信息、『下一步』行动清单、『等待』清单、参考资料、『将来/也许』清单。

第四阶段，回顾阶段：回顾个人管理系统。

至少每周，你都需要回顾你的个人管理系统，检查之前任务的完成情况，并在清单上添加你的新任务。

第五阶段，执行阶段：立即行动。

在这一步，你将学会如何选择时间、情境去处理清单上的任务。我们可以根据情境、时间、精力和重要性这四个标准来确定某一时刻的具体行动。那么我们每日从事的工作可以分为三类：事先安排好的工作、突发事件和安排自己的工作。

最后，检视工作的时候可以从六个层次来审视：

1. 当前需要做出的行动；

2. 当前需要完成的工作；

3.兴趣点以及所承担的责任和义务；

4. 目标；

5. 发展前景；

6. 目的及原则。

如何轻松控制一切：纵向管理项目的五个阶段

『纵向』控制是对每一项具体的事务进行分析和思考，并且能够逐步跟进整个发展过程。

大多数情况下，横向管理法就可以梳理生活中的大部分事务了。然而，我们发现某些项目需要详细制定出行动方案、严格控制流程，这时候我们就需要采取纵向管理来完成任务。

通常我们在做这种纵式思考时，使用的都是『非正式思考』，这种思考方式既不周密也不正规。事实上，一种正规的思考方式很有必要，它能让我们以最低的消耗创造最高的价值。因为我们的计划越深入，越周密，达到的效果就会越理想。这里，作者就提出了这样一种思考模式，叫做自然计划模式。他认为，大脑在面对一项任务时，会进行以下5个步骤：

1.定义目标和原则

2.展望结果

3.头脑风暴/集思广益

4.组织整理

5.明确下一步的行动方案

如果我们处理一个问题时，大脑的思考没有遵循以上5个步骤，那么我们把这样的思考模式称为非自然计划模式。这种思考模式非常不利于问题的解决，容易造成混乱的局面。

还有一种情况就是，人们放弃了一切做提前计划的想法。只有当紧急状况马上就要出现了才做临时行动。这种情况下的思维模式，我们把它叫做反应式计划模式。这种思维模式非常危险，非常容易引发危机。

所以，纵向管理项目主要内容就集中于自然计划模式的五个步骤，为了平衡文章的篇幅，我们把详细内容放在5.1中进行介绍。

第一天我们主要从框架和概念上了解了『横向管理五步法』和『纵向管理项目的五个阶段』。从今天开始，我们将从流程的简单认知转入全面应用。一开始接触这些方法时，可能会觉得较难理解，也难以迈出第一步。但是只要你下定决心全面理解并试着付诸行动，将受益良多。

接下来的三天时间，我们将详细介绍『横向管理五步法』中的内容，也就是五个必经阶段：

1.收集阶段：收集并归拢材料，清空你的大脑

2.理清阶段：理清材料，清空工作篮

3.组织整理：建立属于你自己的事务清单

4.回顾阶段：保证个人管理系统的有效运行

5.执行阶段：选择最合适的行动

第一天我们主要从框架和概念上了解了『横向管理五步法』和『纵向管理项目的五个阶段』。从今天开始，我们将从流程的简单认知转入全面应用。一开始接触这些方法时，可能会觉得较难理解，也难以迈出第一步。但是只要你下定决心全面理解并试着付诸行动，将受益良多。

接下来的三天时间，我们将详细介绍『横向管理五步法』中的内容，也就是五个必经阶段：

1.收集阶段：收集并归拢材料，清空你的大脑

2.理清阶段：理清材料，清空工作篮

3.组织整理：建立属于你自己的事务清单

4.回顾阶段：保证个人管理系统的有效运行

5.执行阶段：选择最合适的行动

第一阶段：收集阶段

这一阶段的主要内容是：收集并归拢材料，清空你的大脑。

在这一阶段，我们将把一切待办的事情归纳到外脑中，我们把这个『外脑』称为『工作篮』，这样才能清空大脑。这个阶段耗费的时间较长，请一定要在完成收集工作后，再开始处理这些材料。这些材料可能包括你存在钱包里待联系的合作商电话，它总是在不经意间扰乱你的心智。当你把引起你遐想的所有事务都从大脑中清除时，你一定也体会到了如释重负的感觉。

收集工作包括两部分：

首先，你需要进行物理大搜索，检查你的工位，收集那些你未完成的工作。记住四类东西不要动：日用品，参考资料，装饰品，办公设备。在整理过程中，千万不要陷入打扫整理的陷阱，如果你在整理过程中出现了收拾的欲望，那么你应该立刻写一个便条（打扫工位），然后把它整理到工作篮，时刻牢记你的主要任务是收集未完成的事。你可以从办公桌开始，检查抽屉、柜子、台子的表面和内部、地板、墙壁和书架内潜存的所有未竟之事。如果你遇到一些参考资料，立马归档，但如果它与你要完成的任务相关，那么也将它投入『工作篮』，等待后续处理。

