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第十二章轻松存档,“文件堆”一扫光
我在很多办公室里都见过,不少桌子上的文件堆积如山。有些同事表示,这就是他们管理文件的方式 。不过我也见过他们翻遍每个纸堆,只为了找一份“肯定放在这儿的文件。”他们浪费了无数时间在文件堆里翻拭。我真奇怪他们为什么不想个更好的方法。
“文件堆”可能适合一些人,但对其他人来说,那只是个乱七八糟的烂摊子,只会让人压力倍增,头痛不已,还会浪费时间。简单来说,文件堆究竟是什么呢?它意味着我们有两件事做失败了。
1.打造一套简单的存档系统
2.养成定期使用这个系统的习惯。
如今,我的办公桌上非常整洁,只放着电话、苹果电脑和小笔记本,因为我已经学会了做这两件事。接下来,我们也会逐一讨论这两件事。
打造简单的存档系统
打造简单的存档系统,关键在于保持精简。如果系统太过复杂。难以使用,过一段时间,你就不想它了。那么,要如何打造适合你的系统呢?
1.整理之前先删减。组织管理的首要原则就是,在整理之前称把无关紧要的东西统统删掉。如果你放文件的抽屉已经快溢出来了,或者有一大堆乱七八糟的文件需要整理,你可能永远弄不完。即使勉强整理好了,你也很难找到自己想要的东西,简化文件的步骤如下:
把所有的东西摞成一堆。如果实在摞不成一堆,那就多摞几堆 ,但要把它们视为第一堆的延续。如果你有很我乱七八糟的文件夹,就把它们全摞成一堆。我最近就是这么整理家里文件的,结果,我只花了一个小时,就把文件减少了三分之二。
逐个浏览,一次一份。逐一取阅每份文件、每个文件夹,想想要拿它怎么办。尽量选择扔掉(或者切碎、循环利用),能扔多少就扔多少。我从来没有因为扔掉哪份文件而后悔过。
转交。如果你不能丢掉某份文件,那就把它交给最适合处理的人,不要留在你的办公桌上。
存档。如果某份文件非常重要,你确信日后会用到,那就存档吧。接下来,我们会看一看怎么打造简单的存档系统 。
2.简化存档。你需要一个按字母顺序排列的存档系统。你可以用带标签的普通牛皮纸文件袋,也可以买个标签打印机,给每个客户、每个供应商、每个项目创建一个文件夹。我相信,大多数人只需要一个抽屉就能装下所有的文件。有些工作要用的文件比较多,但对于普通员工(或自由职业者)来说,一个抽屉就足够了。如果你规定自己只能用一个抽屉,等抽屉满了,你就会被迫丢掉无关紧要的文件。不要想得太复杂,你只需创建文件夹,按字母顺序排列,保持简单明了就行了。
3.即刻存档。避免存档系统过时的关键就在于即刻存档。如果你在整理收件箱的时候发现了一份不需要采取行动,但日后可能会用到的文件,千万不要把它搁在一边,想着等一会再存档,也不要把它放在命名为“待存档”或“杂项”的文件夹里。
打开你存档的抽屉(应该就在你手边),抽出相应的文件夹,把文件塞进去,存档完毕。只需要花五秒钟,就大功告成了。如果你现在不做,文件就会慢慢堆积起来,那可行不通。
为什么说“文件堆”行不通呢?因为文件会渐渐积累起来,变得越来越吓人。很快, 就会有一大堆永远也不想去看的文件。接下来,你就会找不到自己想要的东西,更别提打造存档系统了。我知道,有些人觉得自己的文件堆很有条理,可以算是一种存档系统。但文件堆会降低你的工作效率,因为你必须不断思考哪一堆文件是做什么的,每一堆里分别有哪些文件。当你需要某份文件的时候,还得花上很多时间去找。此外,文件堆还会让你的办公桌显得杂乱不堪,使你在工作的时候更容易分心。
4.建档材料放手边。我们一般会在触手可及的地方放上一些牛皮纸文件袋和标签。如果有一份你觉得日后需要参考的文件,却没有适合的文件夹,手边也没有建档用的东西,你就会把它搁在一边。如果每次需要把某个东西存档的时候,都需要站起来找牛皮纸文件袋和标签,你肯定会受不了的。然后,你就会把它们丢在一边。文件堆就是这样一点点形成的。
