“永锡老师，公司的同仁都用不同的时间管理工具，那要如何协作呢？”格非又问了问题
“这就必需要做好『分类』这个流程”
（1）STAR也就是我说的四大天王
S，Schedule，行事历，现代人都需要建立随身的行事历，尤其是手机上的行事历。
T，Task list，任务清单，任务是一个行动以上才能处理的事情，管理任务清单就是以周为单位来看手上所有的项目。
A，Action List，行动清单，杂事加工后的行动就放在这里，养成行动清单的习惯，就能批次处理这几天手上的事情。
R，Reference，参考资料库，知识工作者需要建立自己的资料库，让自己做出成品的品质越来越高。
这篇文章我们会先介绍SA(行事历及行动清单)这属于近日内的行动管理，接着介绍TR（任务清单及参考资料库），这样能管理手上一年内所有项目。
（1）行事历
“老师，那我们就从行事历讲起吧，要如何把分类的行动放到行事历中呢？”格非打开他的手机，看看的是满满的事情，甚至同一个时段内，还有好几件事情。
“你把你的行事历当作行动清单来放了。”我微笑地说“你把事情放入行事历的原则是什么？”
“就想那天想把那件事情完成，就放进去了。”格非不好意思地说。
“你看看我的行事历吧。”我也拿出我的手机。
“老师，你的行事历好空喔，但是你每天都做很多事情呀，这是怎么做到的？”
杂事经过收集、加工两个流程后，生产线的下一站就是分类，分到行事历的是已经确认特定日期（甚至时间）一定要做的事情，例如和客户、朋友约会、会议时间。
但是，很多人会有个误区，把『那天想做的任何事情』放入行事历，这就容易把行事历塞满，变得没弹性。因为这样根本没办法新增一个新约会或者面对本来的约会变更时间的状况发生。
要克服这件事情，就只能在行事历放入一小时以上的约会、会议，其他的事情放在行动清单中，让行事历回到安排行程的功能，这样我们一眼就可以看清自己何时有自由时间。
“老师，只写入约会的事项这点很受用，还有什么要点吗？”格非问。
“还有几点喔！”我说。
1. 善用周视角：我使用的行事历是Calendar 5 for iPhone，用这个App最大好处是周检视很清楚，会用方格的方式列出这一周中的每天有几件方格（一个方格一件事情，不论时间长短），一眼看出今天几个方格，就知道今天忙不忙。我也不会在切换日视角、周视角、月视角，而是打开App看完退出，省下不少时间。
2. 协作日历：由于行事历都是和他人约会和会议，除了要让自己一目了然以便安排行程，还要让整个公司团队容易协作，有些公司是用Outlook，有的用Google日历，有的团队用其他的工具，这都可以让沟通的时间降低，提高工作效率。
由于我一直在处理周等级的行事历，有些人或许会问月或年等级的行事历要如何处理，我会在每周一次的检视里，把接下来一个月左右的行程理清楚，平时只要注意周等级的行事历即可。
（2）行动清单
“老师，这个行动清单是什么意思呢？”格非搔着头“听名字来说，杂事加工成行动后，不立刻行动的事情就放在行动清单，但是这行动清单在哪里？是我的滴答清单？还是我的笔记本？”
“格非，这个问题很好喔”我对格非认真学习感到高兴 “首先，行动清单是一个概念，要把杂事加工后的行动放在一起；其次，我觉得行动清单最好是一个，例如滴答清单，你只要找一个地方，就能够找到你想做的行动。”
行动清单就是近几天我想做、应该做的事情，很多人放在待办事项App，有人写在手帐里，有人写在Excel，而我写在印象笔记中，但是一种九宫格的格式。
有几个小秘诀让大家更高效地推进手上工作～
1. 不要改变时间管理工具：我们要练习的是分类这个流程，把行动提示放到工具内，贸然更换工具，要花许多时间学习新工具，请先把旧工具的效率提升，这才是第一步。