其次，你需要清理你的大脑，清除大脑缓存。拿起纸笔，把那些时刻吸引你的注意力却还没放入工作篮的事务都记录下来。最好一张白纸只记录一件事情，以防之后需要在任务下面构思行动计划。最好每次只思考一件事情，专注最重要。然后就可以开始把头脑中的内容记录下来，这时候你会发现，琐碎的小事、重大事件、个人私事和工作问题全都出现了。这个时候你只需要注意事务的数量就行了。

为了能够全面地收集大脑中的未完成事情，我们列出以下几个『未尽事宜的引子』清单。这些引子清单可以帮助你查看自己的收集工作是否有所遗漏。

比如，针对一个上班族的职业和生活方面，我们可以列出如下清单：

记着：要尽可能多地罗列你的清单，这样你才能更好地进行整理。如果你在清理完毕后，发现自己如释重负，再也想不出让你牵挂的事情，那么你就做好了进行下一步的准备。

第二阶段：理清阶段

这一阶段主要内容就是：理清材料，清空工作篮。

在完成上一步的工作后，你需要认真查看你收集到的一切任务，确定它是什么，它有什么意义，完成它需要你采取什么行动。你可以参照1.5中的工作流程图，整体了解个人管理系统的工作流程。

例如你在『工作篮』查看到了李晓明的名片，你的任务是给他打个电话，但是思考后你决定下周二早上九点再来打这个电话。那么依照这个工作流程，你应该采取的策略是延迟行动，并将这个任务列入日程表中。

在处理『工作篮』时，你需要将事务分类记录在清单里。从最上面开始，按顺序一次一事来处理。一旦违反这两个原则，你有可能会遗漏很多事情，再次陷入日常的杂乱之中。牢记：你拿出来的任务绝对不能再扔入『工作篮』中。当你把任务拿出来时，应该迅速判定它的意义，你需要如何完成。『认知疲劳』理论告诉我们，不论你做大决定还是小决定，都会消耗脑力。所以在整理时，无需按照难易度来排序，只需要从上到下，一件事一件事处理。

理清阶段第1步：确定下一步行动

在清空『工作篮』的过程中，如果你已经掌握了上面的处理原则，那么接下来最关键的问题，就是确定每一项任务的下一步行动。

如果这个任务不需要准备下一步行动计划，那么这里的材料可以分为三类：『垃圾』、『待酝酿的事务』以及『参考资料』。

第一类是『垃圾』。在收集阶段，你已经将大量的任务扔入篮中，当你确定这项任务永远不需要付诸行动且没有存储的必要，那就扔入垃圾桶。

第二类『待酝酿的事务』，是指那些你觉得这些材料，可能现在不用，但是以后可能会用到，你可以选择将这部分放入『将来/也许』清单或者日程表内，具体的处理方法我们将在之后的内容中具体提到。

第三类『参考资料』，指那些不需要你采取任何行动，但是对完成其它任务有辅助作用的材料，你可以直接把这部分材料纳入你的归档系统。

如果这些任务需要你付诸行动，那么你需要确定具体的行动内容。关于下一步行动，你必须细化具体的行动内容，缺乏具体措施的下一步行动，则没有任何意义。一旦你在清单里写下下一步行动措施，你的大脑就会结束对这个问题的思考，清空大脑的任务就完成了。

理清阶段第2步：立即执行

当你认为某一类任务需要行动之后，你可能面临三个行动方案:

1.『立即执行』：完成这个任务用时不会超过两分钟，那么立刻着手完成。比如需要回复一封简短的邮件，或者给打电话预约心理医生。『两分钟原则』原理就是说，如果立即完成这项任务所耗费的时间与推迟完成相比，耗费时间更短的话，那么就立即完成。『两分钟原则』将极大提升你的工作效率。当你养成这个习惯后，你会发现它为你空出了更多的自由时间。

2.『委派他人』：这个行动短期内无法完成，那么你需要思考，你是不是处理这个事件的最佳人选。如果不是，那就转交给他人。你可以通过邮件、写字条、发短信、直接面谈来转接工作。但当你把工作委派给他人的时候，一定要记得做好跟踪后续工作的准备。这类任务可以投入『悬而未决』工作篮（具体内涵在后面会介绍）。

3.『推迟执行』：剩下的工作就是两分钟内无法解决且不能转交他人。针对这部分任务，你可以记录下这些行动，将其推迟执行，放入『悬而未决』工作篮。『悬而未决』工作篮目前包括两部分内容：跟踪转交他人的工作，以及推迟执行两部分。至于具体如何处理，也将在接下来的文章中进行详细的介绍。

