第一次会议记录

会议主题：制定会议活动方案1

会议时间：2020/6/16 8：40-10:0

会议地点：腾讯会议会议

主持：张丽老师

参会人员：18文秘全体同学

会议内容：

1、前会回顾

（1）重视会议服务性工作，满足与会者合理需求，有分寸

（2）会议结束，及时做工作总结很重要

（3）工作总结：大赛情况简述、简要介绍活动日程安排与内容、项目特色亮点、项目不足

（3）理解活动主题（例如宣传海报视觉上与主题相应）

（4）摄影技能很重要（重点在于需要拍什么、怎么拍）

（5）工作细节中的一点疏忽可能造成不好的后果（注重细节）

（6）现场一定要有技术人员在场（专门负责该场地）作为总负责人，根据会场规模，合理设置会场引导人员

（7）重视会后及时清场，及时归还借来的物品（专业素养的体现）

（8）下达任务要求越明确具体，所提交上来的东西越符合要求

2、会前大料

（1）历史最悠久的贸易展会，云上广交会于6、15日开幕

（2）通过广交会资讯报道了解会议相关知识

（3）线上会议工具载体发生变化，会议内容实质不变

（4）会议活动中日程表非常重要

（5）大会套着小会（开幕式、闭幕式、新闻发布会等）

（6）观看开幕式视频，回顾广交会历史（广交会联系着中国和世界的巨大桥梁）

3、组织公司常见会议-拟订会议策划方案

（1）了解年会一种是学术组织（团体）召开的年会，专业性强，更像是研讨会

（2）每家公司年底会举办的庆祝性年会（气氛较欢乐）

（3）年会地点：一般在酒店；

（4）年会内容：各个部门出节目

（5）从节目形式上看，会议开头所播放的互联网公司年会还是较有创意

（6）如何办一个优质的年会：优秀年会主题、适合的年会场地、具有创意的年会节目、年会游戏、年会奖品

（7）年会主题：激励型年会、休闲型年会、创意性年会、出游性年会

（8）制定会议活动方案流程：

筹办新闻发布会----

确定主题和流程----

制发邀请函-----

人员安排----

布置发布会现场---

准备发布会材料----

现场应酬与协调----

处理突发事件----

现场应酬协调----

----会后信息沟通

------编写新闻稿

第二次会议记录

会议主题：制定会议活动方案2

会议时间：2020/6/18 8：40-10:00

会议地点：同上

1、会前小料

观看视频：云上广交会网上举办无人机表演

（2）文秘专业，方方面面的工作都有可能涉及到，平时要多学习，积累经验

2、前会回顾

了解年会与庆典组织流程

国康圣诞晚会（往届学姐一手策划组织的活动）

（1）年会以节目为主（娱乐性强、最具时尚潮流元素）

（2）遇到问题时，沟通很重要

（3）“再出发”九周年庆典（热闹隆重）庆典对象：客户；主要形式：文艺表演

（4）在庆典节目的设计和筛选上要考虑客户喜好

（5）在公交站下时，有人等候指引（注重细节）

3、拟订会议策划方案

制定会议活动方案

（1）确定活动主题与名称-----

拟订活动流程------

制作经费预算------

制订应急预案------

选择时间和地点------

确定活动出席人员名单----

拟订策划方案------

预测情况，准备应对备选方案（人员和物资）

讨论会议紧急情况（组织专题筹备检查会）------

确定会议应急方案（头脑风暴会）

（2）拟订会议活动预算

交通费用、场地费用、住宿费用、餐饮费用、旅游费用、试听设备费用、演出费用（如请明星演出）、培训演讲费用、预计外支出

（3）成立会务筹备机构

会务组、秘书组、组织组、接待组、宣传组、财务组、安保组

（4）筹备工作进度安排

筹备计划表、甘特图

（5）沟通发布会议信息

汇报工作+准备讲话稿→与上司沟通（沟通意识很重要）

信息报审=媒体选择=发布信息