（一）你有没有中招？
每天上班开始工作时，同时要处理好几件事。一会是发邮件，一会要联系行政部打听物料跟进进展，一会领导又交待你方案还有需要修改的地方，做了这个忘了那个；
在做的过程时不时同事在线上找你发个文档过去，你只手暂时中断手头的工作去找这个文档。然后这个文档当初是放在哪个文件夹来着，想了半天，搜索出来后发过去。再回到刚才手头上事，又需要好一会才投入进去；
有时写方案找资料，在网上搜索相关信息，搜着搜着突然看到网页旁边有个爆炸新闻《刘*东强奸案定为无罪……》，轻轻点击跳进链接，等看了好一会八卦后，才猛然想起来自己本来是要写方案的……
有时一件事做好了，突然想不起来接下来该做什么，只好在脑中不断地搜寻昨天或前天领导在开会时交待的任务，要么就是寻找聊天记录……
上面的场景有没有很熟悉？
最近在带一个小同学，临近毕业的实习生。因为我时常会在线上微她一下，交待事情，她觉得自己有点晕，有点乱，不知道该做什么了。
很多事没有按预定完成时间做完，只好加班加点……
我意识到这个问题很严重，所以放下手头上的工作，和她谈了一下，以下是部分对话内容：
你每天的工作有没有列计划表的？
没有。工作计划和我每天写的工作日报不是一回事吗？
不是。那你每天工作是靠什么记住？
全放在脑子里回忆，靠记忆力。
那来了工作就全听临时吩咐？
对，假如突然你给一个任务过来，我又不想马上弄的话，会先放着。结果莫名其妙就拖着没看了。
（二）一切从制定计划开始！
看出问题来了吗？
工作没有任何计划，纯靠脑力记忆。做了东忘了西，忙个不停，自己很累，却又没有达到领导的要求。这个是初入职场的新人甚至是一些工作几年的老鸟时常遇到的问题，也是一个很典型的时间管理的问题！
怎么解决？
一切从制定计划开始！
因为人类的大脑是用来思考的，就像电脑的CPU一样，用来运行、计算、处理，不是拿来记忆的。如果脑子里装了太多需要记忆的东西，就会降低它的效率，最后无法思考。这就是为什么当人面临很多选择时，却无从选择的道理，因为信息太多，大脑直接宕机，决策不了了。
而制定计划，是把大脑中所有的正在办的、待办的、重要不紧急、紧急不重要的任务以及各种各样的杂事，全部清空，充当外部的存储硬盘，给自己的大脑真正思考的空间。
（三）制定工作计划的工具，我只推荐excel表格
谈到制定计划和清单，我知道市面上有很多流行的GTD工具，譬如奇妙清单、doit、潮汐，还有omnifocus等等，很多文章里都说很好用。但我全都不推荐，因为我自己都一个个下载使用过，有些还付费过。
我只是个普通人，又是个懒人，对于我这类人来说，做计划之前还得花时间熟悉上面那些GTD工具的使用。里面大大小小各种功能，分了各种什么情境、场景、应用……各种文件夹叠加，特别晕。即使把清单列出来，我也无法看到进度，尝试了一段时间后发现完全不适合我。
咱只适合那种不用动脑不用花心思研究工具本身，0门槛入手，简单直观又易懂的工具。
那么我有且只有一个推荐——excel表格！
是的你没有看错，无论是什么计划，大到涉及几十人团队合作的百万推广项目，小到一个人的学习计划，全都可以用excel表格搞定。甚至是生活中的旅行计划、婚礼计划、装修计划，我也全部都是用一张张excel表搞定。
大家在公众号里回复关键词“总结”时看到的那份工作日报周报文档，也会看到，我还是用的excel表。不需要懂什么函数什么VB，不需要复杂的公式，只需要会合并单元格、标个颜色就行，这人人都会！说实在的，除了创意方案需要PPT之外，其他任何计划、项目管理，无论工作还是生活，一个excel表就足够了。
比如下图是我以前工作的部分计划表：
然后只需要记住两个点：
一个表里有且只有2个轴——纵轴与横轴。
为什么我强调“有且只有”呢，因为以前带的下属，让他做表，他可以在一个表里面又出来三四个不同的纵轴横轴，极度混乱，让人完全看不懂。
所以，我们懒人呢，只需要记住，纵轴就是工作内容，横轴就是时间。
具体在做表时候，纵轴是把自己的工作内容分出几大模块，每个模块都有对应的子项目，列出内容要求，负责人、验收人，横轴则拉出一条时间轴，并在在表格上一一标出任务目前的进度、重要节点和截止时间。比如下图示例：
把自己的工作进行以上“可视化”处理，这样既能看到自己要做哪些工作，又能在时间轴上看到每项任务的进度和截止时间。然后再根据任务的轻重缓急来安排自己的工作节奏。
而且，这样的表，除了可视化，还能防止你遗忘。只要看到这个表，就能马上想起来有哪些工作等待处理，哪些可以缓缓。
对了，忘记告诉你，这种表格有个专门的名字，叫“甘特图”！
总结一下，
大脑是用来思考的，记忆的内容靠外部工具；
工作中这个外部工具就是计划表；
制定计划最简单直接的就是excel表，搞定所有类型计划；
做表的时候记住两个点：纵轴是工作内容，横轴是时间；
这种表还有个名字，叫“甘特图”。
如果你现在还没开始做计划，建议你马上开始，清空大脑，高效工作。
