【小强2】那个传说中的四象限法则到底怎么用?

这篇读书笔记是根据邹鑫的《小强升职记》一书的第2章第一节:“四象限法则”整理而来。

1.传说中的四象限法则

提起四象限法则,很多人都有耳闻。在高中时我们学数学有四象限;在职场上,我们学时间管理也有四象限。当然,此四象限非彼四象限。

时间管理的四象限法则,是史蒂芬·科维提出的时间管理理论,该理论把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。如图:

图片来自网络

之所以说这个理论是传说中的理论,是因为大多数人只知道这个理论没有实际去行动,或者很多人实际行动过,但是掌握的方式有误。所以,在本章节,作者详细地介绍了四象限理论的具体用法。

2.四象限法则分析

第一象限:紧急重要。有些事情非常重要,而且马上去做。对于这些事情,我们需要问自己一个问题:真的有那么多重要紧急的事情吗?

第二象限:重要不紧急。这些事情很重要,但是好像木有那么急迫。在这个领域中,我们需要思考的是,如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限?

第三象限:不重要但紧急。遇到这个阶段的事情,需要将这件事与手头正在做的工作进行重要性对比,通过正确的评估来衡量这件事是否紧急。这个象限的问题是:我们如何尽量减少第三象限的事务?

第四象限:不重要不紧急。这个阶段的事务基本都是用来打发时间的。我们可以用这个象限的事务来调剂生活,但是不要沉迷于这里。这个象限的问题是:我们在工作中,是否有必要进入这个象限?

四象限分类方式有了,但是如何区分重要和不重要,如何区分紧急与不紧急呢?

重要/不重要:根据自己的职业价值观区分。符合自己的价值观的事务,才是重要的。

紧急/不紧急:以任务的截止日期为标准,区分出紧急和不紧急。

最后还有一个优先级排序,这个呢就看我们自己的意愿程度。比如我想先做这个,然后再去做那个,那么优先级就有了。

3.四象限实战

区分出了重要/不重要、紧急/不紧急的事情,我们就能将这些事务放在四象限中。当一周所有的任务在四个小格子中层次分明,我们能很明显发现哪一个象限中的事务最多,然后结合四象限中的问题思考,如何进一步改进,让工作状态更合理与轻松。

另外,作者还给出处理四象限事务的原则:

第一象限:紧急重要的事情,立即去做。这一片的象限貌似是个雷区,而且基本是由于第二象限的工作没有处理好造成的,因此,所有的工作事务越少进入这里越好。

第二象限:重要不紧急的事情,有计划去做。不能因为不紧急就拖延去做,不然这些本来不紧急的事务,最后都会因为时间截止而全部进入第一象限,为自己带来巨大的压力。

第三象限:不重要但紧急的事情,交给别人去做。这个区域的事务都是我们忙碌而盲目的源头。巧妙运用“猴子法则”,如果能给别人做就给别人做,不能交给别人,这些事情就委婉拒绝。

第四象限:不重要不紧急的事情,尽量别去做。这是用于缓冲调整的象限,切忌在此浪费太多的时间。

4.第二象限工作法

在四个象限中,第二象限工作法是四象限的核心和最终目的。因此,我们的大部分精力都应该围绕着如何在第二象限中高效工作而进行。

为此,作者给出明确的思路:将第二象限的工作进行任务分解和目标描述。一件事物,我们应该做哪些事情才能完成它,每一个步骤的负责人都是谁,我们应该完成到什么程度,需要耗时多少……当一系列的分解明细呈现在我们面前,我们就很容易克服拖延、提高自己工作的标准,认真对待我们的工作时间。

5.下一步行动

  • 练习四象限法则,将一周的工作事务安排在四象限
  • 对所有的第二象限进行任务分解与目标描述
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