2. 列一个每日行动清单：列出今天要完成的事情，立刻就对应该做的事情进行任务拆分，更容易完成事情；二来，了解一天要完成的大、小工作，也能够安排大段时间完成需要较大心力的事情。
3. 设定闹钟：行动清单就是要管理近期的行动，当这些事情有明确时间（例如出门运动、拜访客户、接送小孩等），尤其是这些事情只会发生一次，不是我们已经养成习惯的事情，都不应该用大脑来记忆，大脑不是闹钟，把这个工作交给手机，设定一个明确的时间提醒自己。
先管理行动清单和行事历，是时间管理的第一关，也是重要的基本功。初学者会发现收集杂事，加工行动这两个流程后，会有行动提示数量很大、加工后的行动品质不佳（无法推进工作）、使用工具不适用等问题。这是因为你在用原本的工具，在建立一套高效的时间管理”系统”，这段练习的时间，在系统架构出来之后，会以10倍以上的高效表现回报给你，还请好好认真学习。
（3）任务清单
“老师，说来惭愧，虽然我是公司的公司创办人，但是一直觉得自己项目管理的能力很差。”格非很诚实地说。
“不用担心，我看你行动清单的底子，之后你就能脱离日时间管理的高度，达到周、月的高度，我们先来说说任务管理这个概念吧。”我回答
有一件事要和大家报告，时间管理要做得好，必须由下而上来练习。先管好一天，接着才是一周。我们前三个流程是收集、加工、分类，就是为了准备好做日管理的材料，我们能够把所有杂事都收集起来，先用捅人利器筛选过一遍，接着问自己 “下一步行动是什么？”、”期待结果是什么？”，这样就能够逐渐把时间管理的系统思考架构起来。
之前我们并未提及 “期待结果是什么？”这个概念，所以在此做个说明。当我们把杂事加工成行动，要问自己 “下一步结果是什么？”，这时有两个状况，一个是这件事情可以一个行动就完成（例如：去超市买牛奶），就不必问自己 “期待结果是什么”。但若要完成这件事情需要好几个行动（例如到东京参加表妹婚礼），那是一个项目，那就要问自己 “期待结果是什么”（例如：女朋友和我在表妹婚礼上合影）。
“那我要召开董事会这件事情就应该是一个项目啰。”格非思考了一下 “而下一步行动是 “今天阅读第二季财务报表，明天和会计Greta讨论下周三报告的重点”
“对，那期待结果是什么？期待结果最好是一个图像，可以看得见的” 我鼓励格非自己想出答案。
“…，我的期待结果是老总在开完会后和我握手，支持我进行下个季度的三个重点计划。”格非眼睛张大的说 “哇，这好棒，本来我对开董事会很有压力，但是现在却充满期待。”
“恩，太好了，那我表妹婚礼及开董事会都设定好期待结果了。”我也很开心！
任务清单，就是要把自己所有的任务放在一起，列成清单，而且每周检视（我们会在第六个流程详细介绍），这样我们就从日管理，上升到周管理的层级。
要管理好任务清单不是件容易的事情，依照我的老师David Allen的说法需要两年，但是我强烈建议大家去养成这个习惯。
来说说我自己最有感觉的好处吧，目前我也是个斜杠中年，同时是经营者、作家、讲师、产品开发、老公、爸爸等多个角色，由于能够把任务清单管理好，在工作、生活、自我之间才得以忙里偷闲，拥有较好的生活品质，希望大家做好收集、加工、分类的基本功，由日管理做到周管理。
（4）参考资料库
“老师，你如何管理好知识管理的，可以介绍一下吗？”格非问
“我的知识管理工具混杂了纸张和数字工具，我们来看看。”我从包包拿出笔记本和电脑和格非展示～
我使用B6大小笔记本来规划开会的议程，写下会议记录、草拟文章、思考复杂的任务（相信我，多写下你的想法，你会越来越能掌握任务的），我觉得记录笔记、建立个人资料库是身为一个知识工作者的基本功。
