工作流的基础概念

工作流原理

针对工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念,通过将工作活动分解定义良好的任务、角色、规则和过程来进行执行和监控,达到提高生产组织水平和工作效率的目的。

什么是工作流?

简单的来说,工作流(Workflow)就是业务流程的计算机化或自动化,两个或两个以上的人,为了共同的目标,连续的以串行或并行的方式去完成某一业务。

在以前,许多公司采用纸张表单,手工传递的方式,一级一级审批签字,工作效率非常低下。而采用工作流后,用户只需在电脑上填写有关表单,系统会按照事先定义好的流程自动向下进行,下一级审批者将会收到相关通知,并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计等,大大提高了工作效率。

工作流的类型

WF包含两种类型的工作流:顺序工作流和状态机工作流。

顺序工作流提供了一系列有组织的步骤,一般情况下,步骤是逐一执行的。可能有的步骤需要等待某些事件的发生才可以继续执行,但通常情况下顺序工作流一般用于无需人工干预的操作。

状态机工作流则提供了一系列的状态。工作流从初始状态开始,到终止状态结束。两个状态之间定义行为进行过渡。通常情况下,状态机工作流对事件作出反应,事件的发生将会使状态发生改变。

工作流的分类

1. 顺序:在同一个流程中,一个任务在另一个任务完成之后才能被激活

2.平行拆分:工作流中从一个点拆分为平行执行的多个活动,拆分后可同时各自进行

3.同步:只有等待所有的分支都完成了,才能进行下一步的任务(and)

4.排他选择:从一个点拆分为平行执行的多个活动,根据条件选择其中某一条支路进行

5.简单合并:可以选择分支中的一条或几条进行(or)

工作流的审批模式

审批流程设置分为两种模式:传统模式和比例计算模式

传统模式是指对审批流程的每个节点设定相应审批人,只有当该节点上的所有人员都通过审批请求后,才可以进入下一个节。

比例计算模式:对于每个审批流程,在建立时先要为其设定一个介于0-100%之间的通过比例,惟有最终的审批结果等于或大于该比例,该审批才可被认为通过。

适用业务场景

关键业务流程: 订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等

行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。

人事管理类: 员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。

财务相关类: 付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。

客户服务类: 客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。

工作流的特点

自动与协调:工作当中的自动化,指它自动进行的特征,而不是说没有人的参与。工作流实际上是一个人-电脑协调的混合过程,在一个实际的工作流中,通常总有些步骤是人完成的。

监察与控制:是工作流系统的重要功能与特征。这不仅包括对正在发生的业务过程(工作流),还包括它的定义或改变(比如BPR的过程),可追踪业务进程。

流程追踪:工作流管理系统是一个真正的“人-机”系统,用户是系统中的基本角色,是直接的任务分派对象,用户可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”,跟踪每一项任务的状态,或继续一项任务,而不必从一个模块退出,进入另一个模块,搜索相应任务的线索。

业务流程重组

业务流程重组(Business Process Reengineering,BPR):又称为业务流程再造,BPR强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计;目的在于降低成本,提高产品质量、服务水平和加快生产速度。

其实,更全面的BPR定义应是指通过资源整合、资源优化,最大限度地满足企业和供应链管理体系高速发展需要的一种方法,它更多地体现为一种管理思想,已经远远超出了管理工具的价值,其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善,使得企业能最大限度地适应以顾客、竞争、变化为特征的现代经营环境。

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