说明:本文主要观点主要源于德鲁克的《卓有成效的管理者》
信念:时间管理,提高效率,我们每个人都是可以学会的,这与一个人的智力、想象力或知识之间,几乎没有太大的关联。
时间管理
有效的管理并不是一开始就着手工作,而是从时间安排上着手,以认识清楚自己的时间用在什么地方为起点。然后管理自己的时间,减少非生产性工作所占用的时间。最后,再将“可自由运用的时间”,由零星而集中成大块连续性的时段。
这三个步骤,是时间管理的基础:
记录时间;
管理时间;
统一安排时间。
下面简单说明一下:
第一步,记录其时间耗用的实际情形。
需要提醒的是,必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。
有了这些时间记录,之后定期拿出来分析、检讨,并且做出适当调整。
第二步,要做有系统的时间管理。
首先将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以试问自己以下几个问题。
1)首先要找出什么事根本不必做。
将时间记录拿出来,逐项逐项地分析这些事是不是浪费时间,于最终的成果怎样,评判标准为:对于自己或他人有无贡献。
2)哪些事情可以高质量借力。
时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?
3)这些事情有没有在浪费别人的时间。
可以真诚问别人“做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情?”;另外,需注意的时,即便处理的事情是有成效的工作,其处理方式仍可能造成别人时间的浪费。
4)还有一项浪费时间的因素,是信息功能不健全或者表达方式不当。
第三步,统一安排时间
相对完整的时间,更容易提升效率。
最后寄语:对时间的控制与管理不能一劳永逸,而是要持续不断地做时间记录,定期对这些记录进行分析,还必须根据自己可以支配的时间的多少,给一些重要的活动定下必须完成的期限。