我也使用数字工具工具来建立参考资料库，例如用Dropbox存放这年常提存的资料；在NAS及外接SD卡存档所有的工作档案，这让在出差之时，不用害怕电脑故障，可以利用云端的方式，立刻找回档案。
再者我喜欢写作，也习惯借此提炼思考，和他人分享，团队选择了用知乎专栏的方式来和粉丝互动。而发布公众号文章时，必须和插画师、公众号排版小帮手一起作业，所以建立一套简便的协作流程，利用微信、云盘、文书软件，协作快速有效。
值得一提的是，我用印象笔记一类工具写日记已经超过12年，虽然每天只花五分钟写作，也累积了三千多天的日记，前几天开立公司，银行要作征信的工作，问起两年前有一笔交易状况要求解释，我立刻拿起印象笔记搜寻，就能回答行员的提问。
在建议大家建立参考资料库的同时，我也想和大家推荐九宫格联想法，因为我们都需要把项目进行拆分，又希望在直立的笔记本空间内结构化自己的笔记，同时达成容易书写又检视快速的目的。
你只要先在白纸上两横两竖一个井字，把问题或项目名称写在中间格子，就可以在外侧九宫格子里面自由发想。
“ 格非可以用上面的方法管理好团队内文字、图片、音频、视频、项目规划各种事情，这些都是知识管理的一环。”我笑着说
“嗯，老师，我也记录在我的笔记本里，我会继续努力的～”
结语
“永锡老师，公司的同仁都用不同的时间管理工具，那要如何协作呢？”格非又问了问题
“这就必需要做好”分类”这个流程，”
（1）STAR也就是我们说的四大天王
S，Schedule，行事历，现代人都需要建立随身的行事历，尤其是手机上的行事历。
T，Task list，任务清单，任务是一个行动以上才能处理的事情，管理任务清单就是以周的等级来看手上所有的项目。
A，Action List,行动清单,杂事加工后的行动就放在这里，养成行动清单的习惯，就能批次处理这几天手上的事情。
R，Reference，参考资料库，知识工作者需要建立自己的资料库，让自己做出成品的品质越高。
这篇文章我们会先介绍SA(行事历及行动清单)这属于近日内的行动管理，接着介绍TR（任务清单及参考资料库），这样能管理手上一年内所有项目。
（1）行事历
“老师，那我们就从行事历讲起吧，要如何把分类的行动放到行事历中呢？”格非打开他的手机，看看的是满满的事情，甚至同一个时段内，还有好几件事情。
“你把你的行事历当作行动清单来放了。”我微笑地说“你把事情放入行事历的原则是什么？”
“就想那天想把那件事情完成，就放进去了。”格非不好意思地说。
“你看看我的行事历吧。”我也拿出我的手机。
“老师，你的行事历好空喔，但是你每天都做很多事情呀，这是怎么做到的？”
杂事经过收集、加工两个流程后，生产线的下一站就是分类，分到行事历的是已经确认特定日期（甚至时间）一定要做的事情，例如和客户、朋友约会、会议时间。
但是，很多人会有个误区，会把『那天想做的事情』也放入行事历，这就会把行事历塞满，变得没弹性。因为这样没考虑到新增一个新约会或本来的约会变更时间的状况。
要克服这件事情，就只能在行事历放入一小时以上的约会、会议，其他的事情放在行动清单中，让行事历回到安排行程的功能，这样我们一眼就可以看清自己何时有自由时间。
“老师，只写入约会的事项这点很受用，还有什么要点吗？”格非问。
“还有几点喔！”我说。
1. 善用周视角：我使用的行事历是Calendar 5 for iPhone，用这个App最大好处是周检视很清楚，会用方格的方式列出这一周中的每天有几件方格（一个方格一件事情，不论时间长短），一眼看出今天几个方格，就知道今天忙不忙。我也不会在切换日视角、周视角、月视角，而是打开App看完退出，省下不少时间。