因此,请把建档用的材料放在方便取用的抽屉里。如果你想创建新的文件夹,只需给文件袋贴上标签,所文件塞进去,然扣按字母顺序排列就行了。
5.逐渐减少存档需求。在过去的一年里,我有意识地减少了存档需求,现在几乎已经用不到存档的抽屉了。当然,我每个星期都会拉开抽屉查几份文件,但我存的东西已经比过去少多了。我建议你也这么做,有意识地逐渐减少存档需求。有几个诀窍可供参考:
网上存储参考资料。现在,每当需要查找资料的时候,我都会按下快捷键(我用AutoHotkey软件打开网站和存档),相应的文件就会打开,提供给我需要的信息。我把联系人、预算表、好点子和日志都存在网上,所以不需要纸质版,也不需要存档了。
减少收到的纸质文件。请大家给你发电子邮件,而不是发传真或邮寄文件。如今,所有的东西都是电脑打出来的,发送纸质文件已经过时了。你应该坚持数字化,抵制纸质版的报纸、杂志。
不再打印。很多人还是会把电子邮件、收到的文件或自己创建的文档打印出来。但这样一来,同一份资料就有两个版本了。这么做不但浪费了造纸的木材,还增加了存档的工作量,因为纸质版和电子版都需要存档。需要查资料的时候,搜索电子版更方便。
分析其他收到的文件。每次整理文件的时候,都请扪心自问:“我是不是真的需要纸质版?我能在网上找到它吗?我真的需要别人寄过来吗?扫描成电子版是不是更好?有没有办法减少对它的需求?”就这样,慢慢减少你对这些文件的需求。
管理家中文件的小诀窍
上述五个步骤即适用于办公室,也适用于家庭。针对管理私人文件,下面还有些具体建议。
1.在家里设立“信件中心”,集中处理邮件和文件。“信件中心”应该包括一个收件箱(把所有收到的文件都放进去)、一个废纸篓(精简主义者最重要的工作)、一个小型存档系统(只需要装在抽屉或纸箱里的一些牛皮纸文件袋就够了),还有一个用来装信封、邮票、支票簿、钢笔和其他小文具的容器。
2.家用收件箱。把收到的信件、学校寄来的通知和其他文件直接丢进收件箱。不要把它们丢在茶几、餐桌或办公桌上,只放在一个地方———收件箱里。最好马上把信拆开,把信封、垃圾传单和商品目录扔进废纸篓。即使不这么做,至少也要把东西统统丢进收件箱。
3.立刻支付账单。处理信件和文件的时候,所付款日期相同的账单放进同一个文件夹(比如,你可以每月付款两次,或者每个星期付款一次)。当然,你也可以整理完收件箱后马上付款:要么写张支票,和账单一起塞进信封,第二天丢进邮箱寄出;要么打开电脑,在网上支付账单。无论哪种方式,赶紧把账单付清,你就不用老想着它了。
4.把事情记在待办事项清单或日历上。对于那些包含任务、约会或时间安排的文件,你可以把事情记在待办事项清单上,或者把日期标在日历(我用的是谷歌日历)上。我甚至把孩子们的足球比赛和学校的其他活动都输入了谷歌日历,然后把学校寄来的东西统统放进命名为“学校通知”的文件夹里,以便日后查看。
5.即刻存档。付完账单或完成文件上交代的任务后,赶紧把它存档(除非它可以直接丢掉)。不要把它留在茶几上,不要塞进“待存档”文件夹里,也不要丢回收件箱,一定要马上存档。打造一个简单的存档系统,里面包含牛皮纸贷、写着结算公司或组织名称的名称的标签,还有存放其他重要文件的文件夹。把东西按英文字母排序,找起来会更方便。把一些牛皮纸文件袋和标签(有人建议买一台兄弟牌标签打印机)搁在手边,有必要的时候能迅速创建新文件夹。存档的诀窍是马上动手,不要等东西堆积起来。
就是这样,每份文件都应该待在收件箱或存档系统里。这么做既简单又高效。关键就在于养成习惯,把它纳入常规活动。每天或每个星期找个固定时间整理收件箱,付清账单。打造一个像这样简单存档系统,不但能清除杂物,还能减少烦恼。