第三阶段：组织整理

这一阶段主要内容就是：组织整理，建立属于你的事务清单。

如果你可以拥有一个良好的组织整理系统，你的大脑就能省去了很多琐碎且低层次的思考，得以集中精力处理更加重要的事情。但前提是你的个人管理系统必须可靠、持久，这样你的大脑才会真的把这些事务交于它。此处，组织整理的意思就是将事务列入处理清单中。例如你刚刚接到一个电话，通知说明天下午开会，你把这个事务列入了日程表，这就是组织整理。

在处理『工作篮』时，你要创建多个清单，将事务归纳分类。那么你必须确立一个明确的分类系统，且这个系统可以伴随着你的整理而优化。作者建议列出以下七类清单：记录在日程表中的行动和信息；『等待』清单；项目清单；项目的辅助材料清单；参考资料清单；『将来/也许』清单；下一步行动清单。

在组织整理时，必须注意不同类别之间的界限。每一类别都代表着不同的处理方法，在视觉上，心理上都应该有明确的区分。比如一旦你把参考资料归类到了阅读资料，你就会对阅读失去兴趣；本应把事务放在日程表中，你却错放在了『等待』清单，那么后果可想而知。此外，在整理时，你需要准备纸质或者电子版清单、保存各类资料的文件夹或者电脑。组织整理阶段的第1步

组织整理阶段的第1步是：组织整理你的行动提示信息清单。

在完成清空『工作篮』这一步后，你眼前有了一堆『悬而未决』的任务。它们是那些使用两分钟原则无法处理，且无法转交给他人的任务。或许还会有一些关于委派任务的清单，还有一些需要列入『将来/也许』清单或者日程表里的事务。在整理之前，你需要确认你要用哪种形式来整理这些信息？纸质还是电子？

如果从组织整理的角度来看，行动可以分为以下两类：

第一类：对时间有硬性要求的事务。这些事务可以写入日程表，比如预约医生，参加孩子的毕业礼。有很多人都将日程表当做待办事项清单，今天完成不了就顺延向后，千万不可以有这样的想法。你最好把日程表当作一个不可侵犯的时间管理工具，这样整个个人管理系统才会生效。

第二类： 对于时间没有硬性要求，但越快完成越好的事务，即ASAP事务（ASAP，指的是as soon as possible）。管理ASAP事务的最好方法就是按照情境分类，即按照完成该事物的地点以及情境来分类。例如，需要在电脑上完成的划分到电脑清单，需要在超市完成的划分到超市清单。

具体分多少个情境，你可以依据你的行动数量和不同行动所要求的情境数量来估计。如果你只有25个以下的任务，那么你可以直接写入下一步行动清单。如果数量在50-100个，那么你就需要按照情境分类了。不如列一个外出清单或者电话清单等等，这些简单的清单将会把你从繁杂中拯救出来。依据情境组织行动的一个重要好处是你可以高效地处理这些事务。

在此，作者提供了的有关ASAP事务的七类情境提醒清单：电话、在电脑旁、外出事务、在办公室时、在家时、议事日程、阅读/回顾。

组织整理阶段的第2步

组织整理阶段的第2步是：整理你的『等待』清单。

『等待』清单中的各项事务也需要我们进行组织整理。这些任务往往是那些你不在意过程只在乎结果的任务。例如用户的电话反馈，等待公司会议的安排。这些必须由别人来完成的事务都应该列入『等待』清单。当某个任务不需要我们直接行动，而是交给别人来完成，那么我们需要提醒自己这个人的完成进度，这时候就产生了『等待』清单。

『等待』清单列好后，你需要做的事情就是定期检查，跟踪完成状况。这个清单最好放在触手可及的位置上，并且与下一步行动清单放在一个系统。

因为你有可能需要不断切换清单，例如，你需要给合作方打电话，要求他们提出新的策划方案，这个行动需要放入『电话』清单；打完电话后，你需要将等待策划方案这个事务放入『等待』清单；然后你又需要将接到的方案放后『阅读』清单；而当你看完之后交给领导，等待他来做最后定夺时，这件事再次进入『等待』清单。

在『等待』清单中，最好列入每个任务的时间要求。此外，跟踪任务的最高效方法就是『当提示信息出现时，第一时间将相关行动列入对应清单中』。只要有任务出现，你应该立马思索它应该列入哪个清单，不要遗漏。每天下班前或者睡觉前，花几分钟回顾一下，确定你已将所有任务都妥善归类。

组织整理阶段的第3步

组织整理阶段的第3步是：整理你的项目清单与项目辅助材料。

『项目』清单中，不要包含项目的行动细节和具体方案。你不需要按照重要性、大小或者紧急程度来排序，因为『项目』清单就是一个包含了所有未完成事务的目录。

在日常工作中，占据大部分时间的主要是你的日程表、行动清单以及突发事务。而项目清单是你无法立即执行的，它的用途就是帮你宏观掌控各任务的进度，同时检视自己的工作量以及工作效果。