2. 协作日历：由于行事历都是和他人约会和会议，除了要让自己一目了然以便安排行程，还要让整个公司团队容易协作，有些公司是用Outlook，有的用Google日历，有的团队用其他的工具，这都可以让沟通的时间降低，提高工作效率。
由于我一直在处理周等级的行事历，有些人或许会问月或年等级的行事历要如何处理，我会在每周一次的检视里，把接下来一个月左右的行程理清楚，平时只要注意周等级的行事历即可。
（2）行动清单
“老师，这个行动清单是什么意思呢？”格非搔着头“听名字来说，杂事加工成行动后，不立刻行动的事情就放在行动清单，但是这行动清单在哪里？是我的滴答清单？还是我的笔记本？”
“格非，这个问题很好喔”我对格非认真学习感到高兴“首先，行动清单是一个概念，要把杂事加工后的行动放在一起；其次，我觉得行动清单最好是一个，例如滴答清单，你只要找一个地方，就能够找到你想做的行动。”
行动清单就是近几天我想做、应该做的事情，很多人放在待办事项App，有人写在手帐里，有人写在Excel，而我写在印象笔记中，但是一种九宫格的格式。
有几个小秘诀让大家更高效地推进手上工作～
1. 不要改变时间管理工具：我们要练习的是分类这个流程，把行动提示放到工具内，贸然更换工具，要花许多时间学习新工具，请先把旧工具的效率提升，这才是第一步。
2. 列一个每日行动清单：列出今天要完成的事情，立刻就对应该做的事情进行任务拆分，更容易完成事情；二来，了解一天要完成的大、小工作，也能够安排大段时间完成需要较大心力的事情。
3. 设定闹钟：行动清单就是要管理近期的行动，当这些事情有明确时间（例如出门运动、拜访客户、接送小孩等），尤其是这些事情只会发生一次，不是我们已经养成习惯的事情，都不应该用大脑来记忆，大脑不是闹钟，把这个工作交给手机，设定一个明确的时间提醒自己。
先管理行动清单和行事历，是时间管理的第一关，也是重要的基本功。初学者会发现收集杂事，加工行动这两个流程后，会有行动提示数量很大、加工后的行动品质不佳（无法推进工作）、使用工具不适用等问题。这是因为你在用原本的工具，在建立一套高效的时间管理”系统”，这段练习的时间，在系统架构出来之后，会以10倍以上的高效表现回报给你，还请好好认真学习。
（3）任务清单
“老师，说来惭愧，虽然我是公司的公司创办人，但是一直觉得自己项目管理的能力很差。”格非很诚实地说
“不用担心，我看你行动清单的底子，之后你就能脱离日时间管理的高度，达到周、月的高度，我们先来说说任务管理这个概念吧。”我回答
有一件事要和大家报告，时间管理要做得好，必须由下而上
，先管理天，接着才是周。我们前三个流程是收集、加工、分类，就是为了准备好做日管理的材料，我们能够把所有杂事都收集起来，先用捅人利器筛选过一遍，接着问自己”下一步结果是什么？”、”期待结果是什么？”，这样就能够逐渐把时间管理的系统思考架构起来。
之前我们并未提及”期待结果是什么？”这个概念，所以在此做个说明。当我们把杂事加工成行动，要问自己”下一步结果是什么？”，这时有两个状况，一个是这件事情可以一个行动就完成（例如：去超市买牛奶），就不必问自己”期待结果是什么？”。但若要完成这件事情需要好几个行动（例如到东京参加表妹婚礼），那是一个项目，那就要问自己”期待结果是什么？”（女朋友和我在表妹婚礼上合影）。
“那我要召开董事会这件事情就应该是一个项目啰。”格非思考了一下“而下一步行动是”今天阅读第二季财务报表，明天和会计Greta讨论下周三报告重点””
“对，那期待结果是什么？期待结果最好是一个图像，可以看得见的”我鼓励格非自己想出答案
“…，我的期待结果是董事在开完会后和我握手，支持我进行下一个季度三个重要的计划。”格非眼睛张大的说“哇，这好棒，本来我对开董事会很有压力，但是现在却充满期待。”
