如何高效开会?

       想起这个话题,是因为突然在公司的内部论坛里看到了关于开会的吐槽与讨论,适逢周末,也谈几个关于开会的理解与认识。

        无冲突不开会,无结论不散会。

        还记得黄金圈法则么?what,how,why层层递进,就容易从外挖掘到内,而从内再向外发散。召集若干人议事谓之开会,那么为什么需要若干人召集议事呢,其实是因为一个人解决不了,什么事一个人解决不了呢,那就是需要让大家来决策的事情,所以开会的因,其实是由横向和纵向不统一的矛盾和冲突所产生的,正所谓无冲突不开会。

       除了因,我们还可以看看果。开会有什么好处?推动事情的前进,节约沟通成本,拉通信息对称......就笔者而言,开会最大的好处,其实是在群体的见证下高效决策,降低决策成本。也就是说,如果没有形成结论,基本等于需要再开会。开会的本质,是一个以时间换结论的过程。反过来说,如果时间没有换到结论,过程基本就属于浪费。但同时,并不意味着每一场会议都能完全得出结论的,所以在这一点上,我们只需要明白我们的会议都是为了最终得出结论而已。

       会议会议,先会后议,先看结论,再看执行。

       这句话是笔者对于会议的理解,其实我们大致将会议分为几个部分可以用这几个字来分别概括。

        会:5w2h清单。

        why,因为什么冲突或事项需要开会,即会议目标,为了解决什么事,what,确定会议主题,who,会议干系人都有哪些,通知谁,谁决策,谁主持,谁记录,理解自己是什么角色,就容易更加理解自己在会议中的意义。where,在哪里开会,when,什么时候开,how,什么形式开会,视频会,会议室,还是电话会议,需要哪些资源,白板笔、投影仪,PPT?how long,开多久会议。

        理解会的5w2h有什么意义呢?以笔者的角度看至少有以下几方面的益处。明白角色之后,就能明白不是每一个会议自己都一定要去参加;明白如何开会,就知道该详细的推演会议从而准备相应资源,投影仪是否适配,话筒是否准备备用电池,白板与粉笔是否够用等等....明白when与how long,那不就明白了自己的度过的时间段。

         议:打靶心,控节奏。

        开会就像射击,会议目标其实就是靶心,为了解决什么事而开会,开会要有哪些目标,当逐一讨论时,最忌讳的便是脱离靶心,在无关的话题中无限发散。另外,控制节奏是会议主持人需要注意的事项,这里的节奏包含几个含义,一是会议时间比例,即进度,二是发言人的范围,三是发言主题的限定。

          这个部分有两点建议,开会是一件为了推动事项决策提高效率的事情,所以开会本身也应该提高效率。所以在开会时,有两个小建议值得牢记,一是在提出问题时带出解决方案,你想的越多之后的发言也就越有质量,也就意味着群体决策效率的提高二是如果你发现在会议中有人持你的反对意见,请务必保证自己在批评或者反驳他人意见之前,自己正确了理解对方意图。笔者有一个好方法,那就是对方反对意见一出,自己想要反驳时,先逆向思维假设对方是对的,那样你就忍住了。

        论:统一性与相关性。

        结论是会议的果,是执行的因。所以如果想要保证后续的动作执行相应顺利,最好的方式是在会议时让决策人与执行人达成共识,形成统一的意见。在这个层面中,要考虑的不仅仅是意见的统一,而是结论的相关性,决策依据,决策人,决策结论带来了哪些任务,谁来转化结论为任务,谁来记录决策任务,谁审批,谁知悉,谁负责,都是与会者需要明确知悉的问题。

        在这个过程中,笔者有一条建议,那就是在会议结束前当众重申会议结论,让每个人都能够确认知悉结论及任务,一来查漏补缺,二来明确任务。

        行:围绕结论的资源再分配。

        结论在纸上,执行在地上。在结论形成之后,就是围绕着结论重新分配资源了。很多时候大家喜欢用SMART原则(具体、可衡量、可达、可证明、时间可控)来明确目标,但是对于执行来说,笔者更建议直接从资源组合出发,人力资源(谁负责,谁辅助,谁执行,谁验收)在什么时间(什么时候开始,花多长时间,什么时候结束)花多少资金成本(费用估算),达到什么效果(预期标准)。

        在这个过程中,边界清晰,具体可行是首要标准,其次更加需要注意的是执行的追踪与反馈情况。比如为每一项任务设置反馈机制,比如每一项任务都应设置验收人

         以上便是笔者对会议的四字理解,简单查阅了罗伯特议事法则,有兴趣的同学们可以去看看,要比笔者说的更系统,更全面,更标准。



三张广告图,脑洞比你足。(第68期)

1.一张很污的广告。

很污的路边广告

       在放上这张广告之前笔者还是犹豫了那么一下下的。不知道是否有同学还记得小时候的化学实验,比如高锰酸钾与硫酸铜的各自变色实验,很多化学魔术也由此产生。在这则广告中,最大的利器其实不是大胸,而是大胸下雨之后隐藏的变化,湿身一词大概就是形容如此之类的事情吧,雨水可以形成变化,阳光可以,火可以,冰也可以,我们再考虑注意力的广告时,不妨可以试试利用自然的变化来看看不同的场景改变,也许你就成了大自然的作品,而不是一块干巴巴的屏幕。

       2.日晷与广告

阳关是自然的,广告是大家的。

      其实这则广告与上一则有异曲同工之处,都算是巧用自然的力量,上一个用的是雨水,这一个用的是阳光。一个显示太阳阴影的广告牌,就像是一个日晷一般记录了日出日落的足迹,也就记录了时间的迁移,有趣的是,它就像一块钟表一样是变化的,人们就像看表一样看到它,XX即将来临,XX即将逝去,诸如此类岂不是都可以这样玩。

      3.烫头的不仅是于谦,还有香烟。

有趣的香烟与抽烟

      这则广告也很有意思,在香烟的圆柱形侧面中画出抽烟的小人,而人类抽烟的过程就像是这只小人慢慢逝去的过程一般,值得一提的是,烟头部分的灰沫,就像是小人脑袋的头发一般,随着香烟的变短而靠近。公益广告非常常见的思路便是用比喻处理很多物品,比如吸烟的肺形烟头收集器,肺部晴雨表,世界地图的污染元素组合.....

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