从哪里去寻找这些项目呢？第一类是你当前的活动，比如在你参加家长会的时候，忽然想起孩子的课程时间问题需要解决，列入项目；第二类是你的兴趣以及未来打算，比如职业目标，家庭计划；第三类是当前生活工作出现的问题以及你想提升自己的机会，例如项目问题，投资管理问题，学习烹饪的机会。

项目清单为你记录所有还未解决的事务，方便你总揽全局，做出恰当的决定。

如何细分项目呢？在很多情况下，项目的细分可以缓解你的焦虑情绪。作者的建议是：分为个人/职业项目，委派给他人的项目，特定类型的项目。在某些项目之下，也可以细分一些子项目。对于项目的各项内容一定要每周回顾，方能起到审视整体生活状况的作用。

项目辅助材料是指能够支持项目的决策和行动的辅助信息。当你遇到一堆项目辅助材料时，不要轻率地将这些材料当成是项目行动的提示信息，因为哪些是『下一步行动』任务，哪些是『等待』任务还不够明确。所以你需要从中挖掘出具体的下一步行动，然后再投入行动。

对于项目辅助材料的安置问题，你可以考虑将它放在一个醒目且随时可以调用的地方，不要与其他资料混淆。例如你建立了一个装修卧室的文件夹，专门保存关于阳台，地面，管道线路的铺设等细节问题。当你每次在项目清单上看到装修卧室时，你就可以打开装修卧室文件夹，翻看所有文件决定下一步行动。

组织整理阶段的第4步

组织整理阶段的第4步是：整理参考资料以及『将来/也许』类事务清单。

在你的工作生活中，参考资料占绝大多数，这些材料不需要你采取任何行动，但是出于各种原因，你想把它们保存下来。

那么，如何整理保存呢？在此介绍3类简单的参考资料管理方法：

第一种是『一般性参考资料归档系统』。在这个过程中，大多数人需要建立1-4个有形文件夹和数10个电子文件夹。归档系统已经在前文介绍过，可以回顾查看。

第二种就是专门资料的归档。如果你在归档过程中，某一主题的资料内容庞杂，需要占用50个以上的文件夹，那么你可以给这个主题资料专门建立一个独立的按字母排序的归档系统，便于之后的搜索。例如你喜欢烹饪，那么你可以设置一个专门的文件夹，来保存相关资料。

第三种就是联系人管理工具。此处你只需要考虑便携性以及个人需要即可。

对于参考资料系统的组织管理，往往就在考验你最简单的，基于目的的逻辑判断。确认参考资料的潜在用途，不断依据个人需求来更新调整你自己的参考资料系统。

『将来/也许』事务清单往往是指那些以后可能会执行的事情，比如未来的一次旅行，下个月的阅读计划，未来一年想学会的技能。这类事务，你可以将他们填入『将来/也许』清单。这种清单的功能就是，将事务记录下来并可以随时提取出来进行思考。

『将来/也许』清单的建立非常有必要，因为记录自己想法的过程也是你产生新点子的过程，同时还会激发出你强大的创造力。有时候你会发现，清单上的事情在不知不觉中已经快要实现了，因为罗列清单本身，已经让你对自己所期待的事情有所准备和认知，也在促使你朝着那个方向努力。这就是『将来/也许』清单的意义之一。

此外，你还可以经常性地重新评估一下你当前的项目清单，考虑你是否应该将部分任务转移到『将来/也许』清单。

组织整理阶段的第5步

组织整理阶段的第5步：建立和使用核查清单。

在这个组织整理过程中，人们往往很容易忽视检查清单的建立和使用，他可以帮助我们发现各个方面的项目中潜藏的问题。本质上，所有的清单都是核查清单，因为他们的功能就是提供核查，以保证你不会遗漏每一件事情。

工作生活中我们常常会用到核查清单，比如，你为了做菜而参照食谱这个过程就是在使用核查清单来提高你的做菜效率。如果你的董事会任命你在年内完成若干项任务，你们在年底董事会召开之前，你就可以用核查清单进行回顾审查。

但是，如何确定核查清单呢？

首先，对项目和行动心中有数。把那些可以转化为项目或者实际行动的材料，直接纳入你的个人管理系统。比如，可以把『定期参加体育锻炼』转化为『制定定期运动的计划』或者『给健身房打个电话问一下健身教练的情况和健身计划』，这个核查过程会确保某些事务不被遗漏。

第二，规划工作和责任范围内的关键区域。类似于『坚持锻炼身体』和『让我的团队保持高昂的斗志』这样的情况，就需要制定核查清单，这样你才方便定期回顾和检查。总之，工作、学习、个人兴趣等项目中一般都会有一些关键项目，下面又会有一些关键级别。那么对于这些关键区域，你就应该根据其需要制定特定的核查清单。