“恩，太好了，那我们表妹婚礼及开董事会都设定好期待结果了。”我也很开心
任务清单，就是要把自己所有的任务放在一起，列成清单，而且每周检视（我们会在第六个流程详细介绍），这样我们就从日管理，上升到周管理的层级。
要管理好任务清单不是件容易的事情，依照我的老师David Allen的说法需要两年，但是我强烈建议大家去养成这个习惯。
来说说自己最有感觉的好处吧，目前我自己也是个斜杠中年，同时有经营者、作家、讲师、产品开发、老公、爸爸等多个角色，由于能够把任务清单管理好，在工作、生活、自我之间才得以忙里偷闲，拥有较好的生活品质，也希望大家做好收集、加工、分类的基本功，由日管理做到周管理。
（4）参考资料库
“老师，你如如何管理好知识管理的，可以介绍一下吗？”格非问
“我的知识管理工具混杂了纸张和数字工具，我们来看看。”我从包包拿出笔记本和电脑和格非展示
我使用B6大小笔记本来规划开会的议程，写下会议记录、草拟文章、思考复杂的任务（相信我，多写下你的想法，你会越来越能掌握任务的），我觉得记录笔记、建立个人资料库是身为一个知识工作的基本功。
我也使用数字工具工具来建立参考资料库，例如用Dropbox存放这年常提存的资料；在NAS及外接SD卡存档所有的工作档案，这让在出差之时，不用害怕电脑故障，可以利用云端的方式，立刻找回档档案。
由于我喜欢写作，也习惯借此提炼思考，和他人分享，团队选择了用公众号文章的方式来和粉丝互动。而发布公众号文章时，必须和插画师、公众号排版小帮手一起作业，所以建立一套简便的协作流程，利用微信、云盘、文书软件，协作快速有效。
值得一提的是，我用印象笔记一类工具写日记已经超过12年，虽然每天只花五分钟写作，也累积了三千多天的日记，前几天开立公司，银行要作征信的工作，问起两年前有一笔交易状况要求解释，我立刻拿起印象笔记搜寻，就能回答行员的提问。
在建议大家建立参考资料库的同时，我也想和大家推荐九宫格联想法，因为我们都需要把项目进行拆分，又希望在直立的笔记本空间内结构化自己的笔记，同时达成容易书写又检视快速的目的。
你只要先在白纸上两横两竖一个井字，把问题或项目名称写在中间格子，就可以在外侧九宫格子里面自由发想。
“ 格非可以用上面的方法管理好团队内文字、图片、音频、视频、项目规划各种事情，这些都是知识管理的一环。”我笑着说
“嗯，老师，我也记录在我的笔记本里，我会继续努力的～”
结语
“老师，原来公司同仁用不同的工作系统是很正常的，我们不可能强迫别人去改变他们的工具” 格非一副恍然大悟的表情！
“对的，有了STAR法则，就可以让同仁用自己擅长的工具来管理工作。”我回答 “例如会计人员常常打开Excel，就会喜欢用Excel来排行程；业务员约会很多，就很喜欢行事历这类的工具；客服人员会很喜欢用纸张，这都是工作的通性，可以善加利用。”
“我懂了，我再去针对各个部门开一次STAR原则讨论会，沟通各部门喜欢运用的工具，尽量配合他们的工作习惯。
“对的，但是公司的经营者也必须定义出管理的方法，例如何时开各阶层的会议，个人或部门如何计划，如何回报员工的想法，这些都可以善用工具，设定制度”我说。
一个团队内，每一个人都可能使用不同的工具，从纸张、手帐、空白笔记本、微信、到手机里的提醒或备忘App、电脑里待办事项、Microsoft Excel、Microsoft Word、Gmail相关Google工具、协作云端服务，微信、印象笔记等这都非常正常。
借由收集、加工、分类三个流程，每个人架构出收件匣及STAR概念在自己善用的工具内，还是能在保有各自工作自由度的架构下，做出最好的协作。
