0. 阅读本文并实践的效果
对于做事开始有体系化的思考 + 利用Gmail提高工作效率 = 5分钟阅读本文 + 一些时间进行实践
1. GTD的做事体系
首先谈下我对于GTD(Get things done)的认识, GTD是一种做事的理念: 将注意力专注于当前的任务, 如果在做当前事情时候出现了其他想法, 将其记录到一个固定地方, 例如一个盒子里.做完该事情后, 从盒子里扒拉扒拉, 看看还有什么任务需要进一步行动, 然后就重新专注于下一个事情.
当然, 影响我们专注做事的力量来自两个方面, 对内是上述提到的自己脑海里的的突然出现的想法, 对外是外部的一些信息, 例如收到的邮件, 突然要开会的通知等一些计划之外的事情. 为了将注意力专注于当前任务, 我们需要将上述的想法, 上述的待办事项进行收集起来.
本文以邮箱为例, 具体来说是以Gmail为例, 谈下如何高效地收集待办事项(todo list).
1.1. 做事情的体系
目前我对于做事情有着如下的思考(以Google产品为例作为实现做事情的载体):
- 收集要做得事情(以邮件为例的话, 利用Gmail收集)
- 将待办事项具体设置为一个个任务, 记录在一个固定的地方(例如Google的Keep)
- 部分需要在特点时间点完成的任务需要设置相应的提醒(通过Google Calendar进行设置提醒)
- 具体执行完相应的任务后, 将完成的任务进行消除(Keep), 定期复盘完成的任务
1.2. 收集要做的事情
本文主要针对上述提到的"做事情的体系"4个步骤的第一个步骤:收集要做的事情谈下自己的认识.其中以Gmail为例, 谈下为什么要收集待办事项: 作为做事体系的第一个步骤, 合理并高效地收集待办事项, 可以使得自己可以没有后顾之忧, 将注意力完全专注于当前的任务, 这是因为自己非常清楚, 那些突然出现的想法, 临时的任务都不会被自己遗忘, 自己会在合适的时间将其完成.
2. 邮箱的认识
目前来看, 我认为邮箱有两个功能:
- 收到邮件, 并回复对方的实体功能.
- 收到邮件, 将这些信息作为todo list, 进入到自己的做事体系, 及时清空自己的收件夹, 让收到的邮件都归纳到合适的地方
3. 选择Gmail的原因
Gmail可以让我把自己的精力投注于那些更加重要的事情上, 其中Gmail自动帮我们对收到的邮件进行了过滤设置, 自己也可以进行手动设置, 来提高自己处理邮件并收集todo list的效率.
3.1. Gmail帮我们做得事情
Gmail可以自动识别收到的邮件是否是促销邮件或者垃圾邮件, 当然它也存在误报的风险, 我们可以通过将误处理的邮件进行恢复, 并提高Gmail的识别正确性.
3.2.高效使用Gmail的3个技巧
- 设置不同的类别, 对于收到的邮件进行分类, 不同类别的邮件给予不同的优先级.如图1所示, 自己在今年年初开始对邮件进行分类, 当时自己的主要任务是找实习, 就特别设置了"求职"的分类.
- 不同类别还可以手动设置颜色, 给予合适的提醒, 如图1所示, 自己将"求职"表示为血红色, 进行相应的提醒.
- 要牢记Gmail的定位: 待处理的任务的中转站, 一般来说收到的每个邮件都是一个待办事项, 处理完待办事项后, 就及时将其清空.如图1所示, 自己收件夹有两份电子发票的邮件, 要及时处理哈.
4. 日常处理邮件的过程
- 先看自动过滤好的重要邮件, 这些邮件显示在收件夹(primary)中
- 把需要稍后处理的邮件打上星号, 设置为重要任务, 并将这些任务记录在一个固定的地方(例如Keep)
- 及时清空收件夹, 收件夹的定位--待处理的任务的中转站--决定了其要及时被清空, 否则可能导致部分任务没有及时的处理
5. 总结
让我们一起回顾下本文主要讲述的4点内容:
- GTD做事体系: 将注意力专注于当前所做的事情, 并将一些待办事情进行收集, 后续从这些任务中确定下一个要做的事情.
- 邮箱的认识: 收发邮件 + 待办事项的中转站
- 选择Gmail的原因: 自动筛选促销邮件和垃圾邮件 + 自定义设置分类提高效率
- 日常处理邮件的过程: 查阅收件夹的邮件, 处理当前可以快速处理的邮件, 一些较为花费时间的邮件设置为一个待办事项, 并记录在相应的地方.
6. 碎碎念
6.1. 本文来源
本文是阅读这些google帮我做好的事前两章后进行实践的结果, 并加上了一些GTD的个人思考.
6.2. 涉及到的金句
在阅读上述提到的章节时, 还遇到了一些震撼到自己的想法, 不敢据为己有, 特别在此进行分享:
- 工具只是践行我们管理知识的方式, 工具可以换, 管理工具的思想也可以更新, 例如可以通过和其他人交流, 向工具学习来进行更新做事的思想
- 将需要做得事情更快完成, 少做没用的事情
6.3. 周围有朋友开始写作了
自己日常不会刷朋友圈, 会在每周六刷下那些可以给自己带来有趣信息的朋友的动态, 本周六, 看到一个朋友通过个人公众号分享自己收听公开课的感悟, 看到对方开始进行书写, 进行表达, 这让我感觉有认同感, 有点开心.另外看到朋友那几篇文章的时候, 被那包含的力量所烫到了(哈哈, 尝试使用下"通感").
在这个即时通讯如此发达的今天, 我们好像更需要表达, 不是为了他人, 是为了自己. 为了记录时间, 为了了解自己
6.4. 截止目前写作带来的两个意想不到的优点
- 使得自己思考如何践行书中提到的道理, 毕竟写文章要有理有据的
- 复习已经遗忘的知识以及遗忘的读书笔记, 毕竟看过再多的知识与道理, 如果不进行实践, 那么自己不会有丝毫的提高.