第三，创建各个级别的核查清单。大胆的创建各种级别的清单吧。下面是作者使用过多年的清单列表，我们摘取了其中几项：

旅行核查清单（在每周回顾中要检查和更新的事情）

年终活动（这一时期的所有总结活动）

个人发展（应该定期评估的情况，以确保个人平衡与进步）

第四阶段：回顾阶段

这个阶段的主要内容是：保证个人管理系统的有效运行。

定期回顾你的个人管理系统，通过及时的反思与修补，可以维持它的稳定性与清晰度。比如，你启用的你的电话清单，但是你发现必须要打的电话并没有全部列入，那你就再也无法完全信任这个清单了。那么这个电话清单的创建就失去了意义。所以只有实时更新清单，它才能帮助你在工作的时候高效的做出选择，这就是回顾的主要目的。此外，这个回顾过程也是你对之前的工作和生活持续地进行评估的方法之一。

那么应该如何安排回顾的内容和时间？

首先看一看你的日程表。你应该频繁地查看自己的日程表，了解一天的时间安排和行动步骤。然后把那些零碎的时间段利用起来，回顾一下是否需要执行别的行动。

然后看一看你的行动清单。这一步很简单，就是选择合适的时间段和合适的情境，去执行相应的行动。

根据情景选择恰当的回顾内容。确保自己随时能拿到想要查阅的清单，这一点我们反复强调，在这里也非常重要。比如，回到家准备处理家庭事务的时候，如果可以拿出与同伴共同商讨过的事务清单，事情的处理将会非常高效。再比如，老板突然通知要和你谈谈当前的工作，你能立刻拿出工作清单和话题清单，那么工作效率也会大大提升。

最后强调一下，要想保证系统的有效运行，一定要实时对系统进行更新，避免落后与客观情况。

有效回顾方法之一：每周回顾

每周回顾就是为了清空大脑，为理清未来几周的方向而采取的行动。流程是收集—理清—组织管理—回顾那些你曾列出的清单，直到你确认你已经完全掌控了所有未竟之事。这样在约定时间范围内，你就可以全部将其付诸于行动。

作者多年的研究和很多人的实践经验表明，保持大脑清晰的最佳方法就是每周回顾。因为随着现代生活工作节奏的加快，人们越来越放任自己卷入超过自己处理能力的事务。一整天的时间都安排的满满的，就算是再强大的大脑也无法一直集中精力应付如此庞杂、不间断的事务。这就更加凸显了每周回顾的重要性。

每周回顾的另一个重要作用就是，你不但可以对各项任务做评估安排，找回对生活的掌控感，还可以发现生活重点，牢记最要紧的目标，对一些无关紧要的事务说不。

每周回顾阶段需要你完成以下三步：

首先是确认收集到的所有信息都得到了处理。在这一步，你需要收集那些散落的便利贴、收据、名片；清空收集工具里的待办事情比如日历、会议记录、笔记本，并列出下一步行动清单、日程表事宜和等待事宜；最后清空大脑，写下大脑能想到的一切事情。最后将以上信息全都投入『工作篮』。

其次是更新。确定你所有的清单都得到了更新。按照步骤回顾你的下一步行动清单，过往的日程表数据、将来的日程、等待清单和项目清单。将已经完成的行动标为已完成，在检查已完成行动的过程中，你可能会发现很多任务需要安排下一步行动，那么你可以把它记录下来更新至相应的清单。

最后就是创造。

1. 回顾『将来/也许』清单。

其中过时的事务完全可以忽略。而那些随着时间和环境的变化变得更有行动价值的、更有意义的，把它们转化为项目。

2. 收集你的奇思妙想和新奇的点子。

把脑子的创意点子收入『外脑』。

3. 选择回顾的恰当地点和时间。

每周抽出几个小时，选择合适的场所进行回顾。最好能够培养起每周回顾的习惯。

通过每周回顾，你不仅可以收集到一些新点子，同时还可以定期回顾你的宏观目标，例如你的职业目标、生活方式以及兴趣爱好。可以从更高层面来检视当前生活，进而推动日常生活的进展，为更高层次的目标提供灵感。而对于目前的你而言，通过每周回顾，你可以高效地将目标付诸行动，然后再执行新目标，并从中体会到前所未有的轻松和自信。

第五阶段：执行阶段

那么如何选择最合适的行动？什么时候行动？为了回答这两个问题，这里我们将对1.5中第五步提到的三种方法，即『四标准法』、『三分类法』和『六层次法』进行一个详细的介绍。

首先介绍『四标准法』，它是一种通过当前工作的情境、工作需要的时间、你的精力以及工作的重要性来确定行动的策略。所以需要注意以下四点：

第一是工作情境。在前面你已经学会了依据工作情境组织整理行动，不同的情境诸如在电脑旁，在电话旁或者在家时。那么遇到不同情境时，你就可以直接拉出相应清单去执行。这类情境清单可以依照你的个人情况进行调整，例如你经常出差，你就可以创建一个临时的出行前清单。

第二是你当前拥有的空闲时间。如果你的行动清单十分全面，那么你就可以依据时间长短来选择恰当的行动。例如你在开会前有十分钟，那么你可以选择一个十分钟内能完成的行动。例如给朋友发一个生日祝福，订餐等。

