如果我们不能利用一个优秀的系统来管理我们的想法，大脑是记不住事的，我们，事情没有完的时候，我们当然会非常非常的焦虑，我们把这些放在大脑里面的事叫做杂事，如果你学会了清空大脑的技巧，把所有的杂志放在系统里面，用我们推荐的软件，比如说office，你也可以用你喜欢的，不用花钱的备忘录或者纸笔，都是一样。
当我们把想法，写在我们纸上的时候，我们有非常非常多的想法，我们有非常非常多的代办的事项，如果每一件事，我们都能够把它转化成为下一步行动。 在上一讲我们讲到体检这个例子，这个体检是一个杂事。 他对我们意义并不大，我们会焦虑它，如果没有完成的话。我也会忘记他，那我们就做不了，哪怕我们记起来了，我们也不一定有时间做，只有我们把体检之类的许多的杂事记录下来，我们就可以很放心的去做眼下的事情，他不引发我们的关注，等到我们有空的时候我们回过头来，打开我的收件箱，里面有很多件事，我们可以把一件一件转化成为下一步行动，每一次都转化为下一步行动，举例体检我们就想到要不要做？我要达到结果是什么？我下一步行动是什么？把体检转化为，我要打电话给医院预约去体检，我们的前提是，要把收件箱清空，当每件事都转化成我+动词+事情，这时候我们的收件箱就没有了，我们就把我们的所有的事情转化成行动，刚刚的聚餐里面看到了我+动词+关键人， 我们就可以很快进行，相应的行动，或者把它排列在一起，比如说我们可以打打电话组合在一起，我们可以把电脑上要做的事情和在一起，我们也可以把在家，外出等委托他人的，都分别组合在一起，其实这就是我们之前讲过的情景的清单，当我们对情景清单上的事情有明确日期的时候，我们就会把他放在日程表。
所以你要把大脑里的事情，付诸行动，我们首先要把他收集进了，外在的系统里，纸、笔、或者邮件箱。为了让我们进一步去实施取得结果。我们需要把收件箱当中的杂事转化成行动，然后我们就拥有了情景清单以及日程 。 这两个是非常非常重要的分类。情景清单非常灵活，为了把想法，转化成为日程和情景清单，必须经过三个问句，而且每一件事你都要问这三个问句。刚开始你会觉得特别困，因为你的事情非常多，一次性要做这样的一个启动的工作是非常难。 这就是难点，所以你要去找这件事情，你的邮箱里面的事情很多，重要的转移成为日历和清单，你收件箱就清空了，下次再有新的事情进来，它的数量就很少，你转化起来就很容易，所以经常的使用易效能系统，你才能够掌控你的工作与生活。