第三你当前有多少精力。如果你经历了繁忙的一天，下班后已经十分疲惫，那么你可以选择处理一下发票数据，清理一下书桌。你可以建立一个小清单，上面记录一些可以简单完成的事情例如给花浇水，装订书本等琐碎工作。在你极度疲惫的时候，最能提起士气的方法就是完成一些小工作。

当你依据前三个标准划出了工作范围的时候，最后就是依据相对重要性调整工作，这个调整需要依据你的责任、目标以及价值观来进行。

评估日常工作的『三分类法』

这里提到的工作是指任何你打算完成的任务，包括职业的和生活的。

『三分类法』是指对大多数人而言，在任何一个时间，你的行动都可以分为以下三类：

1. 执行事先安排好的工作；

2. 安排自己的工作；

3. 处理突发事件。

不过，作者观察到很多人经常被最后一类事件纠缠，而忽略其他事务。如果你是根据突发情况，有意识地放弃当前工作，去处理突发事件的，那说明你是通过自己选择做出了最佳决定。但是，大多数人对工作的评估能力仍然有限。如果盲目地进行处理，极有可能陷入焦虑不安状态。

知识工作年代，要求人们在管理庞大的悬而未决之事时，明确自己的工作界限。但是很多人缺乏这种能力。但当你习惯了当前的个人管理系统，将工作生活输出的信息，在加工处理后输入你的个人管理系统中，你就能够清晰地决定哪些事情立刻做，哪些事情稍后做。

而如果你的大脑是保存这些事务的唯一系统，那么它会被要求同时进行多项任务，心理学已经证明这是不可能实现的情况，这也就是很多人感觉压力很大的根本原因。

那么如何评估这三类事务并做出决定呢？

ni需要依靠你的直觉，评估当前出现的突发事件是否要比你手上的工作更重要。你所有评估都应该服从于你的工作生活总目标。在经过不断训练后，你就可以在面对诸多任务时，快速准确地做出选择。

宏观检视工作的『六层次法』

工作中的六个层次包括：

地面：是指你目前正在做的工作。这些工作一般不超过50项。

1楼视野：你当前需要完成的任务。数量通常在30～100项之间。这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情。

2楼视野：这一层次是目前的职责。这些职责往往是你在家庭和工作中所扮演的角色赋予你的。对于大多数人而言，这些工作可以划分为10～15个范畴。把所有这些责任和义务一并诉诸文字，并经常回顾和自检，这将有助于你更加综合全面的对自己的项目清单进行分析和评估。

3楼视野：1～2年的目标。生活的不同领域，你希望有哪些新的体验？通过1～2年的努力，要为自己的工作开创一个什么样的新局面？随着一些新的责任和义务的产生，你需要经常调整自己的工作重心，以完成所制定的目标。在个人生活的领域中，情况也大同小异，你希望某些事情尽快完成，这就意味着你要把生活中的其他事情放在次要位置。

4楼视野：3～5年的展望。未来3~5年的发展前景，你必定会从一个更加广阔的角度着眼：管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活的提升条件。自身事业、家庭和财政方面的长期目标作为内在的驱动力，外部因素包括技术进步、全球化进程、市场趋势及竞争等，这些都会影响到你个人系统的组织管理方法。在这一层次的决策将会影响你其他层次的工作。

5楼视野：人生。本级别是整个检视工作的最高级别，是生活的终极指导。你制定的所有目标、前景展望、规划、目标及行动都由此决定，也都为此服务。

这六个层次，自上而下逐步细化具体化，每一层次都是上一层次发展的必要条件。越是上面的层次，重要级别越高。想要轻松生活的话，你必须均衡掌握各个层次。举一个例子：你需要给合作方打一个电话（行动），这个电话事关你目前的一个合同（项目），这个合同会影响到你这个月的业绩（责任），它可能是你在销售方面能够有所突破的重要契机（工作目标），因为你的单位可能近期会开设新的分公司，而你极有希望成为分公司的负责人（3-5年的展望），这将使你的生活有质的飞跃（人生）。

学会控制某一具体项目

前三天我们主要学习了从一个横向的视角面对生活工作中的各项事务和行动。在这一小节中，我们来了解一下如何应用纵向管理的方法来控制具体项目。在第一天我们提到过，纵向管理中唯一适用的思考模式就是自然计划模式。所以自然计划模式中说到的大脑思考必经的五个步骤就构成了纵向管理项目的五个阶段。这五个阶段分别是：

第一阶段：选定目标

明确的目标可以正向推动任务的完成速度。

你确定一件事情的目标的过程，其实就是一个思考『为什么』的过程。思考『为什么』这个简单的问题，会给你带来诸多益处，它可以帮助你：

1.建立决策标准和界定成功。一个明确的目标会成为你投入多少时间和精力的标准，这可能会对事情能否成功产生直接的影响；

2.调配资源。面对有限的资源，你一定会选择把它用在你认为最重要的地方，那么，你的目标就成为你在判断重要性时的主要依据。

3.激发动机。当你找到了做某件事情的充分理由时，你一定会全力以赴。

当你清楚了为什么，也就明确了目标，这样才能够聚焦工作重心，从而取得理想的效果。

第二阶段：思考结果

如果事先你可以勾画出成功的蓝图，那么这将有利于你高效利用起所有的资源。然后你的大脑会集中精力，推进当前的行动。

首先，聚焦的力量是强大的。我们头脑中坚定的信念对我们的行为会产生强大的推动力，并且影响到我们在工作中的表现。当我们集中精力干某件事情时，马上就会变得充满创造力。

然后，阐明结果这个过程会让你对事情有一个提前的预期和把握，再者，当人们全身心地设想过工作的成功情境以后，会产生一些积极的情绪，这种情绪对工作进展也会有很大的激励作用。

第三阶段：绞尽脑汁，集思广益

在这一阶段，你需要时刻捕捉你的一些零碎但独居创意的想法，可以采用头脑风暴法（头脑风暴是指无限制的自由联想和讨论，其目的在于产生新观念或激发创新设想）。头脑风暴的优点就是，它既能够收集到新颖独特的想法，又能启发你产生更多的好主意。

头脑风暴有以下3个关键技巧：

1.不判断、不质疑、不评估、不批判

2.追求数量、不求质量

3.把分析组织工作置于次要的地位

第四阶段：整理制定行动计划

在第三阶段，你在头脑风暴后已经产生了很多想法，那么现在最重要的就是整理这些内容。

组织整理的关键步骤就是：明确整个事件的流程，按照构成内容、前后顺序、重要程度进行归纳分类。在这个过程中，你可以利用各类工具，可以是Microsoft project ，也可以是甘特图。（拆书者注：这两种方法大家可以专程学习一下，真的很有用）

第五阶段：下一步行动的决定

在这一阶段，你需要确定当前任务的下一步行动内容，可以的话即刻制定好下一步内容的方案。当下一步行动需要由他人完成的时候，你就必须明确他的责任范围。事实上，百分之八十的下一步行动，你只需要花几分钟，就可以思考出预期效果以及实现步骤。比如你需要换一台电脑，花十分钟上网浏览一下性能价格对比就可以完成这个项目。

原则一：养成收集的习惯

前文介绍过的方法和模式基本上构成了一个完整的个人管理系统。最后，我们再来从比较宏观的角度介绍三个管理个人系统的基本原则：

接下来作者将介绍他近三十年来的运用这些基本原则的一些心得体会，运用这些原则将对你管理整个系统起到重要的作用。第一个原则就是养成收集的习惯。至于收集的技巧，前文已做过具体介绍，此处不再赘述。

在之前的收集过程中，你一定也曾感到焦虑，但同时又有一种特别放松和重获控制力的感觉。当你面对你收集的各类材料时，你会找到各类消极情绪的根源，也顺势发现了消除焦虑的方法。

那么这种消极情绪来自哪里呢？你收集到工作篮的东西都是你与自己达成的协议，消极情绪事实上就是一种由于你违背协议而丧失了自我信任的焦虑感。例如，你告诉自己要抽出时间陪孩子，但是你最终没有做到，这时候你就会因为未完成目标任务而感到挫败和焦虑。

如何减少这种消极情绪呢？

第一种解决办法就是你不跟自己签订协议，意思就是当你面对繁杂的项目时，你选择了放弃。一旦你降低对自己的要求，你会立马感觉如释重负。当然这里说的不签订协议不是无故降低对自己的要求，而是在你回顾工作清单时，选择性地放弃那些你并不是真正想完成的无价值工作。比如那些纯粹是为了得到别人赞赏而揽在自己身上的工作。

第二种方法就是完成这项工作。只要你完成工作，你就会感受到成就感，而且会有信心迎接新的挑战。相信你在利用两分钟原则处理掉一大堆事情的时候，你已经感受到了这种喜悦。

如果你不打算降低对自己的标准，也没有能力立马将事情完成，那么你可能需要用到第三种方法：重新商定协议。比如，你本来打算约朋友下周五喝茶，但你临时有事，所以你把日期调整到了下周四，这就是重新商定协议。一旦你告诉你的大脑你应该处理某件事情，那么你的大脑就会将其存入短期记忆里，并且认为你应该立即采取行动。因而面对你不能完成的项目时，马上改签一下。 

原则二：确定『下一步行动』

决定每件事情的下一步行动往往只需要十几秒钟左右，但是正是由于下一步行动思维的缺失，导致很多事情都被延误。

例如某人在清单上写修理轮胎，那么下一步行动就是上网搜索轮胎店以及对比轮胎价格。这样他就可以在拥有十五分钟空闲的时候，拿出行动清单，来处理这个问题。

从最底端的任务开始，制定行动的具体计划，然后将行动提示信息列入清单，找出空闲的时间执行。这是我们维护内心轻松，高效工作的关键。很多情况下，由于我们没能及时的做出下一步行动，很多简单的事情也被耽搁。

大家意想不到的是，往往那些比较聪明的人，延误的事情越多。而且他们列出的清单上，未解决的事情会更多。这是因为他们在面对一些较难完成的事务时，大脑里已经迅速勾画出了完成任务需要面对的困难，如果不能完成工作，将会面对如何的惨境。因而他们便瞬间自我设限，误以为我如果不做，就不需要面对这些困难了。

但是这并不是正确的解决方式，如果你选择去确定下一步行动的具体内容，你的大脑就会抑制住这种烦恼，因为你一旦决定了下一步行动，你的内心就会获得信心并找到方向感。

所以，『下一步』行动的价值就在于：

1. 澄清问题，回答『目前我们需要采取的下一步行动是什么呢？』这个问题，本身就会引发人们进行更深层次的思考。等到能够作出回答时，问题已经向着更加明晰的方向发展了。

2. 明确责任，如果明确了具体行动就可以明确职责了。

3. 提高效率，一旦人们明确了目标，立即分配任务开始行动，效率一定会得到很大的提升。

4. 提升自己的能力，下一步行动的提出可以显著提高个人推动事务进展的能力，同时能够增强个人自信心和前瞻能力。

通过提问自己下一步行动是什么？可以在你面临难题的时候，通过提出具体的解决策略，可以帮助我们逐渐走出消极情绪。

原则三：学会关注结果

思维和想象力对实际行动会有积极的作用。

在管理个人系统时，最关键的一个原则就是在处理事情时，学会在脑海中对结果做出正面预期，并在实践中集中精力追求正面的结果。比如，『什么方法能够让我抽出时间多陪陪女儿？』，这就是一个具体的目标，而且问题里面就包含了结果。这样会促使你做出下一步行动。反之，如果问题改为『我能为父女关系做些什么？』的话，暗含的结果就很模糊，下一步行动不够清晰，结果可能就是不了了之。

正向的预期结果将使你想得更加长远且透彻。当你不断地发现问题，确定目标，确定下一步行动，解决问题，完成目标，你将会收获很多。

所以，『预想结果』非常重要。因为结果和行动是紧密联系的，只有你对结果有所预期，才能够对行动做出下一步的规划，行动对结果的作用是正向的，你们结果一定是令人满意的。

作者把这种设定预期结果，然后促成目标实现的思维模式总结为：自然计划法。它能够帮助我们对具体的项目进行有效的控制。自然计划法是自然而然的，但是它不能自动运行，需要我们将大量的信息、观点和主意结合在一起，并进行统筹安排。

在遇到问题时，追问目的是一种非常重要的能力。而在具体行动明确前，想象成功更是一种需要强化的重要能力。为了获得这个正向的结果，你可以通过思考决定下一步行动，在现实世界中逐步实现脑中构想的结果。

如何升华GTD 之路

本书一开始的时候我们介绍过，GTD英文全称是Getting Things Done，翻译过来就是『把事情做完』，即『搞定』。它涵盖了本书中所介绍的所有时间管理方法。

GTD实际上是一种可以不断完善的自我管理之路。这里的升华之路是指在你初步熟悉它的流程并用它管理工作的基础上，逐步优化整合你的个人管理系统的这个过程。

升华有三个层次：

第一个层次是可以将GTD运用到基本的工作中去；

第二个层次是逐步将GTD全方位应用到生活管理系统；

最高级便是能够充分利用GTD这个系统为自己完成任务，创造自由空间。

就像开车一样，最开始你只是能够掌握基本开车技能，保证不伤害到他人；逐步地，驾车已经成为你生活中不可或缺的一部分；到最后，你已经想要驾驭一辆高性能的车辆，自己与车辆成为共同体。

你需要不断熟悉个人管理系统的各个组成部分，逐步认同这个系统，并通过多次的操作，让这个系统完全适合你。如果在学习GTD路上，某一个环节脱离了这个步骤，那么不要着急。因为最少需要两年时间，你才能熟练使用个人管理系统全方位地管理生活。如果你通过这一段学习，只是学习到了几个有用的方法，例如两分钟原则，那么你也能够小幅度改变当前的生活。

GTD的最高阶是你可以利用这个管理系统来有效面对生活中出现的任何情况。在这一阶段，你不会因为处理任何事情而觉得焦虑，因为你可以确保你的个人管理系统将不会遗漏任何细枝末节的东西。GTD可以帮助你的大脑空出绝大部分位置，你可以用这些时间来释放你的创造力，学习那些你感兴趣的事情，轻松掌控日常生活。除了当下需要处理的工作，你的大脑不需要担心任何一件事情，你将拥有前所未有的平静状态。

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